Avant de commencer
Les règles ont pour vocation de comptabiliser les éléments variables relatifs à la gestion du temps de travail : heures supplémentaires, de nuit, du dimanche, etc.
Chaque règle va donc s'intéresser au temps de présence déclaré par le salarié, déterminer si des éléments variables doivent être décomptés et les comptabiliser en vue de leur compensation en paie (paiement) ou dans Timmi Absences (récupération).
Comptes de temps
Avant de paramétrer les règles de comptabilisation des temps, il faut créer les comptes de temps qui vont récolter ces temps. Pour cela, allez dans Paramétrage > Comptes de temps et cliquez sur le bouton "Créer un compte" :
Donnez un nom à ce compte et le code se crée automatiquement. Vous pouvez modifier le code si besoin (il servira éventuellement pour des imports d'initialisation des compteurs), mais il doit être unique. Nous vous recommandons également de donner un nom unique aux comptes pour mieux les distinguer dans les règles.
Une alerte s'affiche à droite du compte si celui-ci n'est utilisé dans aucune règle. En effet un compte doit être soit alimenté par une règle, soit pas une autorisation de transfert.
Si le compte ne doit pas être visible sur les feuilles de temps, vous pouvez décocher la case "visible sur la feuille de temps" pour le masquer.
Si le compte n'est pas un compte d'éléments variables de paie et que des temps sur ce compte ne nécessitent pas d'approbation, vous pouvez décocher la case "pris en compte pour l'approbation". (N.B. Pour en savoir plus sur le circuit d'approbation, consultez la fiche Gérer le circuit de validation.)
L'ordre des comptes est l'ordre dans lequel ils apparaissent sur les feuilles de temps (s'ils sont visibles). Vous pouvez ordonner les comptes en cliquant sur les points à gauche de chaque compte et en les déplaçant manuellement.
Enfin, cliquez sur "Enregistrer" en bas à droite de l'écran.
Typologie des règles
Paramétrez les règles de comptabilisation des temps depuis Paramétrage > Règles de calcul > Modifier.
Les règles de calcul étant fastidieuses à paramétrer, il est préférable de passer par un consultant Lucca pour cette partie. C'est pourquoi vous avez un message qui s'affiche après avoir cliqué sur "Modifier" :
Il existe plusieurs types de règles :
- La règle d'écart est chargée de calculer l'écart entre deux compteurs de temps (entre le temps de travail effectif et l'horaire contractuel du salarié par exemple), et de comptabiliser le montant de cet écart.
- La règle dite "des jours chômés" permet de comptabiliser les heures travaillées un jour donné en fonction de sa nature : férié, dimanche, jour de repos hebdomadaire, etc...
- La règle des "plages horaires" permet de calculer les heures travaillées sur une certaine plage horaire, et donc plus communément de décompter les heures de nuit (entre 21:00 et 06:00 par exemple).
Des règles dites "comptables" ne s'intéressent pas directement aux temps saisis par le salarié, mais aux mouvements comptables passés par les règles précédentes. C'est le cas des règles suivantes :
-
La règle de "non-cumul" permet de traiter les combinaisons d'éléments variables, permettant ainsi de préciser la majoration à appliquer en cas de "non-cumul" de ces éléments variables (généralement soit le taux de majoration le plus élevé des majorations considérées, soit une majoration spécifique distincte renseignée explicitement).
- La règle "comptable" est une règle fourre-tout chargée de réaliser des opérations comptables diverses, comme un écrêtage lorsque le solde ou que les mouvements sur une période dépassent un certain seuil.
Dans la configuration de Timmi Temps, les règles sont ordonnées en raison de l'existence de ces règles comptables. Elles vont s'intéresser aux écritures passées antérieurement par les autres règles.
Quelques précisions sur la règle d'écart
Elle permet de calculer l'écart entre deux compteurs de temps, jusqu'à une certaine limite haute.
Les différents compteurs de temps sont les suivants :
- le temps de présence correspond à la somme des durées des temps apparaissant dans la feuille de temps ;
- le temps de travail effectif correspond à la somme du temps de présence et des absences Timmi Absences assimilées à du temps de travail effectif (paramètre du compte d'absence dans Timmi Absences) ;
- le temps de travail rémunéré correspond à la somme du temps de présence et de toutes les absences de Timmi Absences (sauf celles prises sur un compte pour lequel "un jour posé sur ce compte n'est pas décompté comme une absence") ;
- le temps de travail contractuel correspond au temps de travail indiqué dans le cycle de travail affecté au salarié ;
- le temps de travail théorique correspond au temps de travail contractuel actualisé par application du calendrier de jours fériés et des éventuelles personnalisations de planning réalisées dans Timmi Absences.
L'écart pourra également être calculé à partir d'une borne absolue (la "Nième heure décomptée") voire relative à la borne d'une règle précédente.
Cela permet typiquement de gérer les paliers de majoration des heures supplémentaires françaises :
- Calculer l'écart hebdomadaire entre le temps de travail effectif et le temps de travail contractuel dans la limite de la 43ème heure (incluse).
- Calculer l'écart hebdomadaire entre le temps de travail effectif et la borne de la règle précédente (à partir de la 44ème heure, donc).