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Comment passer au nouveau module d'export paie

Cet article explique comment passer au nouveau module d'export paie pour un client utilisant l'ancienne interface paie.

Pour plus d'informations sur le fonctionnement du nouveau module d'export, voir la fiche dédiée.

NB : Le paramétrage est à faire dans un premier temps sur le site de formation, puis sera répété en production une fois le nouveau fichier validé.

Pré-requis :

  • donner accès au rôle administrateur au nouveau module d'export paie (Admin>Rôles) : il y a 2 permissions "Configurer un export" et "Générer un export"
  • faire un export paie avec l'ancien module Interface paie

Etapes à suivre

  1. Dans le nouveau module d'export paie, créer un nouvel export à partir d'une des LE concernées. Choisir le type de paie (SAGE, CEGID...) et cliquer sur le bouton "Reprendre la configuration existante". Cela récupère les rubriques paies paramétrées pour éviter de refaire le paramétrage.

    Note : Il est possible de reprendre la configuration existante si :
    - le client a un seul type d'export paie pour toutes les entités légales
    - les comptes ne sont pas associés à des rubriques de paie en fonction du service, du profil ou de la CSP
    Il est donc possible que le bouton "Reprendre la configuration existante" ne s'affiche pas, si le paramétrage de la table de paie est trop complexe. Dans ce cas il est nécessaire de refaire le paramétrage à la main.
  2. Une fois l'export créé, cliquer sur "Paramétrer" puis vérifier que les rubriques ont bien été créées et que tous les comptes sont bien rattachés à une rubrique. Si besoin, rattacher d'autres LE à l'export si elles partagent le même paramétrage.

  3. Sur cette même page, cliquer sur "Modifier le format de données". Ce menu permet de modifier différents paramètres liés à la configuration spécifique du format d'export du client, notamment : exporter les différentes LE dans un même fichier, le nom du fichier généré, le choix du séparateur des décimaux, le format de date... Pour vérifier ces informations, il faut se baser sur un export paie généré avec l'ancien module.

  4. Une fois la configuration terminée, lancer un export dans les deux modules, avec les mêmes dates.

  5. D'abord, vérifier que les deux exports fournissent le même nombre de fichiers, avec le même formatage de titre. Dans le nouveau module, les fichiers vides ne sont pas téléchargeables donc s'il en manque mais qu'ils sont vides dans l'ancienne interface c'est normal.

  6. Ensuite, ouvrir les fichiers avec un éditeur de texte brut et vérifier que les données sont formatées de la même façon, notamment les dates, et que les mêmes infos sont présentes dans les deux fichiers. Si le fichier n'est pas trop long, vérifier si les absences sont les mêmes. Attention, elles ne sont pas classées dans le même ordre. Si le fichier est long, il vaut mieux en identifier quelques unes dans l'ancien fichier et vérifier qu'elles sont présentes dans le nouveau fichier.

  7. Envoyer les nouveaux fichiers au client pour qu'il teste l'import dans sa paie. C'est l'étape la plus importante.

  8. Une fois le nouveau fichier validé, il suffit de répéter les étapes 1 à 6 sur le site de production et former le client au nouveau module.

 
En cas de problème à une des étapes, contacter l'équipe Figgo à support@lucca.fr.

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