Comment régulariser l'acquisition des droits de mes collaborateurs en fonction de certaines absences comme les absences maladies ?

Ce module permet d'appliquer des règles de régularisation des droits acquis sur les congés payés et le RTT en fonction d'absences non considérées comme du temps de travail effectif, comme la maladie par exemple. 

Le module de régularisation des droits permet de créer et d'enregistrer les règles pour les appliquer tous les mois ou à intervalles réguliers. Pour accéder à ce module, vous devez vous rendre dans Créditer/débiter> Régularisation> Régulariser

A ce jour, ces règles ne peuvent pas être déclenchées automatiquement. Vous devez donc les déclencher manuellement.

Cet article traite des points suivants : 

Comment visualiser la liste des règles enregistrées ?

La liste des règles s'affiche sur la page d'accueil du module. Vous pouvez ajouter une nouvelle règle grâce au bouton du même nom.

En cliquant sur le nom d'une règle, vous affichez les différents critères qui la composent et vous pouvez lancer le calcul de la régularisation.

Capture_fiche_draide_r_gul.PNG

 

Comment ajouter une règle de régularisation des droits ?

Pour enregistrer une règle, vous devez lui donner un nom puis renseigner les différents critères.

Vous allez devoir en amont créer une liste de comptes comprenant les natures d'absences donnant lieu à une régularisation (voir la fiche), afin de pouvoir la sélectionner dans le champ Les absences ayant un impact sur les droits acquis.

fiche_d_aide_r_gul_2.PNG

 

Comment modifier ou supprimer une règle ?

Il est possible de :

  • modifier tous les critères d'une règle
  • supprimer une règle

 

Comment calculer la régularisation ?

Avant de lancer le calcul d'une règle, vous pouvez uniquement modifier les dates définissant la période sur laquelle la régularisation est réalisée. Pour modifier un autre critère, vous devez "modifier la règle".

Pour lancer le calcul, cliquez sur Calculer. Un tableau affiche la liste des salariés avec le nombre de jours à créditer ou à débiter. Vous avez toujours la possibilité de modifier les valeurs calculées avant de valider.

 

Comment expliquer le calcul de la régularisation ?

En cliquant sur la ligne d'un salarié, vous pouvez afficher le détail expliquant : le nombre de jours d'absence, les droits acquis et les régularisations déjà réalisées.

regul_detail_fiche_d_aide.png

 

Comment créer sa propre règle de calcul ?

Vous pouvez écrire une règle spécifique à partir de certaines variables accessibles depuis la calculatrice. Pour plus d'informations, veuillez vous rendre au point 4. Autre règle.

 

Comment fonctionne les différents modes de calcul ?

1. Proratisation

Figgo calcule le taux de présence réel des salariés par rapport à leur nombre de jours ouvrés théorique, puis il diminue les droits acquis en proportion.

Si vous utilisez ce mode de calcul, vous devez veiller à :

  • Toujours faire coïncider le début de la période de référence des absences (champ du) avec le début de la période d'acquisition du compte à régulariser. Figgo pourra ainsi tenir compte des corrections et des retards au fil des régularisations successives.
  • Toujours faire coïncider la fin de la période de référence des absences (champ au) avec la fin d'un mois pour lequel les écritures mensuelles ont été passées. En effet, Figgo part des droits effectivement crédités pour calculer son prorata.

Les droits acquis calculés ne tiennent pas compte des écritures qui ont été passées via le module d'import des soldes, de régularisation des droits et d'opérations diverses.

 

2. Effet de seuil

Après un certain nombre de jours d'absence correspondant à une franchise, Figgo diminue les droits acquis de X pour chaque tranche de Y jours d'absence.

Si vous utilisez ce mode de calcul, vous devez veiller à :

  • Utiliser les filtres pour sélectionner une population acquérant effectivement des droits sur le compte à régulariser. Autrement, Figgo débitera des jours sur des compteurs présentant initialement un solde de 0.
  • Toujours faire coïncider le début de la période de référence des absences (champ du) avec le début de la période d'acquisition du compte à régulariser. Figgo pourra ainsi cumuler correctement les jours et tenir compte des corrections et des retards au fil des régularisations successives.

3. Calcul par semaine

Pour chaque semaine incomplète, Figgo diminue les droits acquis de X.

Si vous utilisez ce mode de calcul, vous devez veiller à :

  • Utiliser les filtres pour sélectionner une population acquérant effectivement des droits sur le compte à régulariser. Autrement, Figgo débitera des jours sur des compteurs présentant initialement un solde de 0.
  • Sélectionner une période de référence des absences correspondant à des semaines entières, d'un lundi à un dimanche, en repartant toujours du premier lundi de la période d'acquisition du compte à régulariser, de manière à ce que Figgo puisse tenir compte des corrections et des retards.

4. Autre règle

L'option "Autre règle" de ce module permet d'utiliser des variables pour calculer une règle de régularisation différente de : proratisation, effet de seuil ou calcul par semaine.

Les variables disponibles sont :

  • [A] (Droits acquis) : somme des droits acquis sur un compteur hors module Solde de tout compte, Régularisation, Opérations Diverses
  • [JO] (Nombre de jours ouvrés) : nombre de jours ouvrés par rapport au calendrier personnel de l'utilisateur c'est à dire en tenant compte des jours fériés, des jours de temps partiels, des modalités horaires, de la personnalisation de son planning
  • [JA] (Nombre de jours d'absence posés sur un jour ouvré) : nombre de jours d'absences posés sur des jours ouvrés sans prendre en compte les absences posées sur un jour défini comme non ouvré via les modalités horaires quand celles-ci n'ont pas d'impact sur le planning pour faire une demande
  • [JC] (nombre de jours calendaires) : nombre de jours dans la période définie par les dates du JJ/MM/AAAA au JJ/MM/AAAA
  • [JA_CAL] (nombre de jours d'absences sur un jour chômé) : nombre de jours d'absences posés sur un jour chômé, soit les absences calendaires
  • [NB_JA_OUVRE] : nombre de jours d'absences posés sur un jour ouvré sans tenir compte des modalités horaires de l'utilisateur
  • [Re] (régularisation déjà effectuée) : la somme des régularisations déjà effectuées sur le compte sur la période

On peut utiliser les opérateurs mathématiques suivants : - (pour la soustraction), * (pour la multiplication), / (pour la division), l'opérateur + ne fonctionne pas

Quelques exemples :

  • toute période de 28 jours calendaires donne droit à 2,08 jours : ([JC] - [NB_JA_OUVRE] - [JA_CAL]) / 28 * 2,08
  • 30' de RTT par jour travaillé : ([JO] - [JA_OUV]) * 0,5 / 7
  • proratisation des droits acquis : ([JO] - [JA_OUV])/[JO] * [A]
  • 48 semaines de travail effectif attribue la totalité des droits malgré des régularisations déjà effectuées : 

    if(([JO] - [JA]) >= 240){[A]} else{[A] - [Re]}

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