Comment administrer vos entités légales ?

Une entité légale, au-delà de représenter une société clairement identifiée, a une fonction essentielle dans le paramétrage des différentes applications de l'écosystème Lucca : elle constitue en effet la brique première de paramétrage.

La majorité des paramètres peuvent être rattachés spécifiquement à une seule ou un ensemble d'entités légales, ce qui offre la possibilité de parfaitement isoler, si nécessaire, les règles de gestion des différentes sociétés.

Le paramétrage d'une entité légale se fait depuis la roue de paramétrage à droite de Collaborateurs puis dans Entité légale.

NB : Si vous n'avez pas accès au paramétrage des entités légales, vous pouvez envoyer un mail à support@lucca.fr.

Cet article traite des sujets suivants : 

Comment est définie une entité légale ?

Une entité légale est définie par :

  • un nom : champ de type texte qui correspond bien entendu au nom de l'entité légale

  • un code : champ de type texte. Il est automatiquement généré à la volée lors de la définition du nom, mais reste librement modifiable. Il sert avant tout de donnée d'interface (clé d'identification) pour les différents imports / exports de données.

  • un pays : liste de valeurs présentées en un menu déroulant. Une fois l'entité légale créée, ce rattachement à un pays ne pourra plus, en aucun cas, être modifié.

Comment ajouter une entité légale ?

La création d'une nouvelle entité légale n'est absolument pas une opération anodine, dans la mesure où les entités légales sont au coeur du fonctionnement des applications.

La création d'une nouvelle entité légale doit avant tout répondre aux besoins suivants : 

  • Représenter la réalité : existence d'une société distincte au sein du groupe
  • (ou) Représenter une population aux règles de gestion largement différentes et / ou gérée par un administrateur distinct.

Pour créer une entité légale, cliquez simplement sur le bouton "Ajouter une entité légale" ; opération qui ajoutera une nouvelle ligne vierge au bas du tableau des entités légales. 

Une fois les différentes propriétés de l'entité légale définies, cliquez sur Enregistrer et l'entité légale sera créée.

Comment désactiver ou archiver une entité légale ?

Il est possible de désactiver, c'est-à-dire d'archiver, définitivement une entité légale. Cette opération est irréversible et ne peut être menée qu'à une seule condition : aucun utilisateur actif ne se trouve en son sein.

Ainsi, il vous faudra d'abord migrer tous les salariés de ladite entité légale vers une nouvelle entité. Puis une fois la première vidée de tous ses salariés, le lien "Désactiver" apparaîtra sur la ligne de l'entité légale quand vous aurez cliqué sur l'icone modifier.

 

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