Les écritures comptables gérées par Cleemy

Cleemy fonctionne comme un logiciel de comptabilité : chaque opération déclenche le passage d'écritures comptables.

Cleemy gère les écritures des différents journaux comptables liés aux notes de frais, que nous décrivons ci-après.

 

Journal des notes de frais

il s'agit des écritures des notes de frais proprement dites. Lorsqu'un salarié déclare une note de frais, on crée une écriture comportant :

  • Une ligne au crédit du compte de tiers du salarié (l'écriture peut être au débit si la note de frais a un montant négatif, par exemple dans le cas d'annulations de billets de transport)
  • Des lignes au débit de comptes de charges pour les dépenses. Cleemy distingue les bases hors-taxe de chaque dépense, mais il est possible de les fusionner dans les exports comptables.
  • Des lignes de TVA, à raison d'une par taux et par dépense.

Cleemy suit un compte de tiers pour chaque salarié, même s'ils sont tous regroupés dans un compte centralisateur dans votre comptabilité. Dans ce cas, Cleemy exportera les écritures sur ce compte centralisateur, il n'est pas nécessaire de modifier votre plan comptable pour utiliser Cleemy.

 

Journal des frais réglés par la société

Les dépenses réglées avec les moyen de paiement de la société sont imputées sur un compte de banque ou sur un compte dédié à un moyen de paiement spécifique (notamment pour les cartes bancaires de société attribuées à un salarié spécifique).

Hormis le compte de contrepartie, ces écritures sont identiques à celles du journal des notes de frais.

 

Journal des paiements

Les écritures de paiement sont générées de deux manières :

  • si vous utilisez le module de paiement, Cleemy passe une écriture de paiement lors de la création d'ordres de virement SEPA. Vous avez alors un total contrôle sur les collaborateurs à mettre en paiement.
  • sinon, les écritures de paiement sont automatiquement générées lors des exports comptables (même si vous n'exportez pas ces écritures en comptabilité).

Pour calculer les paiements, Cleemy va solder les comptes de tiers de chaque collaborateur. Vous avez toutefois la possibilité d'exclure certaines écritures, telles que des notes de frais déclarées en retard lors de la création du paiement ou de l'export comptable.

Le compte de tiers des salariés est lettré lors de chaque paiement, avec délettrage lorsqu'une note de frais déjà payée est modifiée. Cela permet à Cleemy de suivre les montants à payer de manière complètement fiable, sans que vous n'ayez à pointer cela en comptabilité. 

Lors de la mise en paiement, Cleemy génère une écriture distincte par collaborateur. Les comptes mouvementés sont le compte de tiers du salarié (au débit) et un compte de contrepartie, que vous pouvez modéliser de deux manières différentes dans votre plan comptable :

  • Un compte de banque (pouvant être distinct par entité légale et éventuellement auxiliarisé par collaborateur).
  • Un compte d'attente "à payer" auxiliarisable, très pratique si vous générez les virements depuis une logiciel de communication bancaire couplé à votre comptabilité ou via des OD de paie. Il vous suffit alors de solder ces comptes avec une contrepartie en banque, les montants à régler ayant été fournis par Cleemy.

Journal des avances

Dans son plan comptable interne, Cleemy distingue le compte d'avances ponctuelles du salarié (i.e. que Cleemy cherchera à solder lors de la déclaration de notes de frais) et son compte de tiers, afin de calculer simplement les retenues dues à l'imputation des frais sur avance.

Cleemy suit également à part un compte d'avances permanentes par collaborateur, qui n'est jamais mouvementé lors de la déclaration de notes de frais mais uniquement par le passage d'écritures via le module de gestion des avances.

Ces trois comptes auxiliarisés (collaborateur, avances ponctuelles et avances permanentes) peuvent parfaitement être paramétrés pour utiliser le même code comptable dans votre comptabilité.

Le journal des avances sert à suivre les attributions d'avances ou leur remboursement manuel par les collaborateurs.

Pour gérer les avances ponctuelles et les avances permanentes, Cleemy récupérera dans votre plan comptable le compte d'avance adéquat selon le type d'écriture.

Dans le cas de l'attribution d'une avance ponctuelle à un salarié, on aura par exemple :

  • Un débit sur le compte d'avance du collaborateur
  • Un crédit sur le compte de contrepartie des avances (caisse ou banque, selon votre paramétrage).

 

Journal des imputations sur avance

Lors de la déclaration d'une note de frais par un collaborateur dont le compte d'avance ponctuelles est débiteur, Cleemy va passer une écriture d'imputation sur avance en parallèle de l'écriture de la note de frais :

  • Débit sur le compte de tiers du salarié
  • Crédit sur le compte d'avances ponctuelle
  • Le montant est calculé pour tenter de solder le compte d'avances, en prenant le plus petit montant entre le total de la note de frais et le solde débiteur du compte d'avance.

Si vous ne distinguez pas les comptes d'avances des collaborateurs de leur compte de tiers, il est parfaitement possible de paramétrer ces deux comptes avec le même code comptable, ou encore d'ignorer ce type d'écritures dans votre format d'export comptable.

 

Cloisonnement par entité légale

Cleemy cloisonne strictement la comptabilité de chaque société. Chaque écriture est rattachée à une entité légale lors de sa création, typiquement lors de la création des frais.

Cette entité de rattachement ne change pas une fois l'écriture créée. Ainsi, les anciens frais d'un salarié qui change de société resteront bien sur son entité d'origine.

Cleemy ne permet pas le passage d'écritures interco. Il convient de solder manuellement les comptes équivalents dans chacune des sociétés.

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