Synchronisations bancaires via Powens (Ex : Budget Insight)

Avant de commencer

Cleemy Notes de frais peut importer quotidiennement les transactions bancaires des salariés dotés de cartes affaires ou de société. Cleemy Notes de frais crée ainsi automatiquement des dépenses que l'utilisateur n'a plus qu'à compléter, afin de les intégrer à sa note de frais.

Nous proposons ce service en partenariat avec la société Powens, spécialisée en agrégation bancaire.

Vous trouverez en bas de cet article la liste des banques avec lesquelles nous nous interfaçons ainsi que les conditions à respecter pour que le service fonctionne correctement.

Principes de fonctionnement du service d'agrégation bancaire

Le service établit des connexions sécurisées à des banques via des interfaces bancaires. Il faut pour cela que l’administrateur indique son identifiant bancaire (i.e. le login et le mot de passe à sa banque en ligne ou sa plate-forme d’administration de sa flotte de cartes) dans une interface sécurisée opérée par notre partenaire Powens.

Une interface bancaire peut contenir de nombreux comptes ou cartes bancaires : Cleemy Notes de frais peut récupérer les transactions des uns et des autres. L'administrateur choisit les cartes à partager avec Cleemy Notes de frais.

Chaque carte  bancaire est rattachée à un utilisateur. Les transactions sur cette carte sont converties en dépenses Cleemy Notes de frais lorsqu’elles sont récupérées via une connexion sécurisée, en général le lendemain de la transaction. Un même utilisateur peut parfaitement posséder plusieurs cartes synchronisées avec Cleemy Notes de frais.

Chaque compte peut être paramétré pour indiquer si les dépenses importées sont des dépenses à rembourser au salarié (imputées en comptabilité sur le compte de tiers du salarié) ou de type société (généralement imputées sur un compte de banque).

Quelques subtilités à connaître :

• La synchronisation est quotidienne, mais l’horaire est variable pour des raisons de gestion de la charge des serveurs.
• Si une synchronisation échoue, elle sera retentée plus tard : les dépenses ne sont pas perdues. Le système est conçu pour être très robuste sur ce point.
• Si le compte n'est pas rattaché à un utilisateur lors d’une synchronisation, seules les dépenses du mois courant sont stockées et seront créées ultérieurement, lorsque le compte sera rattaché à un utilisateur.
• Les dépenses commencent à être importées à compter du lendemain de l’activation de la connexion bancaire. Lors de la première synchronisation, toutes les transactions ayant eu lieu depuis le début du mois sont importées.
• Cleemy Notes de frais peut tout à fait être synchronisé avec plusieurs banques (i.e. interfaces bancaires) si vos flottes de cartes n'ont pas été souscrites auprès du même fournisseur.
• Dans un groupe, chaque société peut avoir ses propres interfaces bancaires dans une liste séparée. 

Comment paramétrer le service ?

Avant de créer l'interface bancaire, pensez à établir la table de correspondance des natures, qui permettra à Cleemy Notes de frais d'affecter une nature de frais adaptée au type de transaction bancaire.

Afin de configurer des interfaces bancaires, il faut aller dans la page “Configuration des imports de dépenses” de l'onglet "Paramétrage".

Une fois que vous avez choisi l'établissement pour lequel vous voulez importer des comptes, cliquez sur le lien “Ajouter une interface bancaire”.

Cela vous redirige vers une page opérée par Powens :

Choisissez-y votre banque et saisissez vos identifiants. 

Une fois vos identifiants validés, vous arriverez sur une page listant vos comptes et cartes. Cochez ceux que vous voulez partager avec Cleemy Notes de frais et validez.

Vous êtes alors redirigé vers Cleemy Notes de frais. Les comptes que vous venez de partager sont listés, il ne vous reste alors plus qu'à les rattacher à un utilisateur. Indiquez ensuite pour chaque compte s'il s'agit d'un compte société (i.e. les dépenses ne doivent pas être remboursées au salarié) ou collaborateur.

A compter du lendemain, les dépenses vont commencer à s'importer quotidiennement. Vous pouvez visualiser l'activité de l'import en parcourant l'historique des cartes.

Il est possible d'ajouter ou de supprimer des comptes à une interface a posteriori, en utilisant le lien "Ajouter des comptes" ou les icônes "Corbeille".

Etre notifié en cas d'erreur

Si les dépenses ne remontent plus pour diverses raisons, vous pouvez demander à ce qu'un collaborateur soit notifié en remplissant le champ "en cas d'erreur, notifier xxx ":

Liste des banques interfaçables avec Cleemy Notes de frais

Pour savoir si, avec votre banque, vous pouvez bénéficier du service d'intégration des dépenses, vous devez : 

• vérifier que votre banque est présente dans le tableau ci-dessous ;
• vérifier que l'url que vous utilisez pour vous connecter à votre interface bancaire est bien indiquée dans la colonne "url utilisée pour se connecter sur l'interface bancaire" ;
• vérifier que nous gérons bien le type de carte que vous souhaitez interfacer avec Cleemy Notes de frais ;
• vérifier que depuis votre interface bancaire, vous avez bien un relevé bancaire par carte bancaire.

Pour bien comprendre le tableau, voici un rappel des définitions des différents types de cartes : 

• compte individuel : compte personnel du salarié.
• compte société (une carte par compte) : les dépenses réalisées sur une carte société sont débitées sur le compte de la société.
• cartes affaires : les dépenses réalisées avec une carte affaire sont débitées sur le compte du salarié, à débit différé.

Votre banque n'est pas dans la liste ? Nous vous invitons à vous reporter au service de synchronisation via import de relevé automatique. 

Voici les banques et services disponibles :

(*1) compte société, avec une carte par compte.
(*3) compte société, avec possibilité d'avoir plusieurs cartes sur un même compte.

Fiche d'aide en ligne pour la solution de gestion des notes de frais  Cleemy Notes de frais.

Que faire en cas de "dépense non traîtée" ?

Dans ce cas-là, il suffit de relancer la synchronisation :