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Paramétrage des formats d'export comptable

Principes généraux de l'export

Cleemy gère les écritures comptables de différents journaux : les notes de frais elles-mêmes, les paiements et les avances. Ces écritures sont détaillées dans une fiche d'aide dédiée.

Toutes ces écritures peuvent être exportées selon des formats variés et complètement paramétrables : chaque logiciel comptable / ERP a son format et certains sont même complètement spécifiques au client (SAP en est le parfait exemple).

Lors de l'export des écritures, Cleemy va écrire successivement toutes les lignes de chaque écriture. Chaque ligne a un type bien défini : charge, TVA, contrepartie salarié, contrepartie société, paiement au salarié, etc.

Le paramétrage des formats d'export consiste donc à indiquer à Cleemy comment il doit représenter une ligne d'écriture comptable dans le fichier d'export, pour chacun des types de lignes d'écritures comptables.

En pratique, le format d’export décrit les différents types de ligne (en-têtes, crédit, charge, TVA) en explicitant les différents champs (i.e. colonnes du fichier d’export) et leur contenu (valeurs constantes, variables telles que des dates comptables ou combinaisons de ces différents éléments).

Les formats d’export comptables paramétrés dans Cleemy sont rattachés aux entités légales : si toutes les sociétés d’un groupe n’ont pas le même logiciel comptable, il est parfaitement possible de créer un format d’export spécifique pour chaque entité.

L'ensemble des paramétrages décrits ci-après est disponible dans l'onglet Paramétrage, section "Formats d'export".

 

Utiliser un modèle

La plupart des logiciels comptables ont des formats de fichiers d’écritures comptables bien spécifiques. Nous avons donc créé des modèles afin de simplifier leur paramétrage. Sur ces modèles, il convient d’ajuster certains champs : le code journal, les libellés et les numéros de référence des écritures sont souvent personnalisés selon les desiderata du client.

Lors de la création d’un nouveau format d’export, vous devez choisir le modèle de départ (qui peut être un canevas vierge). Si l’on doit exporter des écritures analytiques, il est possible de choisir l’axe analytique à utiliser à cette étape.

Paramétrer un format d'export

L’interface de paramétrage des exports comptables se présente comme un tableau.

Types de lignes

Les lignes correspondent aux types d’écritures (crédit, charge, TVA, en-têtes). Un certain nombre de règles s’y appliquent :

  • On peut créer autant de lignes d’en-tête que souhaité, elles seront toutes écrites au début du fichier.
  • On ne peut avoir qu’une seule ligne de crédit, placée avant ou après les lignes de charge ou de TVA, c’est-à-dire au début ou à la fin des écritures de la note de frais. Il est possible de ne pas mettre de ligne de type crédit (cas peu fréquent).
  • On peut avoir plusieurs lignes de charge. C’est typiquement le cas pour SAGE et CEGID dès lors qu’il y a des analytiques : sur ces logiciels, il faut une ligne pour la comptabilité générale et une ligne par plan analytique.
  • Il ne peut y avoir qu’une seule ligne de type TVA ou aucune (pour les exports où la TVA est indiquée sur les lignes de charge).
  • Il ne peut également y avoir qu'un modèle de ligne de paiement et un pour sa contrepartie dans un format d'export.
  • Pour les avances ponctuelles, on peut paramétrer des lignes d'imputation d'une note de frais sur avance, d'attribution d'avance au salarié et de contrepartie des avances (i.e. sur compte de caisse / banque). Il en va de même pour les avances permanentes (mais pour lesquelles il n'y a jamais d'imputation sur avance).

Il suffit de cliquer sur la première colonne afin d’afficher une barre d’outils permettant de créer, supprimer ou réordonner des lignes.

Champs à exporter

Les colonnes correspondent aux différents champs du format d’export. Suivant le logiciel comptable, les champs du fichier d’écritures pourront avoir différentes séparateurs : point-virgules, virgules, tabulations, etc. Il est également possible d’avoir des champs de longueur fixe (i.e. pas de séparateur).

L’interface permet de créer de nouvelles colonnes, d’en supprimer ou de les réordonner. Il suffit de cliquer sur un en-tête de colonne afin d’afficher la barre d’outils permettant ces opérations.

Paramétrer le contenu d'un champ

En cliquant sur une case du tableau, une fenêtre apparaît afin de paramétrer le contenu que Cleemy devra exporter pour ce champ. Ce contenu est composé d’éléments, pouvant être des constantes (i.e. un texte qui sera écrit tel quel dans le fichier d’export) ou des variables (ex : la date comptable d’une écriture est une variable).

Il est possible de mettre plusieurs éléments dans un champ, auquel cas Cleemy les écrira bout à bout (sans espaces intermédiaires).

Afin d’ajouter un élément, il suffit de cliquer dans la case « Contenu du champ » pour faire apparaître la liste des éléments disponible. Les éléments dépendent du type de ligne : il n’est pas exemple pas possible d’indiquer des informations spécifiques à une dépense sur une ligne de type crédit, tels que les comptes de charge. La liste peut être filtrée en tapant quelques caractères dans le champ.

Pour supprimer un élément, il suffit de cliquer sur la croix à gauche du nom de l’élément.

Certains éléments disposent d’options, affichées au-dessous du contenu du champ. Typiquement, il est possible de changer le format d’affichage des dates ou de définir le nombre de décimales d’un montant.

Formater un champ

Lors de l’export, une fois que Cleemy a construit le contenu d’un champ, il est possible d’appliquer des transformations à cette chaîne de caractères :

  • Enlever un nombre précis de caractères à gauche et à droite. C’est parfois utilisé pour retravailler des identifiants tels que les matricules.
  • Limiter la longueur d’un champ à un nombre de caractères donné, en enlevant ce qui dépasse la longueur autorisée à gauche ou à droite de la chaîne de caractères.
  • Compléter le champ avec un caractère spécifique pour qu’il atteigne une longueur donnée.

Il suffit de cocher les traitements désirés et de compléter les cases. Si plusieurs traitements sont paramétrés, ils seront exécutés dans l’ordre (raboter des caractères, puis tronquer ce qui dépasse et finalement compléter).

Ces options de formatage sont généralement utilisées pour les fichiers à longueur fixe tels que les formats natifs de SAGE et de CEGID.

Paramètres généraux du fichier

Il existe un certain nombre de paramètres généraux pour le fichier, accessibles par le bouton du même nom.

  • Le nom du fichier et son extension sont personnalisables.
  • On peut dire à Cleemy de ne pas écrire les lignes de crédit, charge et TVA dont le montant est nul (pratique pour ne pas polluer le fichier avec des natures purement déclaratives).
  • Il est possible de dire à Cleemy d'insérer un saut de ligne en fin de fichier - certains logiciels comptables requièrent cela.
  • Les exports Cleemy sont très exhaustifs et créent au moins autant de ligne qu’il y a de dépenses dans une note de frais. L’option de regroupement permet de regrouper au sein d’une même écriture les dépenses qui ont le même compte de charge et les mêmes analytiques.
  • De nombreux champs sont multilingues : on peut définir quelle langue l’export doit utiliser.
  • On peut définir le séparateur de champ dans le fichier de sortie et le séparateur de décimales
  • Le fichier peut être encodé en ANSI ou en UTF8 : si le client vous informe que les écritures importées comportent des caractères cabalistiques, il suffit de changer ce paramètre.

 

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