Avant de commencer
L'administrateur de votre espace Lucca a déjà accès au module permettant la création de nouveaux établissements et/ou unités légales.
Après avoir créé l'établissement, suivez les étapes de rattachement au paramétrage existant des solutions (réglementaires, exports...) avec la procédure : Etape par application : Ajouter un nouvel établissement dans mes solutions Lucca
Si cet ajout d'établissement ou unité légale nécessite l'ajout d'une nouvelle convention collective, nouvelles règles de gestion, nouveau plan comptable, paramétrage d'export ou tout changement impactant dans le paramétrage, rapprochez-vous de votre commercial. L'équipe Support Lucca pourra vous rediriger si besoin.
Qu'est ce qu'une unité légale et un établissement ?
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L'unité légale est une entité juridique (personne morale ou physique) de droit public ou privé. Cette entité juridique peut être :
- une personne morale, dont l'existence est reconnue par la loi indépendamment des personnes ou des institutions qui la possèdent ou qui en sont membres ;
- une personne physique, qui, en tant qu'indépendant, peut exercer une activité économique.
En France, l’unité légale est l'unité principale enregistrée dans SIRENE, et est donc identifiée par le numéro SIREN.
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L'établissement est une unité de production géographiquement individualisée, qui dépend juridiquement de l’unité légale.
En France, tout établissement reçoit un numéro SIRET, y compris pour une unité légale qui exploite un établissement unique.
Une unité légale doit au moins déclarer un établissement (qui sera son siège social). Un établissement ne peut-être rattaché qu'à une seule unité légale. L'établissement, sera localisé dans le pays de l'unité légale.
L'impact d'un changement d'organisation
L'unité légale et les établissements constituent le premier socle de paramétrage de votre environnement.
Ils doivent refléter votre organisation en paie (dossier de paie) pour faciliter, par la suite, vos processus administratifs.
Plus concrètement, l'établissement que vous souhaitez créer aura un impact sur chaque application Lucca, notamment, dans la génération et l'administration des exports.
Les établissements sont aussi utilisés comme filtre pour isoler une population lors de la création de rapports, l'attribution des jours de congés, ou encore la distribution de bulletins de paie.
La création d'établissement ou d'unité légale
0. Avant de commencer
La création d'un nouvel établissement ou d'une unité légale n'est pas une action anodine. Votre demande doit répondre aux besoins suivants :
- Représenter la réalité : existence d'une société distincte au sein du groupe ;
- (ou) Représenter une population aux règles de gestion largement différentes et / ou gérée par un administrateur distinct.
Si vous êtes sûr d'avoir besoin de créer un nouvel établissement (ou unité légale) dirigez-vous dans le module Organisation > Unités légales et établissements depuis la roue crantée. Vous devrez compléter les informations suivantes :
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- le nom de l'établissement
- son code (automatiquement généré lors de la définition du nom, mais modifiable ; il sert avant tout de clé d'identification pour les différents imports / exports de données, les exports comptables et paie par exemple)
- son unité légale de rattachement (et le pays de cette unité légale)
- pour la France uniquement: le n° SIRET et le code NAF de l'établissement
- facultatif: calendrier de jours fériés de l'établissement
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Une fois l'établissement créé, suivez les différentes étapes de paramétrage selon l'application : Etape par application : Ajouter un nouvel établissement dans mes solutions Lucca
Si vous êtes bloqué à une de ces étapes, contactez notre support Lucca.
1. Création de l'établissement
Rendez-vous dans la roue crantée, puis dans Organisation > Unités légales et établissements.
Créez directement l'établissement dans l'unité légale concernée (point numéro 1) ou bien créez une nouvelle unité légale (point numéro 2).
Ensuite, remplissez les informations relatives à votre établissement.
2. Rattachement du contrat
Sur l'étape suivante, on vous propose de rattacher à cet établissement tous vos contrats d'abonnement aux solutions Lucca. Ce rattachement permet aux collaborateurs de cet établissement d'accéder aux différentes solutions.
Après cette étape, un message de confirmation apparaîtra.
3. Paramétrage de vos applications Lucca.
Une fois l'établissement créé, il faut le rattacher à la configuration de chaque application.
Suivez les différentes étapes pour chaque application : Etape par application : Ajouter un nouvel établissement dans mes solutions Lucca
Rattachement d'un nouveau contrat à un établissement
Dans le cas du rattachement d'un contrat à un établissement existant, la manipulation est similaire. Il faut d'abord ouvrir l'outil de rattachement de contrat pour l'établissement souhaité.
Ensuite, modifiez les contrats en conséquence.N'oubliez pas de suivre les différentes étapes de paramétrage pour rattacher l'établissement à la configuration de vos applications : Etape par application : Ajouter un nouvel établissement dans mes solutions Lucca