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Paramétrer le module de paiement

Pour en savoir plus sur le module de paiement de Cleemy, consultez également les articles "Le paiement des notes de frais avec Cleemy" et "Utilisation du module de paiement"

Cleemy permet de découpler la mise en paiement des frais de l'export des écritures comptables. Dans ce cas, vous utiliserez le module de paiement pour choisir les notes de frais à rembourser à un moment donné.

Notez qu'il est possible de générer des fichiers d'export pour la paie tout en utilisant le module de paiement, auquel cas il faudra naturellement que votre paie soit paramétrée pour ne pas ajouter les montants exporter aux sommes à régler au salarié lors de la paie.

Choisir le mode de fonctionnement pour les paiements

Le paramétrage du module de paiement s'effectue séparément pour chaque entité juridique à partir de l'entrée "Exports et Paiements" du menu de paramétrage.

Le volet de gauche de l'interface liste les structures juridiques pour lesquelles un paramétrage existe déjà, suivi des entités pour lesquelles aucun paramétrage des paiements ou exports n'a été réalisé. Pour consulter ou modifier le paramétrage d'une entité juridique, cliquez sur son libellé dans le volet de gauche, puis allez dans l'onglet "Paiement" qui apparaît dans le volet droit de l'interface.

Le premier choix de paramétrage consiste à indiquer si vous souhaitez :

  • utiliser le module de paiement
  • ou bien si vous voulez que les notes de frais passent automatiquement au statut "Paiement en cours" lorsqu'elles sont exportées en comptabilité et/ou en paie.

Dans ce second cas de figure, vous solderez directement les comptes de tiers de vos salariés depuis votre comptabilité pour procéder aux remboursements de note de frais et le module de paiement ne sera pas accessible pour cette entité juridique.

Avec ce mode de fonctionnement, Cleemy génère automatiquement des écritures de paiement à partir des notes de frais exportées ; vous pouvez les intégrer ou non dans l'export comptable en paramétrant votre format d'export.

Une fois mise en paiement, implicitement par export ou explicitement par le module de paiement, une note de frais passe au statut "Paiement en cours". La durée pendant laquelle ce statut persiste avant d'être remplacé par le statut "Payé" est paramétrable.

 

Fichiers de paiement

L'utilisation du module de paiement vous permettra de récupérer soit :

  • des fichiers SEPA à intégrer dans votre banque en ligne ou votre logiciel de communication bancaire.
  • des listings CSV comportant diverses informations sur les salariés (notamment leur matricule paie) et le montant à leur rembourser.

Cleemy calcule tous les montants à payer et les éventuelles régularisations à apporter, par exemple lorsqu'une note de frais déjà payée est modifiée.

Si vous choisissez le mode de paiement SEPA, il vous faudra renseigner les coordonnées (IBAN et BIC) d'au moins un compte bancaire, à partir duquel les virements seront émis. Il conviendra également de compléter les fiches personnelles des utilisateurs avec leurs IBAN et BIC.

Le lien "Ajouter un autre compte émetteur" vous permet de renseigner plusieurs comptes émetteurs pour une même entité légale : Cleemy vous demandera lequel utiliser lors de la création d'un paiement.

Cleemy vérifie que les IBAN et BIC saisis respectent bien les règles de construction de ces codes.

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