Avant de commencer
Dans cet article nous vous présentons les différentes étapes pour mettre en place le module de paiement au sein de la solution Cleemy Notes de frais. Pour prendre en main le module une fois paramétré, nous vous invitons à consulter la fiche "Utilisation du module de paiement".
Une fois mise en paiement par ce module une note de frais passe au statut "Paiement en cours". La durée pendant laquelle ce statut persiste avant d'être remplacé par le statut "Payé" est paramétrable.
Ce module permet également de payer les avances attribuées à vos collaborateurs.
Le module de paiement
Cleemy Notes de frais permet de séparer la mise en paiement des frais de l'export des écritures comptables. Vous utiliserez le module de paiement pour choisir les notes de frais à rembourser à un moment donné.
Le paramétrage du module de paiement s'effectue séparément pour chaque établissement à partir de l'entrée "Règles de gestion" du menu de paramétrage. Vous devez ensuite sélectionner l'établissement pour lequel vous souhaitez faire la modification.
Pour activer le module de paiement pour régler les notes de frais, il faut sélectionner "Avec le module de paiement Cleemy Notes de frais" à l'étape 4. Pour les avances, il faut sélectionner "Avec le module de paiement Cleemy Notes de frais" à l'étape 6.
L'étape 7 de ce paramétrage vous permettra de définir le format du fichier que vous allez récupérer :
- des fichiers SEPA à intégrer dans votre banque en ligne ou votre logiciel de communication bancaire.
- des fichiers SEPA comprenant également un bordereau de paiement. Le bordereau de paiement est un fichier CSV comportant diverses informations sur les salariés (notamment leur matricule paie) et le montant à leur rembourser
- des listings CSV comportant les mêmes informations que le bordereau de paiement au format CSV
Vous pouvez personnaliser le nom du fichier généré (étape 8).
L'étape 9 permet d’indiquer que les lignes de remboursement des notes frais doivent être regroupées sur le compte bancaire émetteur de ce virement :
- Si Oui alors votre banque ou votre logiciel de communication bancaire présente une ligne dans le relevé bancaire pour la totalité des virements. Cette option revient à activer le batch booking sur le fichier SEPA exporté.
- Si Non alors votre banque ou votre logiciel de communication bancaire présente une ligne par virement. Cette option revient à désactiver le batch booking sur le fichier SEPA exporté.
- Si Défaut, alors c'est votre banque ou votre logiciel de communication bancaire qui décide du comportement optimal pour le regroupement des virements. Cette option revient à omettre d'indiquer le batch booking sur le fichier SEPA exporté.
Cleemy Notes de frais calcule tous les montants à payer et les éventuelles régularisations à apporter, par exemple lorsqu'une note de frais déjà payée est modifiée.
Le lien "Ajouter un autre compte émetteur" vous permet de renseigner plusieurs comptes émetteurs pour un même établissement : Cleemy Notes de frais vous demandera lequel utiliser lors de la création d'un paiement.
Maintenant que votre module de paiement est correctement paramétré, nous vous invitons à consulter la fiche suivante sur l'"Utilisation du module de paiement".