Avant de commencer
Il est possible dans Cleemy Notes de frais, de mettre en place un processus de demande d'avances ponctuelles ou de saisir manuellement des avances permanentes à vos collaborateurs et d'en suivre l'avancement.
Rappel sur les types d'avance:
- Avance ponctuelle auquel cas le montant de l'avance sera déduit du montant remboursable de la note de frais au moment de sa déclaration
- Avance permanente, auquel cas l'avance ne sera affichée dans Cleemy Notes de frais qu'à titre indicatif pour le salarié (mais pourra être exportée en comptabilité pour centraliser toutes les saisies d'avance dans Cleemy Notes de frais).
Processus de demandes d'avance
Cleemy Notes de frais permet à un collaborateur de demander une avance auprès de son manager. Le manager est informé par mail de cette demande en attente d'approbation de sa part, et peut l'approuver depuis le module d'approbation.
L'approbation d'une demande d'avance permet automatiquement de mettre cette dernière en paiement depuis le module de paiement. La mise en paiement génère alors une écriture d'avance pour le collaborateur concerné que vous pouvez exporter en comptabilité grâce au module d'export comptable.
Fonctionnement
Les utilisateurs ayant reçu une avance sur frais se verront automatiquement retenir ce montant sur le remboursement de leurs prochaines notes de frais. Pour information, il est important de rappeler au déclarant qu'il ne devra saisir ses dépenses qu'une fois cette avance enregistrée dans Cleemy Notes de frais.
Cleemy Notes de frais prend ensuite le relais en calculant les montants à payer et en générant toutes les écritures comptables connexes. Pour une explication détaillée sur le fonctionnement comptable des avances dans Cleemy Notes de frais, reportez-vous à la page d'aide sur les écritures comptables.
Cleemy Notes de frais cloisonne la comptabilité par établissement. Il est possible pour un salarié d'avoir un compte d'avance dans chaque société de votre groupe. En effet, les salariés d'un groupe peuvent être amenés à changer de filiale.
Il vous faudra donc prêter attention à solder les comptes d'avance des collaborateurs mutés dans leur filiale d'origine une fois qu'ils auront déclaré les frais antérieurs à leur prise de position. Leurs nouvelles dépenses, imputées sur la comptabilité de leur nouvelle société, ne pourront pas servir à épurer leur avance sur leur ancien établissement.
Description du module de consultation et régularisation des avances
Les utilisateurs dotés de la permission "Gérer les avances" accèdent à l'onglet permettant de consulter les comptes d'avances ponctuelles, permanentes et à un formulaire de passage d'écritures d'avances.
Comme pour tous les rôles Lucca, la permission de gestion des avances accordée à un utilisateur peut être restreinte à des établissements, des départements ou à des utilisateurs spécifiques.
L'interface de gestion des avances est composé, de gauche à droite et de haut en bas :
- D'une barre de filtres, permettant notamment de sélectionner les établissements pour lesquels on consulte les comptes.
- De deux onglets, permettant de basculer entre les comptes d'avances permanentes et ponctuelles.
- D'une liste des comptes d'avances des collaborateurs
- Du détail des mouvements sur le compte sélectionné dans la liste.
Méthode de paiement des avances
Cleemy Notes de frais met à disposition un module de paiement, permettant de générer des fichiers SEPA ou CSV pour rembourser les notes de frais de vos collaborateurs ou leur payer leurs avances. La paramétrage de la méthode de paiement des avances est disponible dans le menu règle de gestion.
Il existe deux options:
- Paiement des avances via Cleemy Notes de frais, en utilisant le module de paiement.
- En dehors de Cleemy Notes de frais.
Passer une écriture d'avance manuelle
Le bouton "Passer une écriture" ouvre un formulaire où vous pourrez passer une écriture en renseignant :
- L'établissement sur lequel l'écriture va être passée. Ce champ est rempli par défaut avec l'établissement que vous consultez actuellement et un message vous notifiera si le salarié n'appartient pas à l'établissement sélectionné.
- Un commentaire, qui sera repris dans le mail de notification à l'utilisateur recevant l'avance et dans l'historique du compte.
- La date comptable.
- L'action que vous souhaitez effectuer: (les deux premières options ne sont disponibles qu'avec la méthode de paiement via Cleemy Notes de frais)
Lorsqu'une écriture d'avance déjà payée est passée ou que l'avance à payer est mise en paiement, le salarié impacté reçoit une notification. Le commentaire vous permettra par exemple de lui préciser la manière dont les fonds vont lui parvenir. De même, en cas de remboursement d'une avance (i.e. le salarié rend des espèces, réalise un virement ou vous opérez une retenue sur salaire), le collaborateur ne sera pas pris au dépourvu.
Consulter les comptes d'avance
Par défaut, Cleemy Notes de frais liste les comptes d'avances non soldés de l'établissement sélectionné dans les filtres.
En paiement via Cleemy Notes de frais, le compte d'avance du collaborateur est mouvementé à la mise en paiement de cette avance.
Vous pouvez afficher les comptes d'avance qui sont soldés en cochant la case sous le filtre d'établissement. Il est également possible d'afficher le compte d'avance de collaborateurs spécifiques, qu'ils soient soldés ou non.
La liste des comptes peut être triée selon le nom des salariés, la date du mouvement le plus récent ou le solde du compte. Cliquez sur les en-têtes des colonnes pour ce faire.
En cliquant sur un compte, vous affichez un historique des mouvements sur ce compte. Un message d'alerte vous informera si le collaborateur n'appartient plus à l'établissement de rattachement de ce compte.
Le fonctionnement est identique pour les comptes d'avance permanentes et ponctuelles.
Du point de vue du collaborateur
Un collaborateur dont le compte d'avances ponctuelles est débiteur sera informé du montant qui sera déduit de son remboursement lorsqu'il déclare une note de frais.
Les notes de frais pour lesquelles une imputation sur avance a eu lieu indiquent le montant déduit du remboursement et le montant net de la note de frais en bas de la liste des dépenses.
En cas de modification d'une note de frais après sa déclaration par le collaborateur, Cleemy Notes de frais ajustera automatiquement le montant de l'imputation sur avance si c'est nécessaire.
Dans l'onglet "Notes de frais", chaque collaborateur a également accès en temps réel au solde de son compte d'avance.
Par ailleurs, le salarié reçoit des notifications à plusieurs occasions :
- Une avance lui est attribuée ou payée via Cleemy Notes de frais, permanente ou ponctuelle
- Un remboursement d'avance qui n'est pas lié à une déclaration de note de frais (retenue sur salaire, rendu de monnaie...)
- Refus d'une dépense, avec l'éventuel ajustement de l'imputation sur avance qui en découle
- Mise en paiement : le montant d'avance déduite y est mentionné.