Avant de commencer
Cleemy Notes de frais permet de mettre en place un processus de demande d'avances ponctuelles par les collaborateurs. Le module de gestion des avances est disponible pour les administrateurs et leur permet de saisir manuellement des avances ponctuelles ou permanentes à des collaborateurs et d'en suivre l'avancement.
Processus de demandes d'avance
Cleemy Notes de frais permet à un collaborateur de demander une avance auprès de son manager. Le manager est informé par mail de cette demande en attente d'approbation de sa part, et peut l'approuver depuis le module d'approbation.
Attention, seul le manager direct d'un collaborateur peut approuver une avance. Il n'est pas possible de paramétrer de circuit d'approbation dédié pour les avances.
Méthode de paiement des avances
Cleemy Notes de frais met à disposition un module de paiement, permettant de générer des fichiers SEPA ou CSV pour le paiement des avances aux collaborateurs. Le paramétrage de la méthode de paiement des avances est disponible dans le menu règle de gestion.
Si le module de paiement est activé :
L'approbation d'une demande d'avance mettra automatiquement cette dernière en paiement depuis le module de paiement.
Une écriture d'avance pour le collaborateur concerné est générée. Vous pourrez l'exporter en comptabilité grâce au module d'export comptable.
Si le module de paiement n'est pas activé :
L'approbation d'une demande d'avance génèrera automatiquement une écriture d'avance que vous pourrez exporter dans le module d'export comptable. Le statut de l'avance pour le collaborateur passera payée.
Imputation des avances sur les notes de frais
Une fois qu'une avance a été accordée, le montant de cette avance sera automatiquement retenue sur le remboursement des prochaines notes de frais. Ce montant sera indiqué au collaborateur lors de la création de la note de frais.
Dans l'onglet "Situation et notes de frais", on peut consulter quel montant d'avance a été imputé en ouvrant la note de frais : on retrouvera alors le montant déduit du remboursement et le montant remboursable de la note de frais en bas de la liste des dépenses.
En cas de modification d'une note de frais après sa déclaration par le collaborateur, Cleemy Notes de frais ajustera automatiquement le montant de l'imputation sur avance si nécessaire.
Il est important de rappeler au déclarant qu'il ne devra saisir ses dépenses qu'une fois cette avance approuvée ou saisie dans Cleemy Notes de frais.
A chaque note de frais, Cleemy Notes de frais calcule les montants à payer et génère toutes les écritures comptables connexes.
Pour une explication détaillée sur le fonctionnement comptable des avances dans Cleemy Notes de frais, reportez-vous à la page d'aide sur les écritures comptables.
Du point de vue du collaborateur :
Un collaborateur dont le compte d'avances ponctuelles est débiteur sera informé du montant qui sera déduit de son remboursement lorsqu'il déclare une note de frais.
Dans l'onglet "Situation et Notes de frais", chaque collaborateur a également accès en temps réel au solde de son compte d'avance.
Par ailleurs, le salarié reçoit des notifications à plusieurs occasions :
- Une avance lui est attribuée ou payée via Cleemy Notes de frais, ponctuelle ou permanente
- Un remboursement d'avance qui n'est pas lié à une déclaration de note de frais (retenue sur salaire, rendu de monnaie...)
- Refus d'une dépense, avec l'éventuel ajustement de l'imputation sur avance qui en découle
- Mise en paiement : le montant d'avance déduite y est mentionné.