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Le paiement des notes de frais avec Cleemy

Cleemy gère efficacement les paiements des notes de frais en s'adaptant aux processus de votre entreprise :

  • Vous avez un contrôle absolu sur la mise en paiement des frais.
  • Une modification à apporter sur une note de frais payée ? Cleemy la délettre et régularise la différence sur le prochain paiement.
  • Générez des fichiers SEPA, des listings CSV ou combinez les paiements et l'export comptable.
  • L'historique des paiements vous permettra de retrouver ce que vous avez payé à chaque salarié en cas de doute.
  • Exportez les écritures de paiement dans votre logiciel comptable si vous en avez besoin.

Cleemy ne passe toutefois pas directement d'ordres de virement auprès de votre banque, mais vous fournit les fichiers et les écritures comptables qui vous permettent d'automatiser cela.

Le paiement, dernière étape du traitement d'une note de frais

Au cours de son processus de traitement dans Cleemy, une note de frais va passer par différents statuts : déclarée, validée, validée & contrôlée, paiement en cours, payée.

Le passage aux deux derniers statuts est peut être déclenché de deux façons :

  • Manuellement à partir du module de paiement. Vous pourrez ainsi générer des ordres de virement SEPA ou des fichiers CSV listant les montants à payer à chaque collaborateur.
  • Automatiquement lors de l'export des écritures comptables des notes de frais. Dans ce cas, vous n'utiliserez pas directement le module de paiement, Cleemy le faisant fonctionner automatiquement à partir des notes de frais que vous exporterez.

Lorsque son paiement est déclenché dans Cleemy, la note de frais passe au statut "Paiement en cours". La durée pendant laquelle elle garde ce statut avant de passer à "Payée" dépend de votre paramétrage ou de la date que vous aurez manuellement choisie lors de la mise en paiement.

 

La modification d'une note de frais après son paiement

Cleemy gère les notes de frais sous la forme d'un brouillard. Une note de frais modifiée après paiement n'est pas extournée, son écriture comptable est directement modifiée.

Par conséquent, lorsque vous affichez les écritures associées à un paiement dans l'historique, le montant d'une note de frais est celui qu'elle a actuellement, pas celui qu'elle avait lors du paiement.

Cela ne pose pas de problème quant à l'intégrité des montants à payer calculés par Cleemy : le module de paiement lettre toutes les lignes des comptes de tiers internes à Cleemy et les délettre à la moindre modification de montant.

Après une modification, les notes de frais conservent le statut payé : dans la majorité des cas, il s'agit d'une correction de dépense erronée ou du refus d'une dépense. Le gros de la note de frais est de facto payé, même s'il y aura une régularisation sur le prochain paiement.

Cleemy sait exporter les écritures comptables de paiement

Si votre format d'export comptable contient des modèles de lignes pour les paiements, Cleemy exportera les écritures comptables de paiement si le filtre des opérations à exporter inclut le journal des paiements.

L'export des lignes de paiement est optionnel. Il est par exemple inutile si vous disposez d'un logiciel de communication bancaire qui passe ces écritures automatiquement lors d'un virement.

Il vous faudra également paramétrer le compte de contrepartie des paiements dans votre plan comptable général.

Une fois exporté en comptabilité, un paiement ne peut plus être annulé, à moins d'annuler également l'export comptable qui le contient.

Si votre format d'export n'inclut pas les écritures de paiement, Cleemy les créera toutefois dans sa comptabilité interne afin de tenir compte (par délettrage) d'éventuelles modifications d'une note de frais déjà payée.

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