Les notifications Cleemy Notes de frais

Avant de commencer

Cleemy Notes de frais émet des emails à l'occasion de nombreux événements de gestion des notes de frais. Cette fiche liste l'intégralité des notifications, leurs déclencheurs, ainsi que les paramétrages possibles.

Ces emails seront envoyé depuis l'IP 5.135.54.201.
Merci de whitelister cette adresse au niveau de votre serveur.

Attention, le texte des notifications est contextuel et peut comporter des variantes par rapport aux exemples indiqués ci-après. Le message comporte également un lien vers Cleemy Notes de frais et une salutation que nous n’indiquons pas ici. Les termes entre crochets sont remplacés par des données relatives à la note de frais, tels que son montant.

Notifications liées à la déclaration

Destinataire : le déclarant. 

Déclenchement

  • le collaborateur peut déclarer lui-même ses frais
  • le collaborateur n’a pas déclaré de NDFs dans les 30 derniers jours
  • le collaborateur dispose d’au moins une dépense non déclarée dont la date de dépense date de plus de 30 jours

Le rythme de ces rappels peut être paramétré dans l'espace Mon compte du collaborateur (quotidien, hebdomadaire, aucun). 

Notifications liées à l'approbation

Note de frais en attente d'approbation

Destinataire : l’approbateur de la note de frais

Déclenchement : une note de frais est soumise à l’approbation d’un salarié de l'entreprise. Cela survient généralement suite à la déclaration d’une note de frais par un collaborateur supervisé.

Contenu : Cleemy Notes de frais - [Déclarant] demande l’approbation de sa note de frais n°[n° de la NDF]

Vous avez une note de frais [titre de la note de frais] à approuver de la part de [nom du déclarant] d'un montant de [montant].

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Variante : si la note de frais est composée de dépassements de plafonds ou d’autres alertes, la notification l’indique.

Option de paramétrage : le lien permettant à l’approbateur d'approuver la note de frais directement depuis le message de notification, sans accéder à Cleemy Notes de frais est optionnel. Cela est modifiable via Paramétrage > Général.

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Approbation complète d'une note de frais

Destinataire : le déclarant de la note de frais.

Déclenchement : lorsque la note de frais passe la dernière étape du circuit d'approbation.

Contenu : Votre note de frais n°[numéro de la NDF] est approuvée

Votre note de frais n°[numéro de la NDF] '[Titre]' d'un montant de [montant] a été approuvée par [approbateur].

Pour saisir vos prochaines dépenses, connectez-vous au logiciel ou à l'application mobile Cleemy Notes de frais.

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Approbation partielle d'une note de frais

Destinataire : Le déclarant de la note de frais

Déclenchement : Cette notification ne survient que si le circuit d'approbation comporte plusieurs étapes, lors de l'approbation par un approbateur intermédiaire (ex : il reste au moins une étape d'approbation à effectuer après celle-ci).

Contenu : Votre note de frais n°[numéro de la NDF] a reçu une approbation partielle

Votre note de frais n°[numéro de la NDF] '[Titre]' pour un montant de [montant] a été acceptée par [Approbateur intermédiaire].

Elle doit maintenant être approuvée par [Approbateur suivant].

Pour saisir vos prochaines dépenses, connectez-vous au logiciel ou à l'application mobile Cleemy Notes de frais.

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Approbation par un tiers

Destinataire : l’approbateur théorique de la note de frais 

Déclenchement : quand un administrateur approuve une note de frais à la place de l’approbateur auquel cette note de frais à approuver était affectée.

Contenu : [Administrateur] a approuvé à votre place la note de frais n°[numéro de la NDF]

[Administrateur] a approuvé la note de frais n° [numéro de la NDF] '[Titre]' d'un montant de [montant] que vous deviez approuver.

Pour approuver d'autres notes de frais, connectez-vous au logiciel ou à l'application mobile Cleemy Notes de frais.

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Approbation automatique d'une note de frais

Destinataire : Le déclarant

Déclenchement : Le circuit d'approbation ne comporte aucune étape pour le déclarant (par exemple pour un PDG qui serait son propre approbateur), auquel cas la note de frais passe au statut approuvé dès sa déclaration.

ContenuNote de frais n°[numéro de la NDF] approuvée automatiquement

Votre note de frais n° [numéro de la NDF] '[Titre]' pour un montant de [montant] a été approuvée automatiquement.

Pour saisir vos prochaines dépenses, connectez-vous au logiciel ou à l'application mobile Cleemy Notes de frais.

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Transfert d'une note de frais à approuver

Destinataire : Le nouvel approbateur de la note de frais

Déclenchement : Une note de frais est transférée à un autre approbateur

Contenu : Note de frais à approuver

[Approbateur initial] vous a transféré une note de frais de [déclarant] pour un montant de [montant].

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Transfert par un tiers d'une note de frais à approuver

Destinataire : L'ancien approbateur de la demande

Déclenchement : Une note de frais est transférée à un autre approbateur par un tiers (différent de l'approbateur initial)

Contenu : Cleemy Notes de frais - Note de frais transférée

[Approbateur initial] vous a transféré à [Nouvel approbateur] la note de frais n°[Numéro NDF] - [Titre NDF] d'un montant de [montant] que vous deviez approuver.

Pour approuver d'autres notes de frais, connectez-vous au logiciel ou à l'application mobile Cleemy Notes de frais.

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Demande d'avance à approuver

Destinataire : L'approbateur de la demande

Déclenchement : Une demande d'avance est envoyée par un collaborateur. 

Contenu : Cleemy Notes de frais - [Collaborateur] demande l’approbation d'une avance de [Montant]

Bonjour [Approbateur],

Vous avez une demande d'avance à approuver de la part de [Collaborateur], d'un montant de [Montant de la demande].

Motif de la demande : [Motif]

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Demande d'avance approuvée

Destinataire : Le collaborateur à l'origine de la demande

Déclenchement : Une demande d'avance est approuvée par un manager.

Contenu : Cleemy Notes de frais - Votre demande d'avance d'un montant de [Montant] a été approuvée

Bonjour [Collaborateur],

Votre demande d'avance d'un montant de [Montant] a été approuvée par [Approbateur].

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Demande d'avance refusée

Destinataire : Le collaborateur à l'origine de la demande

Déclenchement : Une demande d'avance est refusée par un manager. 

Contenu : Cleemy Notes de frais - Votre demande d'avance d'un montant de [Montant] a été refusée

Bonjour [Collaborateur],

Votre demande d'avance d'un montant de [Montant] a été refusée par [Approbateur].

La raison du refus est: [Motif du refus]

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Refus et annulations de frais

Annulation d'une note de frais par un tiers

Destinataire : le déclarant de la note de frais

Déclenchement : les notes de frais déclarées mais qui n’ont pas encore été approuvée ou contrôlées peuvent être annulées par leur déclarant ou par un administrateur disposant de cette permission, généralement pour la compléter lorsqu’on a oublié une dépense.

Cette notification est émise lors de l’annulation d’une telle note de frais par un tiers.

Contenu : Cleemy Notes de frais - Annulation de la note de frais n°[numéro de la NDF] en votre nom

Bonjour [Collaborateur],

Votre note de frais n° [numéro de la NDF] '[Titre]' pour un montant de [montant] a été annulée par [tiers ayant annulé la NDF]. Vous retrouverez chaque dépense de la note de frais dans l'onglet 'Dépenses'.

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Annulation d'une note de frais par un tiers

Destinataire : l'approbateur théorique de la note de frais

Déclenchement : les notes de frais déclarées mais qui n’ont pas encore été approuvée ou contrôlées peuvent être annulées par leur déclarant ou par un administrateur disposant de cette permission, généralement pour la compléter lorsqu’on a oublié une dépense.

Cette notification est émise lors de l’annulation d’une telle note de frais par un tiers hors l'approbateur théorique.

Contenu : Cleemy Notes de frais - Annulation de la note de frais n°[Numéro NDF]

[Tiers ayant annulé la NDF] a annulé la note de frais n°[Numéro NDF] [Titre NDF] que vous deviez approuver.

Pour approuver d'autres notes de frais, connectez-vous au logiciel ou à l'application mobile Cleemy Notes de frais.

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Refus d'une note de frais par un tiers (pour l'approbateur théorique)

Destinataire : l’approbateur théorique de la note de frais

Déclenchement : un administrateur refuse l’intégralité d’une note de frais au nom de son approbateur habituel.

Contenu : Cleemy Notes de frais - Refus de la note de frais n°[Numéro de la NDF] que vous deviez approuver

Bonjour [Collaborateur],

[Administrateur] a refusé la note de frais n° [numéro de la NDF] '[Titre]' de [Nom du collaborateur ayant fait la NDF] d'un montant de [montant] que vous deviez approuver.

La raison du refus est : [motif du refus saisi par l’administrateur]

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Refus d'une note de frais

Destinataire : Le déclarant d’une note de frais

Déclenchement : Une note de frais est refusée dans son intégralité par un approbateur, un contrôleur ou un administrateur.

Contenu : Cleemy Notes de frais - Votre note de frais n°[Numéro NDF] a été refusée

Votre note de frais n°[numéro de la NDF] '[Titre]' d'un montant de [montant] a été refusée par [Approbateur]. Vous retrouverez chaque dépense de la note de frais dans l'onglet "Dépenses".

La raison du refus est : [message]

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Refus d'une dépense au sein d'une note de frais

Destinataire : Le déclarant de la note de frais

Déclenchement : un approbateur ou un contrôleur refusent une dépense spécifique au sein d’une note de frais.

Contenu : Cleemy Notes de frais - Une dépense vous a été refusée

[Approbateur/Contrôleur] a refusé la dépense n°[numéro de la dépense] de la note de frais n°[numéro de la NDF] '[Titre]'. Cette dépense est datée du [date de la dépense], de nature '[nature]' et d'un montant de [montant]. Vous retrouverez cette dépense dans l'onglet 'Dépenses'.

La raison du refus est : [motif]

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Paiements

Mise en paiement

Destinataire : L’utilisateur qui va recevoir un remboursement de notes de frais.

Déclenchement : Des écritures sont mises en paiement via le module éponyme par un administrateur. Ce paiement peut contenir des notes de frais, des régularisations de paiements précédents (typiquement si une note de frais a été modifiée après un paiement précédent) ou des imputations de frais sur avance.

Contenu : Cleemy Notes de frais - Vous allez recevoir un remboursement de frais de [montant du paiement]

Un remboursement de vos frais vient d'être approuvé pour un montant total de [montant].

Le paiement des frais devrait vous parvenir le [date estimée de la réception du paiement].

Pour rappel, ce montant correspond à :

  • [On liste les notes de frais incluses dans le paiement] Note de frais n°[numéro] ‘[Titre]’ - [Montant]
  • Régularisation sur note de frais déjà payée le [date] : [montant du paiement régularisé]
  • Avance déduite de la note de frais n°[numéro] : [montant de l’avance à déduire]

Variantes :

  • Si la date estimée du paiement a été positionnée au jour même, on indique à l’utilisateur que le paiement lui parviendra “incessamment”.
  • Si le paiement est déclenché de manière concomitante à l’export comptable, la première phrase du message devient : “Vos frais, pour un montant total de [montant], viennent d'être traités en comptabilité.”

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Annulation d'un paiement

Destinataire : L’utilisateur dont un paiement a été annulé

Déclenchement : Un administrateur annule un paiement depuis l’historique

Contenu : Cleemy Notes de frais - Votre remboursement de frais de [montant] a été annulé

Le paiement d'un montant de [montant] qui vous a été précédemment notifié a été annulé par [administrateur].

Ce montant vous reste naturellement du et sera régularisé lors d'un prochain paiement.

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Avances

Attribution d'une avance

Destinataire : Le collaborateur auquel l’avance est attribuée

Déclenchement : Le passage d’une écriture d’avance au débit du compte d’avance du collaborateur, par un administrateur.

Contenu : Cleemy Notes de frais - [administrateur] vous a saisie une avance sur frais de [montant]

Une avance sur frais d'un montant de [montant] vous a été attribuée par [administrateur].

Le solde de votre compte d'avance s'élève désormais à [solde].

[Administrateur] a commenté cette attribution d'avance: [commentaire].

Variante : Cleemy Notes de frais distingue les avances ponctuelles des avances permanentes et indique le terme approprié dans ces notifications. En outre, la phrase relative à l’imputation des frais sur l’avance n’est pas affichée pour les avances permanentes.

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Remboursement d'une avance

Destinataire : Le collaborateur qui vient de rembourser une avance (autrement que par des déclarations de frais)

Déclenchement : Le passage d’une écriture d’avance au crédit du compte d’avance du collaborateur, par un administrateur.

Contenu : Cleemy Notes de frais - [Administrateur] a saisie votre remboursement d’avance sur frais de [montant]

Un remboursement d'avance ponctuelle d'un montant de [Montant] vous a été saisie par [Administrateur].

Le solde de votre compte d'avance s'élève désormais à [solde].

[Administrateur] a commenté ce remboursement d'avance: [commentaire].

Variante : Cleemy Notes de frais distingue les avances ponctuelles et permanentes et indique le terme approprié dans ces notifications.

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Divers

Déclaration d'une note de frais au nom d'un tiers

Destinataire : l’utilisateur qui a engagé les dépenses (ex : la personne qui sera remboursée).

Déclenchement : un administrateur ou un assistant déclare une note de frais au nom du collaborateur qui a engagé les dépenses.

Contenu : Création d'une note de frais à votre nom

[Nom du tiers déclarant] a créé la note de frais n°[numéro de la NDF] '[Titre]' pour un montant de [montant] à votre nom.

Pour voir les détails de la note de frais.

Se connectez-vous : [lien vers Cleemy Notes de frais].

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Demande de précisions sur une note de frais

Destinataire : Le déclarant de la note de frais

Déclenchement : L’approbateur ou le contrôleur de la note de frais utilise la fonction de messagerie de la note de frais dans Cleemy Notes de frais.

Contenu : Cleemy Notes de frais - Demande d'information sur votre note de frais.

[Demandeur] a fait une demande d'information sur votre note de frais n°[numéro de la NDF] '[Titre]'. Son commentaire : [message].

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Autorisation d'un dépassement de plafond

Destinataire : Le déclarant de la note de frais

Déclenchement : Une dépense était soumise à un plafond (ex : le montant remboursable est inférieur au montant dépensé par le collaborateur) mais un approbateur autorise ponctuellement le relèvement de ce plafond.

Contenu : Dépense déplafonnée

Le plafond sur votre dépense de nature [nature] du [date], sur votre note de frais numéro [numéro], a été relevé par [approbateur]. Vous serez donc remboursé de [nouveau montant] au lieu de [montant plafonné].

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Attribution d'une carte Anytime

Destinataire : L’utilisateur à qui on a attribué une carte Anytime

Déclenchement : Le rattachement d'une carte au collaborateur dans Cleemy Notes de frais

Contenu : Carte Anytime attribuée

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Import manuel de dépenses

Destinataire : L’utilisateur pour lequel des dépenses ont été créées lors de l’import

Déclenchement : Un administrateur importe un fichier tel qu’un relevé bancaire, ce qui a pour effet de créer les dépenses dans Cleemy Notes de frais et de les rattacher aux collaborateurs qui les ont engagées.

Contenu : Cleemy Notes de frais - Dépenses importées

[Nombre de dépenses] dépenses ont été importées dans Cleemy Notes de frais.

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Erreurs relatives au service d’agrégation bancaire Budget Insight

Destinataire : L’administrateur des interfaces bancaires, déclaré dans l’interface de paramétrage du module Budget Insight

Déclenchement : La configuration du module d’agrégation bancaire est incomplète.

Contenu : Cleemy Notes de frais - Erreur de synchronisation des dépenses

L'identifiant et le mot de passe de l'interface bancaire [Nom de la banque] ne sont pas valides. Les dépenses ne sont plus importées.

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Cette notification est envoyée à l'utilisateur renseigné dans le champ "En cas d'erreur, notifier : "

Pour éviter d'inonder de mails ce référent, les notifications sont envoyées tous les lundis et jeudis à 9h et non tous les jours.

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