Pour déclarer vos frais en déplacement, Cleemy dispose d’applications mobiles pour les smartphones et tablettes Android et iOS. Vous pouvez la télécharger directement sur l’App Store ou sur Google Play depuis votre mobile : faites une recherche sur le mot-clef Cleemy pour la retrouver.

L’application mobile vous permet de saisir toutes vos dépenses et de déclarer votre note de frais. Elle est synchronisée avec l’application internet, vous pouvez donc saisir des dépenses sur mobile et les modifier sur votre ordinateur ou vice-versa.

 

Fonctionnalités de l’application mobile

L’application mobile de Cleemy est destinée aux utilisateurs finaux et les accompagne dans tous leurs déplacements professionnels.

  • Prenez un justificatif en photo, Cleemy tentera de le lire pour le convertir automatiquement en dépense.  
  • Faites des points GPS ou saisissez des adresses pour déclarer rapidement vos frais kilométriques
  • Récupérez sur votre mobile les dépenses importées depuis votre carte affaires (avec l’option Budget Insight)
  • Ajoutez des invités, des imputations analytiques, des commentaires… Comme sur la version sur ordinateur de Cleemy.
  • Vous êtes en déplacement et vous n’avez pas de réseau ? Vous pouvez tout de même créer des dépenses et les déclarer lorsque vous aurez de nouveau de la connectivité.

 

Se connecter à l’application mobile

Le lien magique

Pour votre première connexion, l’application mobile vous fait une rapide présentation avant de vous amener sur une interface où vous pouvez saisir une adresse mail.

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Une fois votre mail saisi, vous avez le choix entre deux modes de connexion :

  • En récupérant par mail un lien d’authentification
  • En saisissant votre mot de passe

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L’option « Me connecter par mail » est la plus simple : en cliquant sur ce bouton, vous allez recevoir un mail dans votre messagerie professionnelle. Ce mail contient un bouton qui vous permettra de raccorder votre compte utilisateur Cleemy à votre smartphone.

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Si vous n’avez pas accès à vos mails professionnels sur votre mobile et que vous ne connaissez pas votre mot de passe, vous pouvez vous connecter à l’aide d’un code à 6 chiffres.

Dans tous les cas, votre application mobile vous gardera authentifié tant que vous l’utilisez régulièrement. Après deux mois sans utilisation, il vous faudra vous authentifier à nouveau.

Attention, sur les espaces de formation ou de démonstration, vous devrez impérativement vous connecter avec un code à 6 chiffres.

 

Connexion au moyen d’un code à 6 chiffres

Une méthode alternative de connexion consiste à saisir un code d’authentification que vous allez récupérer sur votre espace utilisateur Cleemy depuis un ordinateur ou le navigateur de votre smartphone. Il n’y a besoin de le faire qu’une seule fois !

 

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  1. Installez l’application Cleemy sur votre mobile, à partir des stores d’applications (Google Play, iTunes).Connectez-vous à Cleemy depuis votre navigateur internet
  2. En haut à droite de l’interface, dans la barre de navigation, vous verrez votre photo ou vos initiales : cliquez dessus et sélectionnez "Mon compte".
  3. Vos préférences utilisateur s’affichent. Dans la section "Données de connexion", un bouton vous permet de générer un code d’authentification mobile. Cliquez dessus, un code de 6 chiffres s’affiche. Il est valide pendant 15 minutes.
  4. Lancez l’application mobile et appuyez sur le lien "Récupérer un code d'authentification", vous arrivez sur une page ou saisir votre code.
  5. (Si votre entreprise a plusieurs instances de Cleemy) Une liste vous permet ensuite de choisir l'espace Cleemy que vous utilisez habituellement.
  6. C’est fini, votre application mobile est prête à l’emploi !

Si vous n’utilisez pas votre application mobile pendant plus de deux mois, il vous faudra vous reconnecter en suivant la même procédure… En pratique, vous n’aurez donc probablement jamais besoin de vous reconnecter.

 

La liste de dépenses

En lançant l’application mobile, vous arrivez sur la liste des dépenses que vous n’avez pas encore intégré à une note de frais. Lors de votre première connexion, celle-ci sera vide à moins que vous n’ayez déjà saisi des dépenses depuis votre ordinateur.

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C’est l’écran central de l’application, à partir duquel vous pouvez saisir de nouvelles dépenses ou déclarer une note de frais.

 

Créer une nouvelle dépense

Pour créer une nouvelle dépense, appuyez sur le bouton “+” situé en bas à droite de l’écran d’accueil. Vous aurez alors les possibilités suivantes :

  • Déclarer votre note de frais
  • Saisir une dépense de type frais kilométrique
  • Saisir une dépense
  • Prendre une photo de votre justificatif et ainsi l’ajouter à votre galerie de justificatifs.  Si votre entreprise a activé cette fonctionnalité, Cleemy analyse ces images pour créer automatiquement les dépenses associées. Reportez-vous à la section "Galerie de justificatifs" plus loin sur cette page.

La saisie s’organise alors en plusieurs étapes, qui dépendent de la configuration de votre Cleemy. L’application vous fait apparaître les champs à remplir, regroupés par thème : type de dépense, date, montant, invité, analytiques, commentaires, etc.

Pour une dépense de type frais kilométrique, l’étape de sélection du type de dépense est automatique.

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Vos saisies sont enregistrées au fur et à mesure : inutile de chercher un bouton pour cela !

Vous pouvez revenir sur une dépense précédemment créée en appuyant dessus : une vue synthétique de votre dépense sous forme de mosaïque s’ouvrira.

Sur cette mosaïque, vous pouvez voir d’un seul coup d’œil les informations les plus importantes sur votre dépense. Les thèmes complétés sont colorés en vert ; ceux qui comportent des alertes non bloquantes sont jaunes ; les tuiles orangées correspondent à des saisies invalides ou des champs obligatoires non renseignés. Les thèmes en gris correspondent à des champs que vous n’avez pas complétés, mais qui sont facultatifs.

En touchant la tuile d’un thème, vous accédez directement au formulaire de saisie associé.

 

La galerie de justificatifs et la reconnaissance de caractères

Si vous prenez en photo un justificatif depuis l’écran d’accueil de l’application mobile Cleemy, vous serez automatiquement redirigé vers la galerie photo dans laquelle vous retrouverez tous les justificatifs que vous avez pris en photo datant de moins de trente jours.

Si votre administrateur a activé la fonctionnalité de reconnaissance de caractères, les justificatifs seront automatiquement améliorés (recadrage, contraste, netteté) et Cleemy les lira afin de créer des dépenses.

Attention : si votre administrateur vient d'activer la fonctionnalité, il faut mettre à jour la configuration de l'application mobile (via son menu) pour l'activer sur votre mobile. Sinon, il vous faudra attendre que la configuration soit automatiquement mise à jour, ce qui prend jusqu'à 7 jours.

Le traitement de l'image nécessite un accès au réseau et dure une dizaine de secondes, selon les performances de votre mobile et la qualité de la connexion.

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  • Les justificatifs en cours de traitement ont une icône de sablier dans leur coin supérieur gauche ainsi que le texte “Analyse” au dessus de la miniature de la photo prise. Pendant le traitement, il n'est pas possible de les supprimer ou de les rattacher à une dépense. 

 

  •  Les justificatifs que Cleemy aura réussi à lire portent une coche verte avec la légende “Dépense créée” : ils sont associés à une dépense que vous pouvez consulter en appuyant sur la miniature du justificatif. Vous accéderez alors aux tuiles correspondant aux différents champs nécessaires pour la saisie d’une dépense.

 

  • Vous retrouverez cette dépense dans la liste de dépenses de l’application : page sur laquelle vous arrivez lorsque vous démarrez Cleemy sur votre smartphone. Elle aura la légende “Justificatif scanné”.

 

  • Lorsque Cleemy n'a pas réussi à lire un justificatif, les photos de votre galerie restent utilisables pour créer des dépenses manuellement. Il vous suffit pour cela d'appuyer sur le justificatif.
    Vous pourrez également le supprimer ; les justificatifs datant de plus de trente jours sont automatiquement enlevés de la galerie.

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Comment améliorer la lecture des justificatifs ?

La qualité de l'image est primordiale : prenez les photos dans un endroit bien éclairé, posez votre reçu sur une surface unie (votre bureau ou la table du restaurant feront parfaitement l'affaire) et vérifiez que votre mobile a bien fait la mise au point (le texte doit être net).

Les algorithmes de reconnaissance apprennent de leurs erreurs : plus vous utiliserez cet outils, plus le nombre de dépenses créées automatiquement augmentera.

Les justificatifs manuscrits ne sont pas supportés.

 

Frais kilométriques

Suivant la configuration de votre Cleemy, vos frais kilométriques seront saisis en indiquant une distance ou bien un point de départ et d’arrivée. Dans le second cas, vous pouvez saisir une adresse, ou bien relever votre position au moment de la saisie de l'adresse.

Vous avez aussi la possibilité d'ajouter une ou plusieurs étapes à votre trajet (jusqu'à cinq) et de boucler ce trajet via le bouton "Aller-retour".

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Comme les modifications des dépenses sont enregistrées au fur et à mesure, vous pouvez commencer à saisir une dépense, puis aller faire autre chose : vous la retrouverez dans l’état où elle était. C’est notamment très pratique pour les frais kilométriques ; relevez votre position dans l’application Cleemy en entrant dans votre voiture, conduisez, puis complétez votre trajet une fois arrivé.

 

Invités

La saisie des invités nécessite d’avoir accès à internet. Pour les invités externes, si vous voulez créer un nouvel invité, il vous faudra commencer à saisir les premières lettres de son nom : cela évitera de créer des doublons si l’un de vos collègues l’a déjà rencontré.

 

Supprimer une dépense

A partir de la liste des dépenses, touchez les miniatures des dépenses que vous souhaitez supprimer. Un bouton “Supprimer les dépenses sélectionnées” apparaîtra en bas de votre écran. Vous n’aurez plus qu’à appuyer dessus et confirmer la suppression.

Vous pouvez aussi supprimer une dépense depuis le détail de celle-ci en tapant sur la poubelle présente en haut à droite de votre écran de téléphone.

 

Synchroniser mes dépenses

Habituellement, vos dépenses se synchronisent automatiquement avec Cleemy au fur et à mesure que vous les saisissez.

Si vous n’aviez pas de réseau pendant un moment, certaines dépenses peuvent avoir un symbole en forme de flèche enroulée sur elle-même. Pour les synchroniser, faites glisser l’écran du haut vers le bas pour lancer immédiatement une synchronisation.

 

Déclarer ma note de frais

Si vous avez déjà des dépenses et qu’au moins l’une d’entre elle est valide, l’option « Déclarer ma note de frais » apparaît dans le menu visible par appui sur le bouton “+” de l’écran d’accueil. En appuyant sur ce bouton, vous déclarez une note de frais dans laquelle se trouveront toutes les dépenses créées et valides. 

Vous pouvez choisir de ne pas déclarer toutes dépenses que vous avez saisies. Il vous suffit d’appuyer sur les miniatures des dépenses que vous souhaitez déclarer. Les dépenses invalides ou non synchronisées ne peuvent pas être déclarées. Il vous faut d’abord les corriger ou lancer une synchronisation.

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Déclarer ma note de frais », Cleemy prépare vos dépenses et vous amène à un écran où vous pourrez modifier le titre de votre note de frais.

Si vous avez plusieurs moyens de paiement, tels qu’une carte bancaire d’entreprise, il se peut que plusieurs notes de frais soient créées : cliquez sur le bloc « Voir le détails » pour consulter ce qu’elles contiendront et modifier leurs titres.

 

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Mettre à jour la configuration de Cleemy sur mon mobile

La configuration de Cleemy se met automatiquement à jour tous les 7 jours pour que vous ayez accès à toutes les natures de frais et au paramétrage en vigueur dans votre entreprise.

Si jamais il vous manque une nature de frais ou que la configuration de Cleemy sur votre mobile n’est pas la même que sur votre ordinateur, vous pouvez la mettre à jour à partir de l’entrée « Actualiser configuration » du menu de l’application mobile.

Pour refermer le menu, touchez sur l'icône Lucca en haut à gauche de l'écran.

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