Avant de commencer
Cleemy Notes de frais est votre solution de gestion des notes de frais et par conséquent elle vous propose la mise en paiement. 2 méthodes sont proposées dans notre solution afin de simplifier votre gestion et répondre au besoin de votre comptabilité.
Les deux méthodes de mise en paiement des notes de frais dans Cleemy Notes de frais
Au cours de son processus de traitement dans Cleemy Notes de frais, une note de frais va passer par différents statuts : déclarée, approuvée, approuvée & contrôlée, paiement en cours, payée. Le passage aux deux derniers statuts peut être déclenché de deux façons :
- Le paiement implicite via l'export comptable
- La mise en paiement via le module dédié
Lorsque son paiement est déclenché dans Cleemy Notes de frais, la note de frais passe au statut "Paiement en cours". La durée pendant laquelle elle garde ce statut avant de passer à "Payée" est paramétrable (dans l'onglet "paiement" du menu "Règles de gestion situé dans votre menu de paramétrage).
La modification d'une note de frais après son paiement
Une note de frais modifiée après paiement n'est pas extournée (avec une opération inverse), son écriture comptable est directement modifiée.
Cela ne pose pas de problème quant à l'intégrité des montants à payer calculés par Cleemy Notes de frais : le module de paiement identifie toutes les lignes des comptes de tiers internes à Cleemy Notes de frais et les modifie à la moindre modification de montant (on parle de lettrer et délettrer en comptabilité).
Après une modification, les notes de frais conservent le statut payée : dans la majorité des cas, il s'agit d'une correction de dépense erronée ou du refus d'une dépense. Le gros de la note de frais est de facto payé, même s'il y aura une régularisation sur le prochain paiement.
Cleemy Notes de frais exporte les écritures comptables de paiement
Si votre format d'export comptable contient des modèles de lignes pour les paiements, Cleemy Notes de frais exportera les écritures comptables de paiement si le filtre des opérations à exporter inclut le journal des paiements.
Si votre format d'export n'inclut pas les écritures de paiement, Cleemy Notes de frais les créera toutefois dans sa comptabilité interne afin de tenir compte (par délettrage) d'éventuelles modifications d'une note de frais déjà payée.
Les deux méthodes de mise en paiement des avances dans Cleemy Notes de frais
De la même manière que pour les notes de frais, vous pouvez choisir de payer les avances de vos collaborateurs avec Cleemy Notes de frais ou en dehors de Cleemy Notes de frais.
Si vous souhaitez profiter du paiement des avances via fichier SEPA ou CSV à intégrer dans votre banque, référez vous au paiement des avances via Cleemy Notes de frais.
Si vous souhaitez passer par votre comptabilité pour payer les avances de vos collaborateurs, le paiement implicite via l'export comptable devra être mise en place.
