Avant de commencer
Si vous souhaitez exporter certaines natures de frais en paie pour les faire apparaître sur les bulletins de paie (frais kilométrique par exemple) il vous faudra paramétrer le plan de paie pour que les natures soient associées aux bonnes rubriques de paie. L'interface de paramétrage des plans de paie est accessible depuis le menu de paramétrage.
Création d'un plan de paie
Le volet gauche de l'interface contient un bouton permettant de créer un nouveau plan de paie. Si vos établissements ne sont pas toutes dans le même pays, vous devrez sélectionner le pays pour lequel le plan de paie doit être créé.
Il suffit de cliquer sur un plan de paie pour le consulter ou le modifier. Les établissements ne disposant pas encore de plan de paie sont indiquées sous la liste des plans de paie.
Paramétrage d'un plan de paie
Libellé et établissements juridiques rattachés
Une fois un plan de paie sélectionné, le haut du volet de droite permet de changer son libellé et de le dupliquer. Pour enregistrer le nouveau nom, il faut taper "entrée" sur le clavier de l'ordinateur.
Le champ "Etablissement" situé sous le libellé permet d'ajouter les établissements légaux au plan de paie, en cliquant sur le champ et en sélectionnant l'établissement à rajouter dans la liste qui apparaît.
Comptes des dépenses
Chaque nature de frais est imputée en paie sur un compte de paie donné ou ignoré lors des exports ; plusieurs natures peuvent être rattachées au même compte. Ce rattachement s'effectue dans l'onglet "Comptes des dépenses".
L'onglet comporte trois colonnes :
- Liste des comptes
- Code et natures rattachées
- Natures non rattachées
La liste de compte regroupe tous les comptes créés dans ce plan de paie, ainsi qu'une entrée "Non exportées" permettant d'indiquer les natures de frais qui ne doivent pas être exportées vers la paie, telles que des natures de frais d'entreprise ne nécessitant pas d'apparaître dans la DSN (dans le cas où vous les traitez à part en comptabilité).
Le bouton "Créer un nouveau compte" ajoute une entrée dans la colonne de gauche et permet de paramétrer le code du compte dans la colonne centrale.
La colonne de droite liste toutes les natures de frais qui ne sont rattachées à aucun compte. Il suffit de cliquer sur l'une de ces natures pour la rattacher au compte sélectionné dans la colonne de gauche. Les natures rattachées au compte apparaissent alors dans la colonne centrale.
Comptes TVA
Cet onglet liste tous les types et taux de TVA utilisés dans le pays du plan comptable : il suffit d'indiquer le code du compte de paie où chaque type de TVA doit être imputé.
Il est possible d'imputer plusieurs taux de TVA sur le même compte : l'export procédera aux regroupements adéquats.
Comptes d'avance
Seules les avances ponctuelles peuvent être exportées depuis Cleemy Notes de frais. Elles apparaîtront dans les fichiers d'export sur trois comptes :
- Les avances attribuées à un collaborateur sur la période, qui sont exportées comme un montant positif et correspondent aux écritures passées au débit sur le compte d'avances du collaborateur depuis le module de gestion des avances
- Les restitutions d'avances, correspondant à un collaborateur remettant à un administrateur le reliquat d'une avance qu'il avait perçue. Ces montant sont exportés comme un montant positif et correspondent aux écritures passées au crédit sur le compte d'avances du collaborateur depuis le module de gestion des avances. Il convient donc des les imputer sur un autre compte de les attributions d'avances.
- Les imputations sur avance de notes de frais, à déduire du remboursement de frais. Ces écritures sont générées lors de la création d'une note de frais par un collaborateur dont le compte d'avance n'est pas soldé. Elles apparaissent dans l'export paie sous la forme d'une ligne de montant positif.
Paramétrer l'export paie
Une fois que vous avez fait ce paramétrage, il ne faut pas oublier d'activer l'export paie dans les règles de gestion. Autrement vous ne pourrez récupérer le fichier paie.
