Avant de commencer
Le module d'export comptable de Cleemy Notes de frais permet de générer des fichiers d'écritures à destination de votre comptabilité et/ou de votre paie, afin d'éliminer toute ressaisie d'opérations liées aux notes de frais dans votre système d'information.
Il faudra donc au préalable avoir renseigné les informations de votre plan comptable, et éventuellement de votre plan de paie, et défini les formats sous lesquels vous souhaitez récupérer les écritures comptables et de paie.
L'export Cleemy Notes de frais
Le module d'export de Cleemy Notes de frais permet de générer :
- des fichiers d'écritures au format de votre logiciel comptable ou de votre ERP à partir des notes de frais déclarées par vos salariés.
- des exports pour votre logiciel de paie.
Ces deux types d'export ne sont pas mutuellement exclusifs : vous pouvez générer uniquement les écritures comptables, les écritures de paie mais aussi les deux fichiers simultanément.
Vous trouverez dans le module d'export :
- Des filtres permettant de cibler les écritures à inclure dans l'export
- Un aperçu de ce qui va être exporté, prenant la forme d'une balance comptable et d'une liste des écritures. Il vous suffit de cliquer sur les flèches à gauche des lignes de la balance pour afficher le détail des crédits et des débits par compte.
- Un onglet pour accéder à l'historique de vos exports
- Un bouton pour créer un nouvel export à partir des données filtrées.
Quelles écritures peuvent être exportées ?
Le module d'export comptable de Cleemy Notes de frais exporte exclusivement des notes des frais à la fois approuvées et contrôlées et qui n'ont pas encore été exportées.
Il n'y a donc pas de risque de générer des écritures en doublon à partir de Cleemy Notes de frais, ni d'exporter des notes de frais qui ne seraient pas passées par toutes les étapes de votre processus de gestion des frais.
Chaque note de frais a un type : salarié ou carte société. Les deux types sont exportables en comptabilité, mais seules les notes de frais salarié seront exportées en paie.
Si vous utilisez par ailleurs le module de paiement de Cleemy Notes de frais, il est distinct du module d'export comptable : les écritures d'une note de frais peuvent être exportées, que celle-ci soit payée ou non. De même, une note de frais déjà exportée en comptabilité peut être mise en paiement ultérieurement.
Les écritures de paiement ne sont pas exportées vers la paie, uniquement les dépenses et les éventuelles avances ponctuelles.
Une note de frais exportée n'est plus modifiable
Une fois exportée, une note de frais n'est plus modifiable. Cela vous garantit que vous n'allez pas induire des écarts entre les données de Cleemy Notes de frais et celles de la comptabilité.
Si vous vous apercevez qu'une note de frais exportée est erronée, vous pouvez soit :
- créer une nouvelle note de frais au nom du déclarant, avec des dépenses de montants négatifs, qui seront exportées au crédit des comptes de charge. Cela revient à faire une extourne dans Cleemy Notes de frais.
- annuler toutes les écritures importées dans votre comptabilité au cours de l'export auquel appartient la note de frais à corriger, puis annuler l'export dans Cleemy Notes de frais afin de rendre la note de frais à nouveau modifiable. Les exports peuvent être annulés facilement via le menu Exports, puis Historique des exports:
Filtrer les écritures que l'on ne souhaite pas exporter pour le moment
Bien sûr. Plusieurs filtres sont à votre disposition :
- Etablissement : la comptabilité de chacune de vos sociétés est cloisonnée dans Cleemy Notes de frais. Vous devez donc exporter les écritures société par société. Une écriture est rattachée à une société au moment de sa déclaration ; les frais d'un salarié ayant été muté après la déclaration de sa note de frais seront bien rattachés à son ancien établissement.
- Département : il vous permet de restreindre les écritures à exporter selon le service des déclarants. Attention, il s'agit ici du service de rattachement des écritures comptables, pas de celui que auquel appartient actuellement le déclarant.
- Trois filtres de dates : ils permettent d'exclure les notes de frais ayant été déclarées, approuvées ou contrôlées après une certaines date. Ainsi, vous pouvez par exemple décider de ne pas intégrer en comptabilité les frais déclarés en retard.
- Un filtre sur les types d'opérations à exporter : c'est notamment pratique si vous souhaitez distinguer les cartes société (i.e. imputées sur un compte de trésorerie / banque) des notes de frais à rembourser aux collaborateurs (i.e. imputées sur leur compte de tiers). Certains types d'écritures ne sont pas inclus dans les écritures de paie (notes de frais société, paiements et avances permanentes).
Quel format de fichier d'écritures allez-vous récupérer ?
Chaque établissement peut avoir son propre format d'export : c'est un modèle composé de lignes et de colonnes qui sert à indiquer à Cleemy Notes de frais comment il doit créer le fichier à intégrer dans votre logiciel comptable à partir des données des notes de frais et de votre plan comptable. Il en va de même pour les fichiers de paie, qui exploitent le plan de paie.
Les exports vers la comptabilité sont paramétrables ; le paramétrage de ces formats d'export est expliqué dans une page dédiée. Les exports paie, pour leur part, utilisent uniquement des modèles prédéfinis.
Le choix des formats d'export à utiliser par établissement effectué sur l'interface "Règles de gestion" accessible dans le menu "Paramétrage".
J'ai cliqué sur "Exporter"
Vous allez d'abord devoir indiquer à Cleemy Notes de frais quelle date comptable il doit utiliser pour les écritures à exporter.
Par défaut, les dates comptables sont comptabilisées dans Cleemy Notes de frais à la date de leur déclaration. Néanmoins, lorsque vous lancez la création d'un export, vous pouvez décider de remplacer la date comptable des écritures exportées à une date de votre choix.
L'export se lance ensuite. Après quelques secondes, un message de succès vous permettra de télécharger vos écritures. Si vous avez paramétré Cleemy Notes de frais pour générer à la fois des écritures comptables et de paie, deux fichiers seront créés.
Consulter l'historique des exports
Naturellement, vous pouvez même en voir les détails (balance, liste des notes de frais et ventilation par type d'opération) et télécharger à nouveau vos fichiers d'écritures.
Tout ceci est disponible dans l'onglet "Historique" du module d'export comptable.
Comme vu précédemment, vous pouvez également annuler un export comptable dans cette interface.
Attention, toutes les écritures qui étaient contenues dans l'export vont redevenir modifiables et pourront être à nouveau exportées. Il est donc fortement déconseillé d'annuler un export que vous avez déjà intégré en comptabilité !
Outre les écritures comptables et les écritures de paie, vous pourrez également éditer les notes de frais incluses dans un export et télécharger tous les justificatifs dématérialisés qui leur sont associées.
Paramétrage des exports paie
La configuration des exports paie s'effectue dans deux interfaces disponibles dans le menu de paramétrage :
- Le "Plan de paie" vous permettra d'indiquer sur quels comptes de paie les différents montants devront être imputés.
- L'onglet "Exports" de l'interface "Règles de gestion" vous permettra d'indiquer quels formats d'export Cleemy Notes de frais doit générer, ainsi que s'il doit imputer la TVA et les montants HT sur des comptes séparés.
Générer un export paie
La création d'un export paie se fait par le biais du module "Export", au même titre que les exports comptables.
Par défaut, toutes les écritures approuvées et contrôlées de l'établissement sélectionné seront intégrées à l'export lorsque vous cliquerez sur le bouton "exporter". Il existe différents filtres si vous souhaitez restreindre les données qui seront exportées. Référez-vous à la documentation du module d'export pour en savoir plus.
Notez que si votre logiciel de paie considère les imports de données comme devant écraser les données précédentes (au lieu de cumuler les montants), il ne faudra faire qu'un seul export par période de paie.
Logiciels de paie supportés
Actuellement, Cleemy Notes de frais ne génère que des formats d'import paramétrables pour la paie SAGE, mais il nous est possible de configurer des formats dédiés à d'autres solutions de paie : contactez le support si vous utilisez un autre logiciel de paie.
Le format SAGE est conçu pour exploiter les "constantes libres". Il comporte donc 4 champs par ligne :
- Matricule de l'utilisateur
- Type d'élément (prend systématiquement la valeur 255 pour indiquer qu'on va utiliser une constante libre)
- Code élément (celui de la constante libre)
- Valeur élément (le montant à imputer)