Cleemy émet des emails à l'occasion de nombreux événements de gestion des notes de frais. Cette fiche liste l'intégralité des notifications, leurs déclencheurs, ainsi que les paramétrages possibles.

Attention, le texte des notifications est contextuel et peut comporter des variantes par rapport aux exemples indiqués ci-après. Le message comporte également un lien vers Cleemy et une salutation que nous n’indiquons pas ici. Les termes entre crochets sont remplacés par des données relatives à la note de frais, tels que son montant.

Notifications liées à la validation

Note de frais en attente de validation

Destinataire : l’approbateur de la note de frais

Déclenchement : une note de frais est soumise à l’approbation d’un manager. Cela survient généralement suite à la déclaration d’une note de frais par un collaborateur supervisé.

Contenu : Note de frais à valider
Vous avez une note de frais à valider de la part de [nom du déclarant] d'un montant de [montant]. Pour valider cette demande :

  • Vous pouvez valider la note de frais directement depuis le mail en cliquant sur le lien ci-dessous (pour refuser la note de frais, vous devez vous connecter au logiciel) :
    [Valider immédiatement cette note de frais]
  • Ou bien connectez-vous : [lien vers Cleemy].

Variante : si la note de frais comporte des dépassements de plafonds ou d’autres alertes, la notification l’indique.

Option de paramétrage : le lien permettant à l’approbateur de valider la note de frais directement depuis le message de notification, sans accéder à Cleemy est optionnel. Cela est modifiable via Paramétrage > Paramètres.

Validation complète d'une note de frais

Destinataire : le déclarant de la note de frais

Déclenchement : lorsque la note de frais passe la dernière étape du circuit de validation.

Contenu : Votre note de frais est validée

Votre note de frais n°[numéro de la NDF] '[Titre]' d'un montant de [montant] a été validée par [approbateur].

Validation partielle d'une note de frais

Destinataire : Le déclarant de la note de frais

Déclenchement : Cette notification ne survient que si le circuit de validation comporte plusieurs étapes, lors de la validation par un approbateur indermédiaire (i.e. il reste au moins une étape de validation à effectuer après celle-ci).

Contenu : Votre note de frais a reçu une approbation partielle

Votre note de frais n°[numéro de la NDF] '[Titre]' pour un montant de [montant] a été accepté par [Approbateur intermédiaire]. Elle doit maintenant être validée par [Approbateur suivant].

Approbation par un tiers

Destinataire : l’approbateur théorique de la note de frais

Déclenchement : lorsqu’un administrateur valide une note de frais à la place de l’approbateur auquel cette note de frais à valider était affectée

Contenu : Note de frais validée à votre place

[Administrateur] a validé la note de frais n° [numéro de la NDF] '[Titre]' d'un montant de [montant] que vous deviez valider.

Validation automatique d'une note de frais

Destinataire : Le déclarant

Déclenchement : Le circuit de validation ne comporte aucune étape pour le déclarant (par exemple pour un PDG qui serait son propre approbateur), auquel cas la note de frais passe au statut validé dès sa déclaration.

Contenu : Votre note de frais est auto-validée

Votre note de frais n° [numéro de la NDF] '[Titre]' pour un montant de [montant] a été auto-validée.

Transfert d'une note de frais à valider

Destinataire :  Le nouvel approbateur de la note de frais

Déclenchement : L’approbateur théorique d’une note de frais la transfère à un autre approbateur.

Contenu : Note de frais à valider

[Approbateur initial] vous a transferé une note de frais de [déclarant] pour un montant de [montant].

Transfert d'une note de frais à valider par un tiers

Destinataire : L’approbateur théorique de la note de frais

Déclenchement : Un administrateur transfère les droits de validation d’une note de frais vers une autre personne que l’approbateur normal de la note de frais.

Contenu : Note de frais transférée

[Administrateur] a transféré à [nouvel approbateur] la note de frais n°[numéro] "[Titre]" d'un montant de [montant] que vous deviez valider.

Refus et annulations de frais

Annulation d'une note de frais par un tiers

Destinataire : le déclarant de la note de frais

Déclenchement : les notes de frais déclarées mais qui n’ont pas encore été validées ou contrôlées peuvent être annulées par leur déclarant ou par un administrateur disposant de cette permission, généralement pour la compléter lorsqu’on a oublié une dépense. Cette notification est émise lors de l’annulation d’une telle note de frais par un tiers.

Contenu : Annulation d'une note de frais à votre nom

Votre note de frais n° [numéro de la NDF] '[Titre]' pour un montant de [montant] a été annulée par [tiers ayant annulé la NDF]. Vous retrouverez chaque dépense de la note de frais dans l'onglet 'Dépenses'.

Annulation d'une note de frais

Destinataire : la personne qui aurait du valider une note de frais en attente de validation.

Déclenchement : lorsqu’un déclarant ou un tiers annule une note de frais qui était en attente de validation.

Contenu : Annulation d'une note de frais

[Déclarant] a annulé la note de frais n° [numéro de la NDF] '[Titre]' que vous deviez valider

Refus d'une note de frais par un tiers (pour l'approbateur théorique)

Destinataire : l’approbateur théorique de la note de frais

Déclenchement : un administrateur refuse l’intégralité d’une note de frais au nom de son approbateur habituel.

Contenu : Note de frais refusée à votre place

[Administrateur] a refusé la note de frais n° [numéro de la NDF] '[Titre]' d'un montant de [montant] que vous deviez valider. La raison du refus est : [motif du refus saisi par l’administrateur]

Refus d'une note de frais

Destinataire : Le déclarant d’une note de frais

Déclenchement : Une note de frais est refusée dans son intégralité par un approbateur, un contrôleur ou un administrateur.

Contenu : Votre note de frais est refusée

Votre note de frais n°[numéro de la NDF] '[Titre]' d'un montant de [montant] a été refusée par [Approbateur]. La raison du refus est : [message]

Refus d'une dépense au sein d'une note de frais

Destinataire : Le déclarant de la note de frais

Déclenchement : un approbateur ou un contrôleur refusent une dépense spécifique au sein d’une note de frais.

Contenu : Dépense refusée

[Approbateur/Contrôleur] a refusé la dépense n°[numéro de la dépense] de la note de frais n°[numéro de la NDF] '[Titre]'. Cette dépense est datée du [date de la dépense], de nature '[nature]' et de montant [montant]. Vous retrouverez cette dépense dans l'onglet 'Dépenses'. La raison du refus est : [motif]

Paiements

Mise en paiement

Destinataire : L’utilisateur qui va recevoir un remboursement de notes de frais.

Déclenchement : Des écritures sont mises en paiement via le module éponyme par un administrateur. Ce paiement peut contenir des notes de frais, des régularisations de paiements précédents (typiquement si une note de frais a été modifiée après un paiement précédent) ou des imputations de frais sur avance.

Contenu : Remboursement de frais : [montant du paiement]

Un remboursement de vos frais, pour un montant total de [montant] vient d'être approuvé. Ce paiement devrait vous parvenir le [date estimée de la réception du paiement].

Ce montant correspond à :

  • [On liste les notes de frais incluses dans le paiement] Note de frais n°[numéro] ‘[Titre]’ - [Montant]
  • Régularisation sur note de frais déjà payée le [date] : [montant du paiement régularisé]
  • Avance déduite de la note de frais n°[numéro] : [montant de l’avance à déduire]

Variantes :

  • Si la date estimée du paiement a été positionnée au jour même, on indique à l’utilisateur que le paiement lui parviendra “incessament”.
  • Si le paiement est déclenché de manière concomitante à l’export comptable, la première phrase du message devient : “Vos frais, pour un montant total de [montant], viennent d'être traités en comptabilité.”

Annulation d'un paiement

Destinataire : L’utilisateur dont un paiement a été annulé

Déclenchement : Un administrateur annule un paiement depuis l’historique

Contenu : Remboursement de frais annulé : [montant]

Le paiement d'un montant total de [montant] qui vous a été précédemment notifié a été annulé par [administrateur]. Les sommes approuvées vous restent naturellement dues, tout cela sera régularisé lors d'un prochain paiement.

Avances

Attribution d'une avance

Destinataire : Le collaborateur auquel l’avance est attribuée

Déclenchement : Le passage d’une écriture d’avance au débit du compte d’avance du collaborateur, par un administrateur.

Contenu : Une avance sur frais vous a été attribuée

Une avance sur frais d'un montant de [montant] vous a été attribuée par [administrateur]. Le solde de votre compte d'avance s'élève désormais à [solde].

Ce montant sera déduit de vos prochaines notes de frais, jusqu'à ce que vos avances soient intégralement compensées par les dépenses que vous aurez déclarées.

[Administrateur] a commenté cette attribution d'avance: [commentaire].

Variante : Cleemy distingue les avances ponctuelles et permanentes et indique le terme approprié dans ces notifications. En outre, la phrase relative à l’imputation des frais sur l’avance n’est pas affichée pour les avances permanentes.

Remboursement d'une avance

Destinataire : Le collaborateur qui vient de rembourser une avance (autrement que par des déclarations de frais)

Déclenchement : Le passage d’une écriture d’avance au crédit du compte d’avance du collaborateur, par un administrateur.

Contenu : Votre remboursement d'avance sur frais a bien été enregistré.

[Administrateur] vient de comptabiliser un remboursement d'avance ponctuelle de votre part. Le solde de votre compte d'avance s'élève désormais à [solde].

[Administrateur] a commenté cette attribution d'avance: [commentaire].

Variante : Cleemy distingue les avances ponctuelles et permanentes et indique le terme approprié dans ces notifications.

Divers

Déclaration d'une note de frais au nom d'un tiers

Destinataire : l’utilisateur qui a engagé les dépenses (i.e. la personne qui sera remboursée).

Déclenchement : un administrateur ou un  assistant déclare une note de frais au nom du collaborateur qui a engagé les dépenses.

Contenu : Création d'une note de frais à votre nom

[Nom du tiers déclarant] a créé la note de frais n°[numéro de la NDF] '[Titre]' pour un montant de [montant] à votre nom.

Pour voir les détails de la note de frais connectez-vous : [lien vers Cleemy].

Demande de précisions sur une note de frais

Destinataire : Le déclarant de la note de frais

Déclenchement : L’approbateur ou le contrôleur de la note de frais utilise la fonction de messagerie de la note de frais dans Cleemy.

Contenu : Demande d'information sur votre note de frais.

[Demandeur] a fait une demande d'information sur votre note de frais n°[numéro de la NDF] '[Titre]'. Son commentaire : [message].

Autorisation d'un dépassement de plafond

Destinataire : Le déclarant de la note de frais

Déclenchement : Une dépense était soumise à un plafond (i.e. le montant remboursable est inférieur au montant dépense par le collaborateur) mais un approbateur autorise ponctuellement le relèvement de ce plafond.

Contenu : Dépense déplafonnée

Le plafond sur votre dépense de nature [nature] du [date], sur votre note de frais numéro [numéro], a été relevé par [approbateur]. Vous serez donc remboursé de [nouveau montant] au lieu de [montant plafonné].

Import manuel de dépenses

Destinataire : L’utilisateur pour lequel des dépenses ont été créées lors de l’import

Déclenchement : Un administrateur importe un fichier tel qu’un relevé bancaire, ce qui a pour effet de créer les dépenses dans Cleemy et de les rattacher aux collaborateurs qui les ont engagées.

Contenu : Dépenses importées

[Nombre de dépenses] dépenses ont été importées dans Cleemy.

Erreurs relatives au service d’agrégation bancaire Budget Insight

Destinataire : L’administrateur des interfaces bancaires, déclaré dans l’interface de paramétrage du module Budget Insight

Déclenchement : La configuration du module d’agrégation bancaire est incomplète.

Contenu : Cleemy a besoin de vous

La configuration des imports de dépenses dans Cleemy est incomplète. Les points suivants nécessitent votre intervention.

  • L'identifiant et le mot de passe de l'interface bancaire [nom de la banque] ne sont pas valides.
  • Des comptes bancaires de l'interface [nom de la banque] ne sont rattachés à aucun utilisateur: [liste des comptes bancaires à rattacher].
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