Modifier les soldes de plusieurs collaborateurs

Avant de commencer

Vous pouvez modifier les compteurs de plusieurs collaborateurs via le module "Créditer / Débiter" > "Un groupe de collaborateurs". Vous pouvez le faire :

  • Manuellement (pour une remise à zéro de compteur, un crédit ou un débit identique pour la population cible)
  • En important un fichier (pour créditer ou débiter des montants spécifiques pour chaque collaborateur)

Note : si vous souhaitez ajuster l'acquisition ou les soldes par rapport à la paie, utilisez le module dédié Comparer avec la paie.

Modification manuelle des compteurs

Pour modifier les compteurs ou les remettre à zéro, vous devez :

  1. sélectionner la population
  2. sélectionner le compte concerné
  3. choisir l'action à effectuer (remise à 0 ou définition d'une valeur cible, crédit ou débit d'un montant, arrondi)
  4. choisir le compte de contrepartie (compte sur lequel sera transféré la différence). Si vous ne savez pas lequel choisir, utilisez "Droits consommés".
  5. saisir un libellé (soyez concis et précis : "Remise à zéro", "Jour offert" etc..)
  6. ajuster si besoin la date comptable : c'est la date d'effet de la modification. Si vous ne savez pas quoi choisir laissez la date du jour.

Sélectionner la population concernée : vous pouvez jouer avec les filtres pour affiner votre sélection en fonction d'un département ou d'un profil d'acquisition spécifique par exemple.

Sélectionner ensuite l'action à réaliser;

  • choisissez le compte à mouvementer
  • choisissez l'action que vous souhaitez appliquer (imposer un solde précis, créditer ou débiter un montant, arrondir un solde) - si vous souhaitez remettre les compteurs à 0, consultez notre fiche d'aide dédiée
  • choisissez le compte de contrepartie; il s'agit du compte sur lequel sera transféré la différence. Si vous ne savez pas lequel choisir, utilisez "Droits consommés".
  • choisissez un libellé (n'hésitez pas à être le plus précis possible "Remise à zéro", "Jour offert",...)
  • ajustez la date comptable si besoin: c'est la date d'effet de la modification. Si vous ne savez pas quoi choisir laissez la date du jour.

Import d'un fichier

Vous pouvez charger un fichier contenant les montants à créditer ou débiter pour chaque collaborateur. Cela peut servir par exemple pour initialiser les compteurs.

La valeur importée n'écrase pas le solde du compte, elle crédite le solde (ou le débite si le montant est négatif).

Format du fichier

Le format attendu est un fichier CSV point virgule (Encodage UTF-8) ou Excel (.xlsx).

Les utilisateurs peuvent être identifiés soit par leur entité légale et leur matricule, soit par leur login. Une des deux méthodes est obligatoire.

Le fichier doit donc avoir les colonnes suivantes :

  • Entité légale (optionnel): nom ou code de l'entité légale (si identification par LE/matricule)
  • Matricule (optionnel): matricule paie du salarié (si identification par LE/matricule)
  • Login (optionnel): login du salarié (si identification par login)
  • Nom
  • Prénom
  • Compte n°1
  • Compte n°2
  • Compte n°3
  • ...

Le fichier doit comporter au moins une colonne compte. Il n'y a pas de limite sur le nombre de comptes.

Si vous utilisez les libellés exacts des comptes, ils seront reconnus automatiquement. Dans le cas contraire il faudra faire la correspondance manuellement.

Exemple de fichier avec identification par entité légale et matricule :

Exemple de fichier avec identification par login :

Vous pouvez télécharger un fichier type en cliquant sur "Télécharger un modèle de fichier" :

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Chargement du fichier

Après téléchargement du fichier, il est testé et les lignes à importer sont affichées. S'il y a des erreurs elles sont affichées dans l'interface:

Avertissements possibles (non bloquants):

  • Le nom du collaborateur ne correspond pas à son matricule ou login : il est conseillé de vérifier la ligne car cela peut être du à une erreur de matricule ou de login.

Erreurs possibles (bloquantes) :

  • Le compte n'est pas reconnu : le nom d'un ou plusieurs compte(s) n'a pas été reconnu, il faut donc le(s) sélectionner manuellement
  • Le matricule est inexistant ou incorrect
  • L'entité légale est inexistante ou incorrecte
  • Le login est inexistant ou incorrect
  • Lignes en doublon (deux lignes portant sur le même collaborateur)
  • Une valeur a été renseignée pour un collaborateur sur un compte auquel il n'a pas accès (le compte renseigné n'appartient pas au réglementaire de l'entité légale du collaborateur)
  • Une valeur a été renseignée pour un collaborateur sur lequel l'administrateur qui importe n'a pas les droits d'accès (Entité légale non présente dans son rôle ou collaborateur absent du périmètre sur lequel l'administrateur a le droit de comparer)

Pour importer les lignes sans erreur, cliquez sur Continuer puis renseignez un libellé et la date comptable (date d'effet de l'import) et cliquez sur Enregistrer.

Historique des imports

Tous les imports sont visibles dans l'historique, accessible depuis la page principale du module.

Vous retrouvez pour chaque import :

  • le fichier importé
  • le rapport d'import
  • le fichier des lignes en erreur le cas échéant

Pour modifier le solde d'un seul collaborateur, rendez-vous sur la fiche dédiée.

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