Avant de commencer
Le module d'export de Cleemy Notes de frais permet de générer des fichiers d'écritures à destination de votre comptabilité et/ou de votre paie, afin d'éliminer toute ressaisie d'opérations liées aux notes de frais dans votre système d'information.
Les exports paie ne sont pas mutuellement exclusifs avec les exports comptables ; vous pouvez générer les deux simultanément ou bien uniquement l'un de ces deux types d'export. Il est ainsi possible :
- de traiter intégralement les notes de frais dans la paie, qui procédera à une bascule en comptabilité des charges et des TVA associées
- de traiter les frais uniquement en comptabilité (en gardant la possibilité de générer des ordres de virement SEPA depuis le module de paiement de Cleemy Notes de frais)
- de traiter les frais dans les deux systèmes, avec idéalement une bascule de la paie vers la comptabilité lors de la mise en paiement des frais, de manière à solder les comptes de tiers des salariés à chaque période de paie.
Exports vers la comptabilité
Cleemy Notes de frais peut générer des écritures comptables sur tous les journaux corrélés aux notes de frais :
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Les notes de frais des collaborateurs, débitant des comptes de charge et de TVA et créditant les comptes de tiers des collaborateurs (ou un compte centralisateur)
- Les frais réglés avec des moyens de paiement de société (débit charges/TVA, crédit banque)
- Les écritures de paiement associées (débit collaborateur, crédit banque)
- Les attributions ou remboursements d'avances, ponctuelles ou permanentes (débit sur un compte d'avances d'un collaborateur, crédit sur une caisse ou la banque)
- L'imputation de notes de frais sur avances (entre le compte de tiers collaborateur et son compte d'avances).
Vous trouverez plus de détails sur les écritures exportées dans un article dédié.
Les fichiers d'export comptables s'appuient sur des plans comptables et des formats d'export, qui peuvent être distincts par établissement dans le cas des groupes.
Exports vers la paie
Cleemy Notes de frais permet d'exporter les montants dépensés par les utilisateurs, ainsi que les avances qu'ils ont reçues, dans un format compatible avec les logiciels de paie. Il est possible d'imputer ces sommes sur des comptes de paie différents selon les natures de frais, de distinguer les montants de TVA et d'inclure à l'export les attributions et restitutions d'avances ponctuelles.
Selon la configuration de votre logiciel de paie, ces exports pourront entraîner la modification de rubriques de paie sur les bulletins de salaire (remboursements de frais et retenues liées aux avances), ou uniquement de les intégrer dans un but de reporting, notamment dans le cadre de la DSN.
Les exports paie génèrent systématiquement des lignes d'écritures cumulant les montants sur un compte de paie donné. Par exemple, un salarié ayant déclaré deux repas à 10€ et 20€ aura une seule ligne à 30€ dans l'export.
Paramétrage des exports
Une fois les plans comptables, plans de paie et formats d'export comptables paramétrés, vous pourrez définir pour chaque structure juridique quels types d'export elle va utiliser dans l'interface "Règles de gestion" du menu de paramétrage.
Le paramétrage est distinct par établissement. A gauche de l'interface, vous verrez la liste des établissements juridiques pour lesquels un paramétrage a déjà été effectué, suivi d'une liste des sociétés sans paramétrage. Cliquer sur le libellé d'une société non paramétrée permet de commencer à la paramétrer.
Pour paramétrer les exports, cliquez sur l'onglet du même nom dans la partie droite de l'interface.
Deux cases à cocher permettent d'indiquer si un établissement requiert l'export d'écritures comptables, de paie ou les deux.
Paramétrage des exports comptables
Si la case est cochée, les exports seront générés en utilisant le plan comptable et le format d'export indiqués. Des liens vous permettront d'aller modifier ceux-ci dans les interfaces dédiées, où vous pourrez également rattacher les établissements à un autre plan comptable ou format d'export.
Paramétrage des exports paie
Comme pour les exports comptables, l'interface indique le format d'export et le plan de paie utilisés par la structure juridique sélectionnée. Il est toutefois possible de choisir directement le format d'export paie utilisé parmi la liste de modèles disponibles.
Le format SAGE est conçu pour exploiter les "constantes libres". Il comporte donc 4 champs par ligne :
- Matricule de l'utilisateur
- Type d'élément (prend systématiquement la valeur 255 pour indiquer qu'on va utiliser une constante libre)
- Code élément (celui de la constante libre)
- Valeur élément (le montant à imputer)
Les formats d'export paie n'étant pas paramétrables directement, contactez le support si votre logiciel de paie n'apparaît pas dans la liste. Les formats d'export ont généralement deux variantes, une prenant en charge les avances et l'autre non.
Une seconde case à cocher permet d'indiquer à Cleemy Notes de frais s'il faut intégrer la TVA directement dans les comptes des dépenses ou bien s'il convient de l'imputer sur des comptes séparés.
Automatisation des exports
Les exports comptables, paie et les paiements peuvent être planifiés et générés automatiquement par Cleemy Notes de frais. Ils seront ensuite envoyés par mail aux adresses de votre choix ou déposés sur un serveur FTP. Référez-vous à l'article dédié à la planification des exports.
Les exports des notes de frais peuvent aussi être déclenchés via un Web Service dédié.