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Utilisation du module de paiement

Le module de paiement de Cleemy vous permet de passer au statut payé les notes de frais et leurs écritures connexes (telles que des régularisations sur une note de frais déjà payée).

Cette opération génère également un fichier de paiement, qui peut être un ordre de virement au format SEPA ou un listing CSV des montants à payer à chaque collaborateur.

Cet article vous explique comment utiliser le module de paiement ; un second article explique son paramétrage et un troisième explique les règles de fonctionnement du module.

Si votre paramétrage fusionne le paiement et l'export comptable, vous n'aurez pas accès à ce module, Cleemy le pilotera automatiquement en analysant les écritures comptables que vous exportez.

Schématiquement, le module de paiement vous expose :

  • Des filtres permettant de cibler les notes de frais que vous souhaitez mettre en paiement
  • Une synthèse des montants qui seront remboursés à vos collaborateurs. En cliquant sur un collaborateur, vous pouvez afficher les détails du paiement qu'il va recevoir (notes de frais remboursées et éventuelles régularisations sur d'anciens paiements).Vous pouvez également désélectionner individuellement certains collaborateurs si vous ne souhaitez pas mettre en paiement leurs dépenses pour le moment.
  • Un onglet vous permet d'accéder à l'historique de vos paiements.
  • Un bouton pour mettre en paiement ce que vous avez sélectionné.

Quelles sont les notes de frais qui apparaissent dans le module ?

Le module de paiement tient compte de toutes les notes de frais qui :

  • n'ont pas encore été payées, plus exactement qui ne sont pas lettrées.
  • sont validées et contrôlées, ou au moins validées si votre paramétrage autorise le paiement de notes de frais non contrôlées.
  • sont du type "Collaborateur". Les notes de frais de type "Carte société" ne peuvent naturellement pas être mises en paiement.
  • appartiennent à un utilisateur dont le compte de tiers est créditeur. Si un salarié a un compte débiteur, par exemple parce que des notes de frais payées ont été par la suite refusée, il ne pourra pas être remboursé tant que son solde ne sera pas revenu dans le vert.

Vous n'avez donc aucun risque de mettre deux fois en paiement la même note de frais. Si vous modifiez une note de frais après son paiement, seule la différence de montant sera répercutée lors du prochain paiement.

Comment puis-je filtrer les frais à payer ?

Toute une batterie de filtres vous permettra de cibler ce qui vous intéresse. Vous pourrez ensuite retirer individuellement certains utilisateurs en les décochant dans la liste.

Vous disposez des filtres suivants :

  • Entité légale : étant donné que Cleemy génère des écritures de paiement dans sa comptabilité interne, le cloisonnement des comptabilités par société ne vous permet pas de faire des paiements sur plusieurs sociétés à la fois.
  • Département : cela vous permet de mettre en paiement un service particulier et éventuellement ses sous-départements. Attention, ce filtre s'applique au département des notes de frais (ou des paiements à régulariser), qui est celui de l'utilisateur au moment où il avait déclaré la note de frais (ou reçu le paiement à régulariser).
  • Collaborateur : vous pouvez lister ici le ou les collaborateurs que vous recherchez pour les rembourser séparément.
  • Trois filtres sur les dates : très utile si vous ne voulez mettre en paiement que les notes de frais déclarées, validées et/ou contrôlées avant une certaine date.

La mise en paiement

En cliquant sur le bouton "Mettre en paiement", Cleemy va commencer par vérifier que les coordonnées bancaires de tous les collaborateurs sélectionnés sont bien renseignées si vous utilisez le format SEPA.

Si ce n'est pas le cas, le paiement ne sera pas effectué et les salariés dont vous devez mettre à jour les IBAN ou BIC apparaîtront en rouge. Vous pouvez les décocher et relancer le paiement si vous souhaitez payer les autres.

Si les données sont valides, une fenêtre s'affiche, dans laquelle vous pouvez renseigner jusqu'à trois dates :

  • La date comptable à appliquer au paiement, par défaut à aujourd'hui
  • Le cas échéant, la date d'exécution souhaitée du virement SEPA
  • La date estimée de réception du paiement par les salariés. Par défaut, Cleemy ajoute à la date du jour la valeur du paramètre "Nombre de jours pour le statut paiement en cours". Une fois cette date atteinte, les notes de frais passeront du statut "Paiement en cours" au statut "Payé"

Une fois que vous enregistrez le paiement :

  • Le salariés concernés reçoivent une notification par mail de l'approbation d'un paiement en leur faveur, avec son montant total et de son détail par note de frais.
  • Les notes de frais passent au statut "Paiement en cours" - sauf si la date estimée de paiement est à aujourd'hui, auquel cas elles passent directement à "Payée".
  • Cleemy passe l'écriture comptable associée, qui devient dès lors exportable. Les lignes idoines des comptes de tiers des salariés concernés sont lettrées.
  • Un lien apparaît, à partir duquel vous pouvez télécharger le fichier de paiement SEPA ou CSV.

L'historique des paiements

L'onglet d'historique vous permet de consulter vos paiements précédents, d'afficher le collaborateurs bénéficiaires, les notes de frais qui leur ont été remboursées lors de chaque paiement, ainsi qu'un lien pour télécharger le fichier de paiement associé.

Vous pouvez annuler le paiement le plus récent, à condition que les écritures associées n'aient pas été exportées en comptabilité.

Attention, si votre format d'export ne contient pas de lignes pour les paiements, le paiement ne sera pas présent dans le fichier d'écritures comptables, mais Cleemy les considère tout de même exportées si le journal des paiements était inclus dans l'export.

 

Lors de l'annulation d'un paiement, les salariés reçoivent une notification par mail.

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