Traiter les "actions à réaliser"

Avant de commencer

Le module d'actions à réaliser vous permet, en tant qu'administrateur, d'être alerté sur des actions nécessaires de votre part pour gérer les absences de vos collaborateurs dans Timmi Absences.

Les actions à réaliser sont disponibles dans l'onglet Actions à réaliser. Voici les différents types d'actions à réaliser :

Crédit des collaborateurs arrivés en cours d'année

Vous trouverez ici des utilisateurs uniquement si vous avez un crédit annuel des compteurs récurrents (ex: RTT ou Congés Payés).

Cette tâche s'affiche uniquement si vous avez un compte dont l'acquisition du droit se fait en une seule fois au début de la période. Par exemple, si les 10 jours de RTT annuels sont crédités dès le 1er janvier.

Les collaborateurs arrivés après le crédit des droits sont affichés. Le nombre de jours à leur créditer est calculé par Timmi Absences en fonction du nombre de jours de présence dans les 12 mois suivant la date d'acquisition.

Débiter des collaborateurs partant en cours d'année

Comme pour le crédit des collaborateurs arrivés en cours d'année, vous ne trouverez ici des utilisateurs que si vos comptes récurrents sont paramétrés pour que vos collaborateurs reçoivent leurs soldes annuels intégralement en début de période.  

En cas de départ d'un collaborateur en cours d'année, s'il avait donc été crédité de tous les jours en début de période, il apparaît dans la liste avec une proposition de régularisation à la baisse.

Pour que ces informations s'affichent, vous devez avoir dans votre rôle la permission de créditer un compte d'absence. Pour savoir comment modifier vos droits d'accès, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

Dans certains cas une action manuelle est nécessaire, sinon Timmi Absences se chargera seul de créditer les collaborateurs.

Quand les crédits automatiques tournent en fin de mois (à cause d'autres congés crédités mensuellement par exemple), le crédit automatique fera tout seul le travail. Aucune action manuelle n'est nécessaire, vos collaborateurs arrivés en cours de période seront crédités automatiquement en fin de mois du montant affiché dans Action à réaliser.

En revanche, si vos crédits automatiques d'acquisition ont déjà été effectués (début de mois), une action manuelle est nécessaire. Dans Actions à réaliser, vous pouvez modifier le montant du crédit et cliquer sur "Créditer". 

Justificatifs à collecter

Cela correspond à toutes les absences qui nécessitent un justificatif (ex: Mariage, Naissance, Obsèques...).
Ces absences apparaissent dans votre tableau de bord dès que la date de l'absence est antérieure ou égale à aujourd'hui.

Dès qu’un utilisateur vous fournit un justificatif, il vous suffit de passer votre souris sur son nom et de cliquer sur « Solder ce compte ».
Le compte de l’utilisateur est alors automatiquement recrédité et la ligne disparaît de son tableau des compteurs.

Vous pouvez de même joindre le justificatif à la demande via le lien du même nom.

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Les absences remontées dans cette section sont celles qui apparaissent dans le menu déroulant lors de la pose d'une absence. Pour modifier ce paramétrage, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet (Questions fréquentes 1)

Pour que cette information s'affiche, vous devez avoir dans votre rôle la permission de créditer un compte d'absence. Pour savoir comment modifier vos droits d'accès, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

Les absences dont le motif doit être précisé

Il s’agit des absences de type « Absence à justifier » que vous avez saisi, en tant qu’administrateur, via le module « Gestion du planning ».

Dès que l’utilisateur vous fournit le motif de son absence, vous devez mettre à jour son planning.
Lorsque vous passez votre souris sur l'absence en question, Timmi Absences vous propose de « Préciser le motif ».

En cliquant sur le lien, vous êtes automatiquement redirigé vers le module  « Gestion du planning » sur le planning du salarié concerné. Vous pouvez alors saisir l'absence en sélectionnant le vrai motif d'absence (ex : une absence maladie).

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NB : pour que cette information s'affiche, vous devez avoir dans votre rôle la permission d'imposer une absence. Pour savoir comment modifier vos droits d'accès, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

Solde débiteur en anomalie

Il s’agit des comptes ayant un solde débiteur alors que ce n’est pas autorisé dans Timmi Absences.
Il existe deux cas pour lesquelles les soldes débiteurs ne sont pas autorisés :

  • Si dans le paramétrage du compte (Paramétrage > Comptes), la permission pour ce compte "Autoriser le découvert (solde débiteur)" est : "Non".
  • Si la période d'acquisition de ce compte est terminée. 

Dans la majorité des cas, un solde débiteur en anomalie s’explique par une action réalisée par l’administrateur via le module « Gestion du planning ». En effet, les permissions de l'administrateur lui permettent de passer outre les blocages liés au paramétrage du compte.

En passant la souris sur le compte, Timmi Absences vous propose de « Voir le détail du compte » afin de retrouver l’origine de cette erreur.

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Pour que cette information s'affiche, vous devez avoir dans votre rôle la permission de créditer un compte d'absence. Pour savoir comment modifier vos droits d'accès, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

Les demandes dans le passé en attente d'approbation

Cette section affiche toutes les demandes en attente d'approbation dont la date de début est antérieure à la date du jour. Vous pouvez relancer le manager par mail.

Pour que cette information s'affiche, vous devez avoir dans votre rôle la permission valider les demandes à la place de. Pour savoir comment modifier vos droits d'accès, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

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