Utilisation du module de gestion des avances

Fonctionnement

Vous pouvez attribuer des avances ponctuelles ou permanentes à vos collaborateurs dans Cleemy. Les utilisateurs ayant reçu une avance sur frais se verront automatiquement retenir ce montant sur le remboursement de leurs prochaines notes de frais.

Cleemy prend le relais en calculant les montants à payer et en générant toutes les écritures comptables connexes. Pour une explication détaillée sur le fonctionnement comptable des avances dans Cleemy, reportez-vous à la page d'aide sur les écritures comptables.

Cleemy cloisonne la comptabilité par entité légale. Il est possible pour un salarié d'avoir un compte d'avance dans chaque société de votre groupe. En effet, les salariés d'un groupe peuvent être amenés à changer de filiale.

Il vous faudra donc prêter attention à solder les comptes d'avance des collaborateurs mutés dans leur filiale d'origine une fois qu'ils auront déclaré les frais antérieurs à leur prise de position. Leurs nouvelles dépenses, imputées sur la comptabilité de leur nouvelle société, ne pourront pas servir à épurer leur avance sur leur ancienne entité.

 

Description du module de consultation et d'attribution des avances

Les utilisateurs dotés de la permission "Gérer les avances" accèdent à l'onglet permettant de consulter les comptes d'avances ponctuelles, permanentes et à un formulaire de passage d'écritures d'avances.

Comme pour tous les rôles Lucca, la permission de gestion des avances accordée à un utilisateur peut être restreinte à des entités légales, des départements ou à des utilisateurs spécifiques.

L'interface de gestion des avances est composée, de gauche à droite et de haut en base :

  • D'une barre de filtres, permettant notamment de sélectionner les entités légales pour lesquelles on consulte les comptes.
  • De deux onglets, permettant de basculer entre les comptes d'avances permanentes et ponctuelles.
  • D'une liste des comptes d'avances des collaborateurs
  • Du détail des mouvements sur le compte sélectionné dans la liste.

Passer une écriture d'avance

Le bouton "Passer une écriture" ouvre un formulaire où vous pourrez passer une écriture en renseignant :

  • L'entité légale sur laquelle l'écriture va être passée. Ce champ est rempli par défaut avec l'entité que vous consultez actuellement et un message vous notifiera si le salarié n'appartient pas à l'entité sélectionnée.
  • Deux lignes pour indiquer les comptes à mouvementer et saisir les montants (le montant de la contrepartie est automatiquement renseigné)
  • Un commentaire, qui sera repris dans le mail de notification à l'utilisateur recevant l'avance et dans l'historique du compte.
  • La date comptable.

Si vous validez une écriture avec des montants erronés, il n'est pas possible de l'annuler car les notifications sont envoyées en temps réel. Vous devrez extourner cette écriture pour corriger les soldes des comptes.

Lorsqu'une écriture est passée, le salarié impacté reçoit une notification. Le commentaire vous permettra par exemple de lui signifier sur la manière dont les fonds vont lui parvenir. De même, en cas de remboursement d'une avance (i.e. le salarié rend des espèces, réalise un virement ou vous opérez une retenue sur salaire), le collaborateur ne sera pas pris au dépourvu.

 

Consulter les comptes d'avance

Par défaut, Cleemy liste les comptes d'avances non soldés de l'entité légale sélectionnée dans les filtres.

Vous pouvez afficher les comptes d'avance qui sont soldés en cochant la case sous le filtre d'entité légale. Il est également possible d'afficher le compte d'avance de collaborateurs spécifiques, qu'ils soient soldés ou non.

La liste des comptes peut être triée selon le nom des salariés, la date du mouvement le plus récent ou le solde du compte. Cliquez sur les en-têtes des colonnes pour ce faire.

En cliquant sur un compte, vous affichez un historique des mouvements sur ce compte. Un message d'alerte vous informera si le collaborateur n'appartient plus à l'entité légale de rattachement de ce compte.

Le fonctionnement est identique pour les comptes d'avance permanentes et ponctuelles.

 

Du point de vue du collaborateur

Un collaborateur dont le compte d'avances ponctuelles est débiteur sera informé du montant qui sera déduit de son remboursement lorsqu'il déclare une note de frais.

Les notes de frais pour lesquelles une imputation sur avance a eu lieu indiquent le montant déduit du remboursement et le montant net de la note de frais en bas de la liste des dépenses.

En cas de modification d'une note de frais après sa déclaration par le collaborateur, Cleemy ajustera automatiquement le montant de l'imputation sur avance si c'est nécessaire.

Dans l'onglet "Notes de frais", chaque collaborateur a également accès en temps réel au solde de son compte d'avance.

Par ailleurs, le salarié reçoit des notifications à plusieurs occasions :

  • Une avance lui est attribuée, permanente ou ponctuelle
  • Un remboursement d'avance qui n'est pas lié à une déclaration de note de frais (retenue sur salaire, rendu de monnaie...)
  • Refus d'une dépense, avec l'éventuel ajustement de l'imputation sur avance qui en découle
  • Mise en paiement : le montant d'avance déduite y est mentionné.
Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0
Vous avez d’autres questions ? Envoyer une demande

Commentaires