S’abonner

Paramétrage des exports

Principes généraux

Le module d'export de Cleemy permet de générer des fichiers d'écritures à destination de votre comptabilité et/ou de votre paie, afin d'éliminer toute ressaisie d'opérations liées aux notes de frais dans votre système d'information.

Les exports paie ne sont pas mutuellement exclusifs avec les exports comptables ; vous pouvez générer les deux simultanément ou bien uniquement l'un de ces deux types d'export. Il est ainsi possible :

  • de traiter intégralement les notes de frais dans la paie, qui procédera à une bascule en comptabilité des charges et des TVA associées
  • de traiter les frais uniquement en comptabilité (en gardant la possibilité de générer des ordres de virement SEPA depuis le module de paiement de Cleemy)
  • de traiter les frais dans les deux systèmes, avec idéalement une bascule de la paie vers la comptabilité lors de la mise en paiement des frais, de manière à solder les comptes de tiers des salariés à chaque période de paie.

Ces deux types d'exports sont créés à partir du même module d'export, dont l'utilisation est décrite dans un article séparé.

 

Exports vers la comptabilité

Cleemy peut générer des écritures comptables sur tous les journaux corrélés aux notes de frais :

  • Les notes de frais des collaborateurs, débitant des comptes de charge et de TVA et créditant les comptes de tiers des collaborateurs (ou un compte centralisateur)
  • Les frais réglés avec des moyens de paiement de société (débit charges/TVA, crédit banque)
  • Les écritures de paiement associées (débit collaborateur, crédit banque)
  • Les attributions ou remboursements d'avances, ponctuelles ou permanentes (débit sur un compte d'avances d'un collaborateur, crédit sur une caisse ou la banque)
  • L'imputation de notes de frais sur avances (entre le compte de tiers collaborateur et son compte d'avances).

Vous trouverez plus de détails sur les écritures exportées dans un article dédié.

Les fichiers d'export comptables s'appuient sur des plans comptables et des formats d'export, qui peuvent être distincts pour chaque entité juridique dans le cas des groupes.

 

Exports vers la paie

Cleemy permet d'exporter les montants dépensés par les utilisateurs, ainsi que les avances qu'ils ont reçues, dans un format compatible avec les logiciels de paie. Il est possible d'imputer ces sommes sur des comptes de paie différents selon les natures de frais, de distinguer les montants de TVA et d'inclure à l'export les attributions et restitutions d'avances ponctuelles.

Selon la configuration de votre logiciel de paie, ces exports pourront entraîner la modification de rubriques de paie sur les bulletins de salaire (remboursements de frais et retenues liées aux avances), ou uniquement des les intégrer dans un but de reporting, notamment dans le cadre de la DSN.

Les exports paie génèrent systématiquement des lignes d'écritures cumulant les montants sur un compte de paie donné. Par exemple, un salarié ayant déclaré deux repas à 10€ et 20€ aura une seule ligne à 30€ dans l'export.

 

Paramétrage des exports

Une fois les plans comptables, plans de paie et formats d'export comptables paramétrés, vous pourrez définir pour chaque structure juridique quels types d'export elle va utiliser dans l'interface "Exports et Paiements" du menu de paramétrage.

Le paramétrage est distinct pour chaque entité légale. A gauche de l'interface, vous verrez la liste des entités juridiques pour lesquelles un paramétrage a déjà été effectué, suivi d'une liste des sociétés sans paramétrage. Cliquer sur le libellé d'une société non paramétrée permet de commencer à la paramétrer.

Pour paramétrer les exports, cliquez sur l'onglet du même nom dans la partie droite de l'interface.

Deux cases à cocher permettent d'indiquer si une entité requiert l'export d'écritures comptables, de paie ou les deux.

 

Paramétrage des exports comptables

Si la case est cochée, les exports seront générés en utilisant le plan comptable et le format d'export indiqués. Des liens vous permettront d'aller modifier ceux-ci dans les interfaces dédiées, où vous pourrez également rattacher les entités légales à un autre plan comptable ou format d'export.

 

Paramétrage des exports paie

Comme pour les exports comptables, l'interface indique le format d'export et le plan de paie utilisés par la structure juridique sélectionnée. Il est toutefois possible de choisir directement le format d'export paie utilisé parmi la liste de modèles disponibles.

Les formats d'export paie n'étant pas paramétrables directement, contactez le support si votre logiciel de paie n'apparaît pas dans la liste. Les formats d'export ont généralement deux variantes, une prennant en charge les avances et l'autre non.

Une seconde case à cocher permet d'indiquer à Cleemy s'il faut intégrer la TVA directement dans les comptes des dépenses ou bien s'il convient de l'imputer sur des comptes séparés.

 

Automatisation des exports

Les exports comptables, paie et les paiements peuvent être planifiés et générés automatiquement par Cleemy. Ils seront ensuite envoyés par mail aux adresses de votre choix ou déposés sur un serveur FTP. Référez-vous à l'article dédié au la planification des exports.

Les exports des notes de frais peuvent aussi être déclenchés via un Web Service dédié.

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0
Vous avez d’autres questions ? Envoyer une demande

Commentaires

Réalisé par Zendesk