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Synchronisations bancaires

Cleemy peut importer quotidiennement les transactions bancaires des salariés dotés de cartes affaires ou de société. Cleemy crée ainsi automatiquement des dépenses que l'utilisateur n'a plus qu'à compléter, afin de les intégrer à sa note de frais.

Nous proposons ce service en partenariat avec la société Budget Insight, spécialisée en agrégation bancaire.

Ce service permet également d'intégrer les transactions des cartes carburant (Total GR).

 

Principes de fonctionnement du service d'agrégation bancaire

Le service établit des connexions sécurisées à des banques via des interfaces bancaires. Il faut pour cela que l’administrateur indique son identifiant bancaire (i.e. le login et le mot de passe à sa banque en ligne ou sa plate-forme d’administration de sa flotte de cartes) dans une interface sécurisée opérée par notre partenaire Budget Insight.

Une interface bancaire peut contenir de nombreux comptes ou cartes bancaires : Cleemy peut récupérer les transactions des uns et des autres. Nous utiliserons indifféremment ces termes dans la suite du document. L'administrateur choisit les cartes à partager avec Cleemy.

Chaque carte  bancaire est rattachée à un utilisateur. Les transactions sur cette carte sont converties en dépenses Cleemy lorsqu’elles sont récupérées via une connexion sécurisée, en général le lendemain de la transaction. Un même utilisateur peut parfaitement posséder plusieurs cartes synchronisées avec Cleemy.

Chaque compte peut être paramétré pour indiquer si les dépenses importées sont des dépenses à rembourser au salarié (imputées en comptabilité sur le compte de tiers du salarié) ou de type société (généralement imputées sur un compte de banque).

Quelques subtilités à connaître :

  • La synchronisation est quotidienne, mais l’horaire est variable pour des raisons de gestion de la charge des serveurs.
  • Si une synchronisation échoue, elle sera retentée plus tard : les dépenses ne sont pas perdues. Le système est conçu pour être très robuste sur ce point.
  • Si le compte n'est pas rattaché à un utilisateur lors d’une synchronisation, seules les dépenses du mois courant sont stockées et seront créées ultérieurement, lorsque le compte sera rattaché à un utilisateur.
  • Les dépenses commencent à être importées à compter du lendemain de l’activation de la connexion bancaire. Lors de la première synchronisation, toutes les transactions ayant eu lieu depuis le début du mois sont importées.
  • Cleemy peut tout à fait être synchronisé avec plusieurs banques (i.e. interfaces bancaires) si vos flottes de cartes n'ont pas été souscrites auprès du même fournisseur.
  • Dans un groupe, chaque société peut avoir ses propres interfaces bancaires dans une liste séparée. Toutefois, nous facturons simultanément la consommation du groupe.

Comment paramétrer le service ?

Avant de créer l'interface bancaire, pensez à établir la table de correspondance des natures, qui permettra à Cleemy d'affecter une nature de frais adaptés au type de transaction bancaire.

Afin de configurer des interfaces bancaires, il faut aller va dans la page “Configuration des imports de dépenses” de l'onglet "Paramétrage".

Une fois choisie l'entité légale pour laquelle vous voulez importer des comptes, cliquez sur le lien “Ajouter une interface bancaire”.

Cela vous redirige vers une page opérée par Budget Insight :

Choisissez-y votre banque et saisissez vos identifiants. Attention, recherchez le nom du service de cartes affaires que vous utilisez, pas celui de la banque émettrice. Par exemple, Sogécarte Net est le service de flotte de cartes à débit collaborateur proposé par la Société Générale.

Une fois vos identifiants validés, vous arriverez sur une page listant vos comptes et cartes. Cochez ceux que vous voulez partager avec Cleemy et validez.

Vous êtes alors redirigé vers Cleemy. Les comptes que vous venez de partager sont listés, il ne vous reste alors plus qu'à les rattacher à un utilisateur. Indiquez ensuite pour chaque compte s'il s'agit d'un compte société (i.e. les dépenses ne doivent pas être remboursées au salarié) ou collaborateur.

A compter du lendemain, les dépenses vont commencer à s'importer quotidiennement.

Vous pouvez visualiser l'activité de l'import en parcourant l'historique des cartes.

Il est possible d'ajouter ou de supprimer des comptes à une interface a posteriori, en utilisant le lien "Ajouter des comptes" ou les icônes "Corbeille".

 

La liste des banques disponibles s'étend continuellement. Contactez le support si votre banque n'est pas encore supportée par le service.

Les banques et services suivants sont disponibles dès aujourd'hui :

Service bancaire Comptes individuels Comptes société (*1)

Flotte de cartes affaires

Cartes essence ou péage

American Express Oui Non Non n/a
Banque Populaire Non Non Oui n/a
BforBank Oui Non Non n/a
BNP Paribas Oui Oui Non n/a
BNP Paribas Cartes Entreprises Non Non Oui n/a
Bred Oui (Bred et DispoBank) Oui Non n/a
Cadrol Non Non Oui n/a
Caisse d'Epargne Oui Oui Non n/a
Caisse d'Epargne Global Affaires Non Non Oui n/a
CIC Oui Oui Oui n/a
Cofiroute n/a n/a n/a Oui
Crédit Agricole Oui Oui Non n/a
Crédit du Nord Oui Oui Non n/a
Crédit Mutuel Oui Oui (*3) Non n/a
Hello Bank Oui Non Non n/a
LCL Oui Oui Oui n/a
Société Générale Oui Oui Non n/a
Société Marseillaise de Crédit Oui Oui Non n/a
Sogécarte Net Non Non Oui n/a
Tarneaud Oui Oui Non n/a
Total GR (*2) n/a n/a n/a Oui

 

(*1) compte société, avec une carte par compte.
(*2) Total GR nécessite la fonctionnalité d'export "données téléchargeables".
(*3) compte société, avec possibilité d'avoir plusieurs cartes sur un même compte.

 

Quels sont les critères requis pour ajouter un nouveau service bancaire à Cleemy ?

  • L'accès au service bancaire doit se faire à l'aide d'un couple identifiant / mot de passe sur un site internet. Un identifiant en lecture seule suffit. Attention à vérifier l'absence de double authentification avec un SMS envoyé à un numéro mobile.
  • Le service bancaire en ligne doit proposer une vue du détail des dépenses (montant / date / commentaire / fournisseur / commission).
  • Si les données de dépenses et/ou leur ventilation ne sont pas visibles sur le site, elles doivent être disponibles dans un fichier téléchargeable, au format CSV.
  • Le service bancaire en ligne doit visuellement ventiler les dépenses par carte (ou par compte, selon le type de synchronisation souhaitée). Par exemple le site peut afficher un tableau de toutes les dépenses du compte avec une colonne de numéro carte, ou un tableau par carte.
  • Si la vue des dépenses sur le site se fait par compte et que vous souhaitez ventiler les dépenses par carte, une étude de faisabilité doit être réalisée par l'équipe Budget Insight.
  • Les interfaces bancaires Cleemy sont destinées à la synchronisation des comptes ou cartes administrés par l'entité légale. Elles ne sont pas destinées aux comptes ou cartes privés des collaborateurs.

Pour tout nouveau module, une phase de développement et une phase de test sont nécessaires. Le délai moyen pour une mise en production est de deux mois.

Fiche d'aide en ligne pour la solution de gestion des notes de frais Cleemy.

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