Utiliser le module de paiement

Avant de commencer

Si vous êtes sur cette fiche de notre centre d'aide c'est que vous avez soit configuré votre module de paiement par vous-même ou que vous essayez de découvrir son fonctionnement. Dans tous les cas vous êtes au bon endroit.

Pour rappel, ce module de paiement va vous permettre de traiter les notes de frais et les avances dans Cleemy Notes de frais et de générer un fichier de paiement avec un format au choix :

Des fichiers SEPA à intégrer dans votre banque en ligne ou votre logiciel de communication bancaire.
Des fichiers SEPA comprenant également un bordereau de paiement.
Des fichiers Domestique Suisse basés sur la norme ISO 20022 (uniquement pour les établissements suisses).
Des listings CSV comportant diverses informations sur les salariés (notamment leur matricule paie) et le montant à leur rembourser.

Présentation du module

Schématiquement, le module de paiement vous expose :

Des filtres permettant de cibler les notes de frais ou avances que vous souhaitez mettre en paiement
Une synthèse des montants qui seront remboursés à vos collaborateurs. En cliquant sur un collaborateur, vous pouvez afficher les détails du paiement qu'il va recevoir (notes de frais remboursées, éventuelles régularisations sur d'anciens paiements ou avances attribuées). Vous pouvez également désélectionner individuellement certains collaborateurs si vous ne souhaitez pas mettre en paiement leurs dépenses pour le moment.
Un onglet vous permet d'accéder à l'historique de vos paiements.
Un bouton pour mettre en paiement ce que vous avez sélectionné.

Les différents types de paiement pris en compte dans le menu

Le module de paiement tient compte de toutes les notes de frais et avances qui :

n'ont pas encore été payées, plus exactement qui ne sont pas lettrées.
sont approuvées et contrôlées, ou au moins approuvées si votre paramétrage autorise le paiement de notes de frais non contrôlées.
sont du type "Collaborateur". Les notes de frais de type "Carte société" ne peuvent naturellement pas être mises en paiement.
appartiennent à un utilisateur dont le compte de tiers est créditeur. Si un salarié a un compte débiteur, par exemple parce que des notes de frais payées ont été par la suite refusées, il ne pourra pas être remboursé tant que son solde ne sera pas revenu dans le vert.

Vous n'avez donc aucun risque de mettre deux fois en paiement la même note de frais. Si vous modifiez une note de frais après son paiement, seule la différence de montant sera répercutée lors du prochain paiement.

Filtrer les opérations à mettre en paiement

Vous pourrez cibler ce qui vous intéresse grâce aux différents filtres. Vous pourrez ensuite retirer individuellement certains utilisateurs en les décochant dans la liste.

Vous disposez des filtres suivants :

Etablissement : étant donné que Cleemy Notes de frais génère des écritures de paiement dans sa comptabilité interne, le cloisonnement des comptabilités par société ne vous permet pas de faire des paiements sur plusieurs sociétés à la fois.
Département : cela vous permet de mettre en paiement un service particulier et éventuellement ses sous-départements. Attention, ce filtre s'applique au département des notes de frais (ou des paiements à régulariser), qui est celui de l'utilisateur au moment où il avait déclaré la note de frais (ou reçu le paiement à régulariser).
Type d'opération: vous permettant de filtrer sur les notes de frais ou les avances à payer au collaborateur (si vous avez choisi de régler vos avances via Cleemy Notes de frais)
Collaborateur : vous pouvez lister ici le ou les collaborateurs que vous recherchez pour les rembourser séparément.
Trois filtres sur les dates : très utile si vous ne voulez mettre en paiement que les notes de frais déclarées, approuvées et/ou contrôlées avant une certaine date.

La mise en paiement

En cliquant sur le bouton "Mettre en paiement", Cleemy Notes de frais va commencer par vérifier que les coordonnées bancaires de tous les collaborateurs sélectionnés sont bien renseignées (uniquement si vous utilisez les formats SEPA ou Domestique Suisse).

Si les informations présentes dans la fiche utilisateur sont vides ou mal renseignées, le paiement ne sera pas effectué et les salariés dont vous devez mettre à jour les IBAN ou BIC apparaîtront en rouge. Vous pouvez les décocher et relancer le paiement si vous souhaitez payer les autres.

Si les données sont valides, une fenêtre s'affiche, dans laquelle vous pouvez renseigner jusqu'à trois dates :

La date comptable à appliquer au paiement, par défaut à aujourd'hui
Le cas échéant, la date d'exécution souhaitée du virement SEPA ou Domestique Suisse
La date estimée de réception du paiement par les salariés. Par défaut, Cleemy Notes de frais ajoute à la date du jour la valeur du paramètre "Nombre de jours pour le statut paiement en cours". Une fois cette date atteinte, les notes de frais passeront du statut "Paiement en cours" au statut "Payé"

Une fois que vous enregistrez le paiement :

Les salariés concernés reçoivent une notification par mail de l'approbation d'un paiement en leur faveur, avec son montant total et de son détail par note de frais.
Les notes de frais passent au statut "Paiement en cours" - sauf si la date estimée de paiement est à aujourd'hui, auquel cas elles passent directement à "Payée".
Cleemy Notes de frais passe l'écriture comptable associée, qui devient dès lors exportable. Les lignes idoines des comptes de tiers des salariés concernés sont lettrées.
Un lien apparaît, à partir duquel vous pouvez télécharger le fichier de paiement XML (Sepa ou Domestique Suisse) ou CSV.

L'historique des paiements

L'onglet d'historique vous permet de consulter vos paiements précédents, d'afficher le collaborateurs bénéficiaires, les notes de frais ou avances qui leur ont été payées, ainsi qu'un lien pour télécharger le fichier de paiement associé.

Vous pouvez annuler le paiement le plus récent, à condition que les écritures associées n'aient pas été exportées en comptabilité.

Attention, si votre format d'export ne contient pas de lignes pour les paiements, le paiement ne sera pas présent dans le fichier d'écritures comptables, mais Cleemy Notes de frais les considère tout de même exportées si le journal des paiements était inclus dans l'export.

Lors de l'annulation d'un paiement, les salariés reçoivent une notification par mail.

Cas particuliers

Un collaborateur a un solde débiteur

Un collaborateur peut avoir un solde débiteur lors de l'export des notes de frais lorqu'une de ses notes a été payée, mais qu'elle a été modifiée avec des montants de dépenses à la baisse après. Le module de paiement Cleemy présente donc une ligne débitrice pour la personne concernée :