Avant de commencer
Lucca Feuilles de temps repose sur un ensemble de règles de gestion des temps et des activités.
Cette fiche vous aidera à comprendre le paramétrage de vos profils sur Lucca Feuilles de temps.
Si vous souhaitez créer un nouveau profil ou modifier le paramétrage d'un profil existant, nous vous invitons à consulter cette fiche dédiée : Paramétrer un profil Lucca Feuilles de temps.
Qu'est-ce qu'un profil Lucca Feuilles de temps ?
Le paramétrage de Lucca Feuilles de temps se fait par profils. Un profil, c'est la restitution des règles transmises via l'audit réalisé avec votre consultant.
Depuis le paramétrage, on retrouve la liste des profils.
Au niveau de chaque profil est indiqué :
(1) Les "modes de saisie" du profil (présence/activités, unité de saisie, type de temps ou suivi des temps classique)
(2) Un tag permettant de savoir si la date de démarrage est dans le passé (en service) ou dans le futur (bientôt en service).
(3) Le nombre de déclarants rattachés au profil
(4) Des actions supplémentaires : Renommer / Dupliquer / Supprimer le profil.
Des champs de recherche sont disponibles pour retrouver plus facilement un profil ou sur quel profil se trouve un déclarant (5).
Entrons dans un profil :
Que vous ayez choisi de gérer la présence de vos salariés en temps de présence ou en temps de présence à déclarer sur des activités (des clients / projets), un profil Lucca Feuilles de temps regroupe :
- la population de déclarants désignée par leur cycle de travail
-
l'unité de temps de déclaration de vos salariés :
- jours (exprimé en fraction de journée complète (1 jour, 0.5 jour, 0.25 jour, etc.))
- heures (nombre d'heures (1h, 2h15, 5h30, etc.)
- horaires (de 08h00 à 09h00, de 09h15 à 09h25, etc.).
-
la périodicité de déclaration de vos salariés :
- chaque semaine
- chaque mois (du premier au dernier jour du mois)
- chaque mois en semaines complètes (si un mois se termine au milieu d'une semaine, les derniers jours d'un mois seront rattachés à la feuille de temps suivante pour permettre la comptabilisation des heures supplémentaires à la semaine)
- le circuit d'approbation
- l'ensemble des alertes et règles de calculs sur les temps déclarés par vos salariés.
Un salarié ne peut être associé à deux profils sur une même période. Il peut en revanche passer d'un profil à un autre, s'il change de cycle de travail et que le nouveau cycle de travail est rattaché à un autre profil. Pour plus d'information, vous pouvez vous référer à cette fiche d'aide.
Vous retrouvez tous ces éléments lorsque vous êtes dans le module Paramétrage de Lucca Feuilles de temps.
Déclarants concernés
Ici, vous retrouvez le mode de déclaration (présence ou activités), l'unité de temps, et les cycles de travail rattachés au profil, donc les salariés concernés.
Fonctionnement général
Cette rubrique comporte des règles encadrant le temps de travail :
- Les options de saisie des temps : la date de début de service, la périodicité de déclaration et la possibilité de saisir des temps sur des jours chômés ou non.
- Texte à l'attention des déclarants : visible par les déclarants du profil, cet espace permet de mettre le texte que vous voulez
- le circuit d'approbation et la possibilité ou non de bloquer l'approbation de ses propres feuilles de temps (pour un administrateur par exemple) à la place de l'approbateur habituel
- Les notifications par email : faut-il envoyer un rappel de déclaration aux déclarants ? Faut-il notifier par email l'approbateur lors d'une déclaration ? Faut-il automatiquement approuver les feuilles de temps sans éléments variables ni alertes ?
Alertes
Dans ces différents menus, vous pouvez définir des alertes sur la saisie des temps de vos collaborateurs. Ce sont des points de contrôles qui déclenchent sous conditions des alertes ou des alertes critiques sur les feuilles de temps, et permettent d'attirer l'attention du manager lors de l'approbation, et de détecter des situations nécessitant une attention particulière (étape d'approbation complémentaire, remontée dans des rapports, ...)
Ces alertes peuvent porter sur de nombreux points, comme par exemple la durée de travail quotidienne, l'amplitude des horaires, le travail un jour chômé, la durée minimale des pauses, etc.
Vous avez également à votre disposition des alertes personnalisées. Il s'agit d'alertes libres qui se présentent sous la forme d'une case à cocher, d'un libellé, et d'un message d'erreur en cas de décoche. Ces alertes permettent l'implémentation de règles que Lucca Feuilles de temps ne pourrait de lui-même calculer, par exemple la durée du repos quotidien des cadres au forfait jours qui ne déclarent pas leurs horaires, ou des points de vérification qui ne sont pas liés à la déclaration du temps de travail.
Ces alertes sont accessibles directement sur la feuille de temps des déclarants concernés.
Comptabilisation du temps
C'est ici que sont paramétrés les comptes de temps et les règles de calcul associées tels que vous les avez définis avec nos consultants.
Attention, nous vous déconseillons très fortement de les modifier. Le paramétrage Lucca Feuilles de temps est complexe et vous risqueriez de modifier les règles de calculs de vos éléments variables de paie. Si vous avez besoin de les faire évoluer, contactez notre support.