Le paiement des notes de frais avec Cleemy

Avant de commencer

Cleemy est votre solution de gestion des notes de frais et par conséquent elle vous propose la mise en paiement. 2 méthodes sont proposées dans notre solution afin de simplifier votre gestion et répondre au besoin de votre comptabilité.

Les deux méthodes de mise en paiement dans Cleemy

Au cours de son processus de traitement dans Cleemy, une note de frais va passer par différents statuts : déclarée, validée, validée & contrôlée, paiement en cours, payée. Le passage aux deux derniers statuts peut être déclenché de deux façons :

Lorsque son paiement est déclenché dans Cleemy, la note de frais passe au statut "Paiement en cours". La durée pendant laquelle elle garde ce statut avant de passer à "Payée" est paramétrable (dans l'onglet "paiement" du menu "Règles de gestion situé dans votre menu de paramétrage).

La modification d'une note de frais après son paiement

Une note de frais modifiée après paiement n'est pas extournée (avec une opération inverse), son écriture comptable est directement modifiée.

Par conséquent, lorsque vous affichez les écritures associées à un paiement dans l'historique, le montant de la note de frais modifiée est celui qu'elle a actuellement et non celui qu'elle avait lors de la mise en paiement.

 

Cela ne pose pas de problème quant à l'intégrité des montants à payer calculés par Cleemy : le module de paiement identifie toutes les lignes des comptes de tiers internes à Cleemy et les modifie à la moindre modification de montant (on parle de lettrer et délettrer en comptabilité).

Après une modification, les notes de frais conservent le statut payée : dans la majorité des cas, il s'agit d'une correction de dépense erronée ou du refus d'une dépense. Le gros de la note de frais est de facto payé, même s'il y aura une régularisation sur le prochain paiement.

Cleemy exporte les écritures comptables de paiement

Si votre format d'export comptable contient des modèles de lignes pour les paiements, Cleemy exportera les écritures comptables de paiement si le filtre des opérations à exporter inclut le journal des paiements.

Une fois exporté en comptabilité, un paiement ne peut plus être annulé, à moins d'annuler également l'export comptable qui le contient. Attention à ne pas comptabiliser 2 fois des notes de frais déjà intégrées en paie ou en comptabilité.

 

Si votre format d'export n'inclut pas les écritures de paiement, Cleemy les créera toutefois dans sa comptabilité interne afin de tenir compte (par délettrage) d'éventuelles modifications d'une note de frais déjà payée.

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