Avant de commencer
Pour déclarer vos frais en déplacement, Cleemy Notes de frais dispose d'une application pour les smartphones et tablettes Android et iOS.
L’application mobile vous permet de saisir toutes vos dépenses et de déclarer votre note de frais. Elle est synchronisée avec l’application internet, vous pouvez donc saisir des dépenses sur mobile et les modifier sur votre ordinateur ou vice-versa. Elle permet également aux managers d'approuver les notes de frais.
Vous pouvez la télécharger directement sur l’App Store ou sur Google Play depuis votre mobile : faites une recherche sur le mot-clef " Cleemy Notes de frais" pour la retrouver.
Par ailleurs, l'application n'est pas disponible sur le Huawei Mobile Services et ne fonctionne pas sur un téléphone Huawei sans Google.
Fonctionnalités de l’application mobile
L’application mobile de Cleemy Notes de frais est destinée aux utilisateurs finaux et les accompagne dans tous leurs déplacements professionnels.
- Prenez un justificatif en photo, Cleemy Notes de frais tentera de le lire pour le convertir automatiquement en dépense.
- Faites des points GPS ou saisissez des adresses pour déclarer rapidement vos frais kilométriques
- Récupérez sur votre mobile les dépenses importées depuis votre carte Cleemy ou depuis votre carte affaires (avec l’option Budget Insight)
- Ajoutez des invités, des imputations analytiques, des commentaires… Comme sur la version sur ordinateur de Cleemy Notes de frais.
- Vous êtes en déplacement et vous n’avez pas de réseau ? Vous pouvez tout de même créer des dépenses et les déclarer lorsque vous aurez de nouveau de la connectivité.
- Approuvez les notes de frais de vos collaborateurs.
Se connecter à l’application mobile
Le lien magique
Pour votre première connexion, l’application mobile vous fait une rapide présentation avant de vous amener sur une interface où vous pouvez saisir une adresse mail. Une fois cela fait, vous avez le choix entre deux modes de connexion :
- En récupérant par mail un lien d’authentification
- En saisissant votre mot de passe
L’option « Me connecter par mail » est la plus simple : en cliquant sur ce bouton, vous allez recevoir un mail dans votre messagerie professionnelle. Ce mail contient un bouton qui vous permettra de raccorder votre compte utilisateur Cleemy Notes de frais à votre smartphone.
Si vous n’avez pas accès à vos mails professionnels sur votre mobile et que vous ne connaissez pas votre mot de passe, vous pouvez vous connecter à l’aide d’un code à 6 chiffres.
Dans tous les cas, votre application mobile vous gardera authentifié tant que vous l’utilisez régulièrement. Après deux mois sans utilisation, il vous faudra vous authentifier à nouveau.
Attention, sur les espaces de formation ou de démonstration, vous devrez impérativement vous connecter avec un code à 6 chiffres.
Connexion au moyen d’un code à 6 chiffres
Une méthode alternative de connexion consiste à saisir un code d’authentification que vous allez récupérer sur votre espace utilisateur Cleemy Notes de frais depuis un ordinateur ou le navigateur de votre smartphone. Il n’y a besoin de le faire qu’une seule fois.
- Connectez-vous à Cleemy Notes de frais depuis votre navigateur internet afin d'obtenir le code de connexion.
- En haut à droite de l’interface, dans la barre de navigation, vous verrez votre photo ou vos initiales : cliquez dessus et sélectionnez "Mon compte".
- Vos préférences utilisateur s’affichent. Dans la section "Données de connexion", un bouton vous permet de générer un code d’authentification mobile. Cliquez dessus, un code de 6 chiffres s’affiche. Il est valide pendant 15 minutes.
- Lancez l’application mobile et appuyez sur le lien "Récupérer un code d'authentification", vous arrivez sur une page ou saisir votre code.
- (Si votre entreprise a plusieurs instances de Cleemy Notes de frais) Une liste vous permet ensuite de choisir l'espace Cleemy Notes de frais que vous utilisez habituellement.
- C’est fini, votre application mobile est prête à l’emploi !
- Attention, par mesure de sécurité, vous serez déconnecté tous les 2 mois.
Comment améliorer la lecture des justificatifs ?
La qualité de l'image est primordiale : prenez les photos dans un endroit bien éclairé, posez votre reçu sur une surface unie (votre bureau ou la table du restaurant feront parfaitement l'affaire) et vérifiez que votre mobile a bien fait la mise au point (le texte doit être net).
Les algorithmes de reconnaissance apprennent de leurs erreurs : plus vous utiliserez cet outil, plus le nombre de dépenses créées automatiquement augmentera. Les justificatifs manuscrits ne sont pas supportés.
Supprimer une dépense
A partir de la liste des dépenses, touchez les miniatures des dépenses que vous souhaitez supprimer. Un bouton “Supprimer les dépenses sélectionnées” apparaîtra en bas de votre écran. Vous n’aurez plus qu’à appuyer dessus et confirmer la suppression.
Vous pouvez aussi supprimer une dépense depuis le détail de celle-ci en tapant sur la poubelle présente en haut à droite de votre écran de téléphone.
Synchroniser mes dépenses
Habituellement, vos dépenses se synchronisent automatiquement avec Cleemy Notes de frais au fur et à mesure que vous les saisissez.
Si vous n’aviez pas de réseau pendant un moment, certaines dépenses peuvent avoir un symbole en forme de flèche enroulée sur elle-même. Pour les synchroniser, faites glisser l’écran du haut vers le bas pour lancer immédiatement une synchronisation.
Déclarer ma note de frais
Si vous avez déjà des dépenses et qu’au moins l’une d’entre elle est valide, l’option « Déclarer ma note de frais » apparaît dans le menu visible par appui sur le bouton “+” de l’écran d’accueil. En appuyant sur ce bouton, vous déclarez une note de frais dans laquelle se trouveront toutes les dépenses créées et valides.
Vous pouvez choisir de ne pas déclarer toutes dépenses que vous avez saisies. Il vous suffit d’appuyer sur les miniatures des dépenses que vous souhaitez déclarer. Les dépenses invalides ou non synchronisées ne peuvent pas être déclarées. Il vous faut d’abord les corriger ou lancer une synchronisation.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Déclarer ma note de frais », Cleemy Notes de frais prépare vos dépenses et vous amène à un écran où vous pourrez modifier le titre de votre note de frais.
Si vous avez plusieurs moyens de paiement, tels qu’une carte bancaire d’entreprise, il se peut que plusieurs notes de frais soient créées : cliquez sur le bloc « Voir le détails » pour consulter ce qu’elles contiendront et modifier leurs titres.
Mettre à jour la configuration de Cleemy Notes de frais sur mon mobile
La configuration de Cleemy Notes de frais se met automatiquement à jour tous les 7 jours pour que vous ayez accès à toutes les natures de frais et au paramétrage en vigueur dans votre entreprise.
Si jamais il vous manque une nature de frais ou que la configuration de Cleemy Notes de frais sur votre mobile n’est pas la même que sur votre ordinateur, vous pouvez la mettre à jour à partir de l’entrée « Actualiser configuration » du menu de l’application mobile. Pour refermer le menu, touchez sur l'icône Lucca en haut à gauche de l'écran.