Organiser les établissements et les unités légales

Avant de commencer

Par défaut, vous n'avez pas accès à la création de nouveaux établissements et / ou unités légales. Rapprochez-vous de nos équipes Support si vous souhaitez ajouter un niveau supplémentaire à votre organisation actuelle.

Cette fiche d'aide, vous détaille les questions à se poser, et les informations à partager avec le Support Lucca.

Qu'est ce qu'une unité légale et un établissement ?

L'unité légale est une entité juridique (personne morale ou physique) de droit public ou privé.

Cette entité juridique peut être :

une personne morale, dont l'existence est reconnue par la loi indépendamment des personnes ou des institutions qui la possèdent ou qui en sont membres ;
une personne physique, qui, en tant qu'indépendant, peut exercer une activité économique.

En France, l’unité légale est l'unité principale enregistrée dans SIRENE, et est donc identifiée par le numéro SIREN.

L'établissement est une unité de production géographiquement individualisée, qui dépend juridiquement de l’unité légale.

En France, tout établissement reçoit un numéro SIRET, y compris pour une unité légale qui exploite un établissement unique.

Une unité légale doit au moins déclarer un établissement (qui sera son siège social). Un établissement ne peut-être rattaché qu'à une seule unité légale. L'établissement, sera localisé dans le pays de l'unité légale.

L'impact d'un changement d'organisation

L'unité légale et les établissements constituent le premier socle de paramétrage de votre environnement.

Ils doivent refléter votre organisation en paie (dossier de paie) pour faciliter, par la suite, vos processus administratifs.

Plus concrètement, l'établissement que vous souhaitez créer aura un impact sur chaque application Lucca, notamment, dans la génération et l'administration des exports.

Les établissements sont aussi utilisés comme filtre pour isoler une population lors de la création de rapports, l'attribution des jours de congés, ou encore la distribution de bulletins de paie.

La création d'établissement ou d'unité légale

La création d'un nouvel établissement ou d'une unité légale n'est pas une action anodine. Votre demande doit répondre aux besoins suivants :

Représenter la réalité : existence d'une société distincte au sein du groupe ;
(ou) Représenter une population aux règles de gestion largement différentes et / ou gérée par un administrateur distinct.

Si vous êtes sûr d'avoir besoin de créer un nouvel établissement (ou unité légale) et que vous n'avez pas les droits pour le faire vous même (cf : Exception : créer son établissement ou son entité légale, soit même), il vous faudra faire une demande au support avec les informations suivantes :

- - le nom de l'établissement
  - son code (automatiquement généré lors de la définition du nom, mais modifiable ; il sert avant tout de clé d'identification pour les différents imports / exports de données, les exports comptables et paie par exemple)
  - son unité légale de rattachement (et le pays de cette unité légale)
  - pour la France uniquement: le n° SIRET et le code NAF de l'établissement
  - facultatif: calendrier de jours fériés de l'établissement

Une fois l'établissement créer, vous devrez suivre différentes étapes de paramétrage suivant vos applications : Etape par application : Ajouter un nouvel établissement dans mes solutions Lucca

Exception : créer son établissement ou son entité légale, soit même

1. Création de l'établissement

Commencer par vous rendre dans la page d'administration des "Unités légales et établissements".
Pour ce faire, rendez-vous dans la roue crantée puis dans "Organisation".
Vous pourrez ensuite créer directement l'établissement (point numéro 1) ou bien créer une unité légale (point numéro 2).

Vous pourrez ensuite remplir les informations relatives à votre établissement et dans le cas du passage par une unité légale, vous devrez avoir finalisé la première étape de création avant d'accéder au formulaire sur l'établissement.

Création.png

2. Rattachement du contrat

Il vous faudra ensuite rattacher ce contrat à l'établissement nouvellement créé. L'outil vous le demandera automatiquement.

Prenez bien le soin de le rattacher au bon contrat en cochant les applications que vous souhaitez utiliser.

Après cette étape, un message de confirmation apparaîtra.

3. Paramétrage de vos applications Lucca.