Créer une entité légale

Avant de commencer

Cet article traite des sujets suivants : 

Définition d'une entité légale

D'après l'INSEE, une entité légale est une entité juridique de droit public ou privé. Cette entité juridique peut être :

  • une personne morale, dont l'existence est reconnue par la loi indépendamment des personnes ou des institutions qui la possèdent ou qui en sont membres ;
  • une personne physique, qui, en tant qu'indépendant, peut exercer une activité économique.

Elle est obligatoirement déclarée aux administrations compétentes (Greffes des tribunaux, Sécurité sociale, DGI,...) pour exister. L'existence d'une telle unité dépend du choix des propriétaires ou de ses créateurs (pour des raisons organisationnelles, juridiques ou fiscales). (Cf source insee)

Sur Lucca, l'entité légale constitue le premier socle de paramétrage. C'est de cette entité que découleront un ensemble de règles spécifiques sur chacun des logiciels Lucca. Par exemple :

L'entité légale sur Lucca sera également un critère de filtre pour isoler une certaine catégorie de population lors de la création de rapports, l'attribution des jours de congés, la distribution des fiches de paie etc.

Créer une entité légale

Cliquez sur la roue crantée, disponible en haut à droite de la page d'accueil, puis sur l'onglet "entité légale" :

Si la ligne "entité légale" n'apparaît pas ? Rendez-vous sur la paragraphe suivant : Vous n'avez pas accès à la gestion des entités légales ?

Sinon accédez la gestion des entités, puis cliquez sur le bouton "Ajouter une entité légale". Une nouvelle ligne vierge apparaître alors, il vous suffira de la compléter avant d'enregistrer. Attention à ne pas vous tromper de pays, cela n'est pas modifiable par la suite !

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Nous vous rappelons que ce n'est absolument pas une opération anodine, dans la mesure où les entités légales sont au cœur du fonctionnement des applications. Cette création doit répondre aux besoins suivants :

  • Représenter la réalité : existence d'une société distincte au sein du groupe ;
  • (ou) Représenter une population aux règles de gestion largement différentes et / ou gérée par un administrateur distinct.

Par ailleurs, selon les logiciels auxquels l'entreprise a accès, plusieurs paramétrages seront nécessaires pour que les collaborateurs de la nouvelle société puissent utiliser les solutions Lucca.

Vous n'avez pas accès à la gestion des entités légales ?

Lucca se base sur les entités légales pour gérer la facturation, c'est pourquoi la gestion des entités légales n'est pas laissée aux administrateurs classiques. Si vous avez besoin de créer une nouvelle entité légale, merci de faire une demande au support via le formulaire envoyer une demande en pensant bien à indiquer :

  • le nom de la société 
  • son pays d'enregistrement. Une fois l'entité légale créée, cette donnée pourra plus, en aucun cas, être modifiée
  • et éventuellement son code qui est automatiquement généré lors de la définition du nom, mais reste librement modifiable. Il sert avant tout de clé d'identification pour les différents imports / exports de données, les exports comptables et paie par exemple

Attention, pour une bonne utilisation des logiciels, la création d'une entité légale peut être source de paramétrages spécifiques qui demandera un suivi de la part d'un consultant Lucca dans le cadre d'un projet. Dans ce cas-là, il vous sera proposé un devis par le service support (ou commercial). Au besoin, nous pourrons également vous proposer une formation au nouvel administrateur.

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