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Onboarding

Le module onboarding de Poplee assure la bonne intégration des futurs collaborateurs dans votre entreprise. Il est composé de 2 outils complémentaires : le formulaire de récupération d'informations administratives et le gestionnaire des tâches d'intégrations.

Formulaire de récupération d'informations administratives

Traditionnellement, entre la signature d'un contrat de travail avec un collaborateur et son arrivée, le service RH échange des mails avec la future recrue pour récupérer ses informations administratives (RIB, IBAN, adresse...). Ensuite le service RH ressaisit ces informations dans le dossier RH.

Le module onboarding vous permet d'automatiser cette étape avec l'envoi d'un mail au collaborateur contenant un formulaire de demande d'information :

Gestionnaire de tâches d'intégrations

L'accueil d'un nouveau collaborateur nécessite la coordination de nombreux intervenants, c'est une logistique avec un timing précis. Le module de onboarding vous permet de définir l'ensemble des tâches à réaliser pour assurer une bonne intégration des collaborateur.

Certaines tâches ont lieu avant l'arrivée du collaborateur ( DPAE, acheter un PC...) d'autres doivent être effectuées le jour de l'arrivée (visite des locaux, formations...). Il y a également des tâches qui peuvent être affectées dans les mois qui suivent l'arrivée pour s'assurer de la bonne intégration (rapport d'étonnement, bilan à 30 jours...).

Chaque tâche est affectée à un responsable et dispose d'une date limite de réalisation. Si la date limite est dépassée le responsable est notifié par mail tous les jours jusqu'à ce que la tâche soit effectuée.

 

Activer le onboarding 

 

Configuration du onboarding 

Après avoir lancé le onboarding, vous devez personnaliser votre procédure d'accueil.

Choisir le modèle de mail 

Ce modèle sera proposé au lancement du onboarding d'un collaborateur. Il pourra être repersonnalisé au moment du lancement du onboarding pour chaque collaborateur.

Nous vous conseillons de rassurer le futur collaborateur en décrivant dans ce mail : 

  • L'horaire d'arrivée attendu
  • Le lieu de travail du premier jour et les moyen d'accès (digicode...)
  • Le planning type de la première journée
  • Le dress code conseillé

 

Choisir les informations à récupérer

Vous pouvez ajouter dans ce formulaire tous les champs présents dans votre dossier RH (sauf les données multivaluées). Si vous avez besoin d'une donnée non présente il suffit donc de la créer depuis l'administration de votre dossier RH.

Personnalisation du formulaire

Le formulaire de onboarding est le premier contact du collaborateur avec votre système d'information. Il est donc intéressant de le présenter à vos couleurs. Un bloc de personnalisation et de prévisualisation est prévu à cet effet.

 

Définition des tâches

Le module onboarding vous permet de définir des modèles de tâches qui vous seront proposées à l'arrivée des collaborateurs. La plupart de nos clients ont plus d'une quarantaine de modèles de tâches allant de l'achat de matériel à la définition du programme de formation en passant par la création dans le logiciel de paie.

L'utilisation de la description permet de détailler la tâche et de mettre des liens d'aide à la réalisation. 

Il n'est pas possible de mettre des pièces jointes mais vous pouvez les remplacer par des liens hypertextes vers les documents.

Astuce : Si vous avez des tâches qui ne s'applique pas à tous vos collaborateurs. Vous pouvez préfixer les noms des modèles de tâches avec [MARKETING] ou [STAGIAIRE] ou [SITEdeLYON] cela permet d'identifier facilement les tâches à supprimer lors du lancement d'un onboarding.

Astuce 2 : Ajouter une tâche "Demander au collaborateur comment améliorer son onboarding 30 jours après son arrivée" et affectez la vous à vous même. Cela vous permettra d'adapter les modèles de tâches et d'avoir un cycle d'amélioration continue de votre process d'intégration des nouveaux collaborateurs.

Lancement d'un onboarding

Création d'un utilisateur

Utilisez l'annuaire pour ajouter un collaborateur

 

 

Le mail personnel du collaborateur est utilisé pour envoyer le lien vers le formulaire.

 

Le module de onboarding vous proposera ensuite de contacter le futur collaborateur :

Personnalisation de la liste des tâches

Il est possible de modifier les tâches à ce moment pour les adapter au collaborateur à onboarder.

Des notifications sont envoyées à la création des tâches et en cas de dépassement de la date limite une notification de retard est envoyée tous les matins.

Les responsables des tâches disposent d'un lien qui leur permettent de valider la tâche depuis le mail de notification et d'un accès à la liste de leurs tâches depuis la home page.

Suivi des onboardings en cours

Le module de onboarding vous permet de suivre l'ensemble des collaborateurs à onboarder. Vous pouvez vérifier leur formulaire, suivre les tâches en retard et clôturer la procédure de onboarding lorsque toutes les tâches sont réalisées.

 

Home

Les futures recrues apparaîtront dans la home.

Vous pouvez les masquer en retirant ce droit :

 

 

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