Créer une entité légale

Avant de commencer

Dans le cadre de l'activité de votre entreprise, vous pouvez être amené à ajouter de nouvelles entités juridiques pour refléter au mieux votre organisation et y rattacher certains salariés.

Ces structures étaient jusqu'à présent représentées chez Lucca par les Entités Légales, mais celles-ci évoluent à partir de 2020 et nous vous proposons désormais de représenter votre organisation grâce aux Unités Légales et aux Etablissements. Vous rattacherez les salariés aux Etablissements. Plus d'informations sur cette évolution et la migration de l'automne 2020 ici.

Si vous avez la possibilité de créer les Unités Légales, seuls Lucca et les partenaires Lucca ont la permission de création des Etablissements, pour des raisons de rattachement contractuel. Nous vous détaillons ci-dessous les questions à se poser, et les informations à transmettre à votre support, Lucca ou partenaire, selon les process habituels, si vous souhaitez créer de nouveaux établissements. 

Définition d'une unité légale et d'un établissement

L'unité légale est une entité juridique (personne morale ou physique) de droit public ou privé. 

Cette entité juridique peut être :

  • une personne morale, dont l'existence est reconnue par la loi indépendamment des personnes ou des institutions qui la possèdent ou qui en sont membres ;
  • une personne physique, qui, en tant qu'indépendant, peut exercer une activité économique.

En France, l’unité légale est l'unité principale enregistrée dans SIRENE, et est donc identifiée par le numéro SIREN.

L'établissement est une unité de production géographiquement individualisée, qui dépend juridiquement de l’unité légale.
En France, tout établissement reçoit un numéro SIRET, y compris pour une unité légale qui exploite un établissement unique.

Une unité légale doit donc obligatoirement déclarer un établissement (qui sera son siège social), qui sera localisé dans le pays de l'unité.
Un établissement ne peut pas être rattaché à plusieurs unités légales, y compris si ces dernières exercent dans un même lieu.

Sur Lucca, l'unité légale constitue le premier socle de paramétrage, auquel seront rattachés les établissements.

De ces structures découleront un ensemble de règles spécifiques sur chacun des logiciels Lucca, les règles de gestion pouvant différer d'une unité légale à une autre, ou d'un établissement à l'autre.
Par exemple :

Aujourd'hui les établissements sur Lucca sont également des critères de filtre pour isoler une certaine catégorie de population lors de la création de rapports, l'attribution des jours de congés, la distribution des fiches de paie etc.

La création de nouvelle LU ou Etablissement n'est donc absolument pas une opération anodine, dans la mesure où ils sont au cœur du fonctionnement des applications. Ils doivent répondre aux besoins suivants:

  • Représenter la réalité : existence d'une société distincte au sein du groupe ;
  • (ou) Représenter une population aux règles de gestion largement différentes et / ou gérée par un administrateur distinct.
Par ailleurs, selon les logiciels auxquels l'entreprise a accès, plusieurs paramétrages seront nécessaires pour que les collaborateurs de la nouvelle société puissent utiliser les solutions Lucca. Il est indispensable de contacter votre support client afin de fournir les informations ci-après pour réaliser le rattachement des établissements aux contrats, et indiquer si un paramétrage de règles spécifiques est requis pour la nouvelle entité.

Quelles informations envoyer au support pour créer un nouvel établissement ?

Unité légale

Vous avez peut-être la possibilité de créer des unités légales sur votre instance Lucca.
Une unité légale est définie par un nom, un code, un pays ainsi que par son numéro SIREN et son code NAF pour la France uniquement. 

 

Si vous avez les droits pour créer une unité légale vous y avez accès via la roue crantée disponible en haut à droite de votre interface, Organisation, Unités légales et établissementsmceclip0.png

 

Vous pouvez alors modifier et / ou créer une unité légale : mceclip1.png

 

Etablissement

Lucca se base sur les établissements pour gérer la facturation, c'est pourquoi leur création n'est pas laissée aux administrateurs classiques.
Si vous avez besoin de créer un nouvel établissement, merci de faire une demande à votre support client selon votre process habituel, en pensant bien à indiquer :

  • le nom de l'établissement
  • son code (automatiquement généré lors de la définition du nom, mais modifiable ; il sert avant tout de clé d'identification pour les différents imports / exports de données, les exports comptables et paie par exemple)
  • son unité légale de rattachement (et le pays de cette unité légale)
  • pour la France uniquement: le n° SIRET et le code NAF de l'établissement
  • facultatif: calendrier de jours fériés de l'établissement

Pensez également à préciser à votre support client si la création du nouvel établissement nécessite des paramétrages spécifiques pour une bonne utilisation des logiciels.
Une prestation de la part d'un consultant pourra vous être proposée. Au besoin, nous pourrons également vous proposer une formation du nouvel administrateur.

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