Avant de commencer
Lucca Notes de Frais est votre solution de gestion des notes de frais et par conséquent elle vous propose la mise en paiement. 2 méthodes sont proposées dans notre solution afin de simplifier votre gestion et répondre au besoin de votre comptabilité.
Les deux méthodes de mise en paiement des notes de frais dans Lucca Notes de Frais
Au cours de son processus de traitement dans Lucca Notes de Frais, une note de frais va passer par différents statuts : déclarée, approuvée, approuvée & contrôlée, paiement en cours, payée. Le passage aux deux derniers statuts peut être déclenché de deux façons :
- Le paiement implicite via l'export comptable
- La mise en paiement via le module dédié
Lorsque son paiement est déclenché dans Lucca Notes de Frais, la note de frais passe au statut "Paiement en cours". La durée pendant laquelle elle garde ce statut avant de passer à "Payée" est paramétrable (dans l'onglet "paiement" du menu "Règles de gestion situé dans votre menu de paramétrage).
La modification d'une note de frais après son paiement
Une note de frais modifiée après paiement n'est pas extournée (avec une opération inverse), son écriture comptable est directement modifiée.
Cela ne pose pas de problème quant à l'intégrité des montants à payer calculés par Lucca Notes de Frais : le module de paiement identifie toutes les lignes des comptes de tiers internes à Lucca Notes de Frais et les modifie à la moindre modification de montant (on parle de lettrer et délettrer en comptabilité).
Après une modification, les notes de frais conservent le statut payée : dans la majorité des cas, il s'agit d'une correction de dépense erronée ou du refus d'une dépense. Le gros de la note de frais est de facto payé, même s'il y aura une régularisation sur le prochain paiement.
Lucca Notes de Frais exporte les écritures comptables de paiement
Si votre format d'export comptable contient des modèles de lignes pour les paiements, Lucca Notes de Frais exportera les écritures comptables de paiement si le filtre des opérations à exporter inclut le journal des paiements.
Si votre format d'export n'inclut pas les écritures de paiement, Lucca Notes de Frais les créera toutefois dans sa comptabilité interne afin de tenir compte (par délettrage) d'éventuelles modifications d'une note de frais déjà payée.
Les deux méthodes de mise en paiement des avances dans Lucca Notes de Frais
De la même manière que pour les notes de frais, vous pouvez choisir de payer les avances de vos collaborateurs avec Lucca Notes de Frais ou en dehors de Lucca Notes de Frais.
Si vous souhaitez profiter du paiement des avances via fichier SEPA ou CSV à intégrer dans votre banque, référez vous au paiement des avances via Lucca Notes de Frais.
Si vous souhaitez passer par votre comptabilité pour payer les avances de vos collaborateurs, le paiement implicite via l'export comptable devra être mise en place.