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Application mobile Cleemy

Pour déclarer vos frais en déplacement, Cleemy dispose d’applications mobiles pour les smartphones et tablettes Android et iOS. Vous pouvez la télécharger directement sur l’App Store ou sur Google Play depuis votre mobile : faites une recherche sur le mot-clef Cleemy pour la retrouver.

L’application mobile vous permet de saisir toutes vos dépenses et de déclarer votre note de frais. Elle est synchronisée avec l’application internet, vous pouvez donc saisir des dépenses sur mobile et les modifier sur votre ordinateur ou vice-versa.

Fonctionnalités de l’application mobile

L’application mobile de Cleemy est destinée aux utilisateurs finaux et les accompagne dans tous leurs déplacements professionnels.

  • Prenez un justificatif en photo et rattachez-le immédiatement à une dépense, ou bien allez chercher un reçu précédemment capturé dans la galerie de photos de votre mobile
  • Faites des points GPS pour déclarer rapidement vos frais kilométriques
  • Récupérez sur votre mobile les dépenses importées depuis votre carte affaires (avec l’option Budget Insight)
  • Ajoutez des invités, des imputations analytiques, des commentaires… Comme sur la version sur ordinateur de Cleemy.
  • Vous êtes en déplacement et vous n’avez pas de réseau ? Vous pouvez tout de même créer des dépenses et les compléter lorsque vous aurez de nouveau de la connectivité.

Se connecter à l’application mobile

Pour votre première connexion, l’application mobile vous fait une rapide présentation avant de vous amener sur une interface où vous pouvez saisir une adresse mail.

Une fois votre mail saisi, vous avez le choix entre deux modes de connexion :

  • En récupérant par mail un lien d’authentification
  • En saisissant votre mot de passe

L’option « Me connecter par mail » est la plus simple : en cliquant sur ce bouton, vous allez recevoir un mail. Celui-ci contient un bouton qui vous permettra de raccorder votre compte utilisateur Cleemy à votre smartphone.

Si vous n’avez pas accès à vos mails professionnels sur votre mobile et que vous ne connaissez pas votre mot de passe, vous pouvez vous connecter à l’aide d’un code à 6 chiffres.

Dans tous les cas, votre application mobile vous gardera authentifié tant que vous l’utilisez régulièrement. Après deux mois sans utilisation, il vous faudra vous authentifier à nouveau.

Attention, sur les espaces de formation ou de démonstration, vous devrez impérativement vous connecter avec un code à 6 chiffres.

Connexion au moyen d’un code à 6 chiffres

Une méthode alternative de connexion consiste à saisir un code d’authentification que vous allez récupérer sur votre espace utilisateur Cleemy depuis un ordinateur ou le navigateur de votre smartphone. Il n’y a besoin de le faire qu’une seule fois !

 

 

  1. Connectez-vous à Cleemy depuis votre navigateur internet
  2. En haut à droite de l’interface, dans la barre de navigation, vous verrez votre photo ou vos initiales : cliquez dessus et sélectionnez "Mon compte".
  3. Vos préférences utilisateur s’affichent. Dans la section "Données de connexion", un bouton vous permet de générer un code d’authentification mobile. Cliquez dessus, un code de 6 chiffres s’affiche. Il est valide pendant 15 minutes.
  4. Téléchargez l’application Cleemy sur votre mobile, à partir des stores d’applications (Google Play, iTunes).
  5. Lancez l’application ; après quelques messages d’accueil, vous arrivez sur une page ou saisir votre code.
  6. (Si votre entreprise a plusieurs instances de Cleemy) Une liste vous permet ensuite de choisir le Cleemy que vous utilisez habituellement ; regardez la barre de navigation sur votre ordinateur pour voir le nom du Cleemy que vous utilisez habituellement.
  7. C’est fini, votre application mobile est prête à l’emploi !

Si vous n’utilisez pas votre application mobile pendant plus de deux mois, il vous faudra vous reconnecter en suivant la même procédure… En pratique, vous n’aurez donc probablement jamais besoin de vous reconnecter.

La liste de dépenses

En lançant l’application mobile, vous arrivez sur la liste des dépenses que vous n’avez pas encore intégré à une note de frais. Lors de votre première connexion, celle-ci sera vide à moins que vous n’ayez déjà saisi des dépenses depuis votre ordinateur.

C’est l’écran central de l’application, à partir duquel vous pouvez saisir de nouvelles dépenses ou déclarer une note de frais.

Créer une nouvelle dépense

Pour créer une nouvelle dépense, deux boutons sont à votre disposition :

  • Le symbole + vous permet de créer une nouvelle dépense, en commençant par choisir la nature de frais.
  • Vous avez le justificatif papier d’une dépense en main ? L’icône d’appareil photo vous permet de le capturer et de créer dans la foulée une nouvelle dépense.

Dans les deux cas, vous aurez à choisir la nature de votre frais juste après. La saisie s’organise alors en plusieurs étapes, qui dépendent de la configuration de votre Cleemy. L’application vous fait apparaître les champs à remplir, regroupés par thème : montant, date, invité, analytiques, commentaires, etc.

Vos saisies sont enregistrées au fur et à mesure : inutile de chercher un bouton pour cela !

Vous pouvez passer de thème en thème grâce aux boutons en bas de l’écran, ou accéder à une vue synthétique de votre dépense sous forme de mosaïque en cliquant sur l’icône en haut à gauche de l’interface.

Sur cette mosaïque, vous pouvez voir d’un seul coup d’œil les informations les plus importantes sur votre dépense. Les thèmes complétés sont colorés en vert ; ceux qui comportent des alertes non bloquantes sont jaunes ; les tuiles orangées correspondent à des saisies invalides ou des champs obligatoires non renseignés. Les thèmes en gris correspondent à des champs que vous n’avez pas complétés, mais qui sont facultatifs.

En touchant la tuile d’un thème, vous accédez directement au formulaire de saisie associé.

Frais kilométriques

Suivant la configuration de votre Cleemy, vos frais kilométriques seront saisis en indiquant une distance ou bien un point de départ et d’arrivée. Dans le second cas, vous pouvez saisir une adresse, ou bien relever votre position en touchant l’icône de cible.

Comme les modifications des dépenses sont enregistrées au fur et à mesure, vous pouvez commencer à saisir une dépense, puis aller faire autre chose : vous la retrouverez dans l’état ou elle était. C’est notamment très pratique pour les frais kilométriques ; relevez votre position dans l’application Cleemy en entrant dans votre voiture, conduisez, puis complétez votre trajet une fois arrivé.

Invités

La saisie des invités nécessite d’avoir accès à internet. Pour les invités externes, si vous voulez créer un nouvel invité, il vous faudra commencer à saisir les premières lettres de son nom : cela évitera de créer des doublons si l’un de vos collègues l’a déjà rencontré.

Supprimer une dépense

A partir de la liste des dépenses, touchez une dépense en gardant votre doigt appuyé dessus, puis faites-la faire glisser vers la droite de l’écran.

Cela affiche une icône de poubelle, qui va définitivement supprimer la dépense si vous appuyez dessus.

Synchroniser mes dépenses

Habituellement, vos dépenses se synchronisent automatiquement avec Cleemy au fur et à mesure que vous les saisissez.

Si vous n’aviez pas de réseau pendant un moment, certaines dépenses peuvent avoir un symbole en forme de flèche enroulée sur elle-même. Pour les synchroniser, faites glisser l’écran du haut vers le bas pour lancer immédiatement une synchronisation.

Déclarer ma note de frais

Si vous avez déjà des dépenses et qu’au moins l’une d’entre elle est valide, le bouton « Créer ma note de frais » apparaît.

Vous pouvez choisir de ne pas déclarer toutes dépenses que vous avez saisies. Il vous suffit d’appuyer sur la case à cocher pour désélectionner celles que vous ne vous ne voulez pas déclarer pour le moment. Les dépenses invalides, signalées par un point d’exclamation, ainsi que les dépenses non synchronisées, ne peuvent pas être déclarées. Il vous faut d’abord les corriger ou lancer une synchronisation.

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Créer ma note de frais », Cleemy prépare vos dépenses et vous amène à un écran où vous pourrez modifier le titre de votre note de frais.

Si vous avez plusieurs moyens de paiement, tels qu’une carte bancaire d’entreprise, il se peut que plusieurs notes de frais soient créées : cliquez sur le bloc « Détails » pour consulter ce qu’elles contiendront et modifier leurs titres.

 

Mettre à jour la configuration de Cleemy sur mon mobile

La configuration de Cleemy se met automatiquement à jour tous les 7 jours pour que vous ayez accès à toutes les natures de frais et au paramétrage en vigueur dans votre entreprise.

Si jamais il vous manque une nature de frais ou que la configuration de Cleemy sur votre mobile n’est pas la même que sur votre ordinateur, vous pouvez la mettre à jour à partir de l’entrée « Actualiser configuration » du menu de l’application mobile.

Pour refermer le menu, touchez sur l'icône Lucca en haut à gauche de l'écran.

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