Préremplir sa feuille de temps avec des horaires et activités favorites

Avant de commencer

Timmi Temps facilite au maximum la saisie des temps des collaborateurs en proposant :

  • En mode présence horaire, un préremplissage des horaires favoris, s'ils sont différents des horaires contractuels,
  • En mode activités, en ajoutant automatiquement les activités les plus utilisées à la feuille de temps avec un système d'activités "favorites". 

Vous trouverez dans cette fiche d'aide des explications et des guides pour mettre en place les horaires ou les activités favorites.

Mode Présence Horaire

Par défaut, la feuille de temps d'un déclarant dans Timmi Temps est préremplie sur la base de ses horaires contractuels tels que définis dans son cycle de travail.

Les éventuelles absences saisies dans Timmi Absences, ainsi que les jours fériés et autres personnalisation du planning saisies par l'administrateur sont également pris en compte. 

Si jamais ces horaires ne reflètent pas les horaires de travail habituels d'un salarié, et plutôt que de le forcer à constamment mettre à jour son temps de présence dans Timmi Temps, une fonctionnalité permet à ce dernier de définir un horaire personnalisé, qui viendra remplacer les horaires contractuels comme base de pré-remplissage lors de la consultation de sa feuille de temps.

Par exemple, si les horaires du cycle de travail prévoient des journées de travail 09h00-12h00 // 13h00-17h00, mais que le collaborateur fait en réalité 09h00-12h30 // 14h00-17h30, il peut utiliser cette fonctionnalité pour éviter de modifier sa feuille de temps chaque jour.

Définition d'une semaine favorite

Pour cela, rien de plus simple : le collaborateur doit choisir une semaine qui soit représentative de ses horaires réguliers et la marquer comme modèle de préremplissage en cliquant sur le bouton en forme de marque-page affiché au survol de l'en-tête de la semaine (voir image ci-dessous).

Seules restrictions quant au choix de la semaine : elle doit être passée, et ne doit contenir aucun événement exceptionnel, tels que des absences ou des jours fériés.

 

Le pré-remplissage

Une fois le pré-remplissage activé, Timmi Temps essaiera, à chaque consultation d'une feuille de temps, de préremplir les jours qu'elle contient sur la base des horaires mis en favori.

 

Cette fonctionnalité de préremplissage ne fonctionne qu'à certaines conditions :

  • le préremplissage doit être activé avec une semaine mise en favorite (Définition d'une semaine favorite),
  • le salarié doit consulter sa propre feuille de temps (tant qu'il n'a pas consulté sa feuille de temps, les horaires sont ceux de son cycle de travail),
  • la semaine doit être courante ou passée (les semaines futures resteront inchangées),
  • la semaine doit être "vierge", c'est-à-dire n'avoir fait l'objet d'aucune saisie de temps au préalable (que ce soit une saisie manuelle, via Timmi Temps Timer, ou via l'application des favoris),
  • la journée ne doit pas avoir fait l'objet d'une demande d'absence (Timmi Absences) ni être chômée ni fériée.

Une fois le pré-remplissage exécuté, il est possible de retourner aux horaires contractuels en cliquant sur le lien "Annuler le pré-remplissage", ou encore d'empêcher le pré-remplissage de cette semaine particulière, ou, enfin, de désactiver purement et simplement le pré-remplissage.

Gestion du préremplissage

Les préférences de préremplissage du déclarant peuvent être consultées à tout moment en cliquant sur le bouton "Mes préférences" en haut à droite de la feuille de temps.

Le déclarant peut :

  • Activer ou désactiver l'exécution du préremplissage avec une case à cocher,
  • Se rendre directement sur la semaine mise en favori à l'aide du lien "La consulter",

Mode Activités

Comme pour le mode Présence, les éventuelles absences saisies dans Timmi Absences, ainsi que les jours fériés et autres exceptions (personnalisation du planning) sont pris en compte et viennent actualiser l'affichage des jours.

Si le déclarant travaille régulièrement sur un ou plusieurs projets, il peut les mettre en favoris en cliquant sur l'étoile.

Les projets en favoris seront automatiquement affichés sur les nouvelles feuilles de temps, évitant ainsi de les rajouter chaque semaine. Il peut à tout instant les enlever des favoris en cliquant de nouveau sur l'étoile.

 

 

 

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