Avant de commencer
Le module onboarding de Socle RH assure la bonne intégration des futurs collaborateurs dans votre entreprise. Il est composé de 2 parties : le formulaire de récupération d'informations administratives et le gestionnaire des tâches d'intégrations.
Formulaire de récupération d'informations administratives
Traditionnellement, entre la signature d'un contrat de travail avec un collaborateur et son arrivée, le service RH échange des mails avec la future recrue pour récupérer ses informations administratives (RIB, IBAN, adresse...). Ensuite le service RH ressaisit ces informations dans le dossier RH.
Le module onboarding vous permet d'automatiser cette étape avec l'envoi d'un mail au collaborateur contenant un formulaire de demande d'information :
Gestionnaire de tâches d'intégrations
L'accueil d'un nouveau collaborateur nécessite la coordination de nombreux intervenants, c'est une logistique avec un timing précis. Le module de onboarding vous permet de définir l'ensemble des tâches à réaliser pour assurer une bonne intégration des collaborateurs.
Certaines tâches ont lieu avant l'arrivée du collaborateur ( DPAE, acheter un PC...) d'autres doivent être effectuées le jour de l'arrivée (visite des locaux, formations...). Il y a également des tâches qui peuvent être affectées dans les mois qui suivent l'arrivée pour s'assurer de la bonne intégration (rapport d'étonnement, bilan à 30 jours...).
Chaque tâche est affectée à un responsable et dispose d'une date limite de réalisation. Si la date limite est dépassée le responsable est notifié par mail tous les jours jusqu'à ce que la tâche soit effectuée.
Activer le onboarding
Paramétrage de l'onboarding
Après avoir lancé l’onboarding, vous devez personnaliser votre procédure d'accueil.
Choisir le modèle de mail
Ce modèle sera proposé au lancement de l'onboarding d'un nouvel arrivant. Il pourra être personnalisé à nouveau au moment du lancement de l'onboarding pour chaque collaborateur.
Nous vous conseillons de rassurer le futur collaborateur en décrivant dans ce mail :
- L'horaire d'arrivée attendu
- Le lieu de travail du premier jour et les moyens d'accès (digicode...)
- Le planning type de la première journée
- Le dresse code conseillé
Choisir les informations à récupérer
Vous pouvez ajouter dans ce formulaire tous les champs présents dans votre dossier RH. Si vous avez besoin d'une donnée non présente il suffit donc de la créer depuis l'administration de votre dossier RH.
Personnalisation du formulaire
Le formulaire de l'onboarding est le premier contact du collaborateur avec votre système d'information. Il est donc intéressant de le présenter à vos couleurs. Un bloc de personnalisation et de prévisualisation est prévu à cet effet.
Définition des tâches
Le module onboarding vous permet de définir des modèles de tâches qui vous seront proposées à l'arrivée des collaborateurs. La plupart de nos clients ont plus d'une quarantaine de modèles de tâches allant de l'achat de matériel à la définition du programme de formation en passant par la création dans le logiciel de paie.
Vous avez la possibilité de gérer les tâches prédéfinies en cliquant sur Gérer les tâches. L'utilisation de la description permet de détailler la tâche et de mettre des liens d'aide à la réalisation.
Astuces :
- Si vous avez des tâches qui ne s'appliquent pas à tous vos collaborateurs, vous pouvez préfixer les noms des modèles de tâches avec [MARKETING] ou [STAGIAIRE] ou [SITEdeLYON] cela permet d'identifier facilement les tâches pertinentes pour chaque BU ou corps de métier. Vous pourrez ainsi supprimer les taches qui ne les concernent pas lors du lancement d'un onboarding.
- Ajouter une tâche "Demander au collaborateur comment améliorer son onboarding 30 jours après son arrivée" et affectez-la vous à vous-même. Cela vous permettra d'adapter les modèles de tâches et d'avoir un cycle d'amélioration continue de votre process d'intégration des nouveaux collaborateurs.
Lancement d'un onboarding
Création d'un utilisateur
Utilisez l'annuaire pour ajouter un collaborateur
Le mail personnel du collaborateur est utilisé pour envoyer le lien vers le formulaire. Le module d’onboarding vous proposera ensuite de contacter le futur collaborateur :
Personnalisation de la liste des tâches
Il est possible de modifier les tâches à ce moment pour les adapter au collaborateur à onboarder.
Des notifications sont envoyées à la création des tâches, et en cas de dépassement de la date limite, une notification de retard est envoyée tous les matins.
Les responsables des tâches disposent d'un lien qui leur permet de valider la tâche depuis le mail de notification et d'un accès à la liste de leurs tâches depuis la page d'accueil.
Suivi des onboardings en cours
Le module de l'onboarding vous permet de suivre l'ensemble des collaborateurs à onboarder. Vous pouvez vérifier leur formulaire, suivre les tâches en retard et clôturer la procédure d'onboarding lorsque toutes les tâches sont réalisées.
Home
Les futures recrues apparaîtront sur la page d'accueil deux semaines avant leur date d'arrivée :
Vous pouvez les masquer en retirant ce droit :