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Comment synchroniser un annuaire externe avec Lucca

Si vous utilisez un autre référentiel que Lucca pour gérer vos utilisateurs, par exemple un logiciel de paie, vous pouvez répercuter facilement toutes les modifications que vous faites dans ce logiciel vers Lucca.

 

Pré-requis

Pour que la synchronisation fonctionne bien, vous devez vérifier quelques points :

- avoir une donnée unique commune entre votre logiciel et Lucca. Cette donnée permet d'identifier de façon unique un utilisateur. Elle doit être présente à la fois dans Lucca et dans votre logiciel. Il s'agit la plupart du temps du matricule paie, du login Lucca ou de l'adresse email. Si vous avez plusieurs entités légales avec des matricules identiques, vous pouvez utiliser la donnée composée matricule+entité légale.

- avoir dans votre logiciel les informations minimales requises pour créer un utilisateur dans Lucca, à savoir : nom, prénom, mail, date de début de contrat. Toutes les autres données sont soit facultatives dans Lucca, soit possèdent des valeurs par défaut que Lucca affectera alors automatiquement au moment de la création des utilisateurs.

- être capable de générer chaque jour un fichier au format CSV contenant l'ensemble des utilisateurs présents dans votre logiciel.

- savoir envoyer un fichier vers un serveur FTP via le protocole du même nom.

 

Fonctionnement

Lucca possède un module d'import, que vous pouvez utiliser ponctuellement aussi bien qu'en automatique via la synchronisation. Ce module accepte les fichiers au format CSV (un format dérivé d'Excel). Chaque ligne correspond à un utilisateur, chaque colonne a une donnée. La première ligne correspond aux noms des données.

Voici un exemple de modèle orienté Figgo : modèle Figgo.

Vous devez donc être capable de générer un tel fichier quotidiennement, et qui contienne l'ensemble des utilisateurs.

Une fois le fichier généré, vous devez le déposer sur le serveur FTP que nous mettons à votre disposition. Ce serveur FTP est propre à chaque client.

Une fois l'import automatique activé au niveau de Lucca, il ne vous reste qu'à renseigner les informations sur le serveur FTP, et à laisser un délai raisonnable entre le moment où votre logiciel génère le fichier CSV et le moment où ce fichier est traité par Lucca.

Par ex vous générez le fichier à 23h et vous paramétré un import automatique à 23h30 dans Lucca.

 

Mise en oeuvre

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour activer la synchronisation entre votre logiciel de paie et Lucca.

Choisissez une heure à laquelle votre logiciel de paie va générer le fichier.

Rendez-vous dans Lucca, module Admin > Import > Import Utilisateurs, pour "Planifier l'import automatique". Vous devez alors renseigner les informations relatives au serveur FTP, puis choisir une heure de déclenchement de l'import.

Contactez-nous pour obtenir un serveur FTP.

Vous devez également notifier un utilisateur de la société. Et vous avez la possibilité de renseigner une ou plusieurs adresses email supplémentaires, par ex pour vous envoyer également les rapports d'import.

import-ftp.png

Une fois l'import automatique activé, il vous suffit d'activer, dans votre logiciel, la génération du fichier CSV.

 

Remarque : Pour vous assurer du bon format du fichier, nous vous conseillons de générer une première fois le fichier, puis d'essayer de l'importer manuellement dans le module Lucca. L'étape du test vous permettra d'avoir un retour sur la cohérence de votre fichier sans pour autant l'importer.

 

 

Description des données

legalEntity : correspond au code de la société de l'utilisateur

matricule : matricule paie de l'utilisateur

lastName  / firstName : nom / prénom de l'utilisateur

mail : adresse email

dtContractStart : date de début du contrat de l'utilisateur

dtContractEnd : date de fin de contrat, permet d'indiquer à Lucca qu'un utilisateur a quitté la société. Dans Lucca on ne peut pas supprimer un utilisateur.

dtBirth : date de naissance, facultative, laisser vide si besoin

department : code du département de l'utilisateur, utile pour afficher le planning collectif sous forme d'organigramme

profile_figgo : représente les droits à congés des utilisateurs, en général on y trouve "Temps plein", "Temps partiel", ...

csp : catégorie socio-professionnelle, permet de définir des règles à congés d'ancienneté différentes selon la valeur : "Cadre", "Non cadre", "ETAM", ...

manager : identifiant du manager, celui qui valide les demandes de congés de l'utilisateur. Vous pouvez l'identifier via son matricule, son email, ...

 

Remarque : le module d'import permet de définir des correspondances entre la codification des départements, des csp ou des profils entre votre logiciel et Lucca.

Ci-dessous, on indique que la dénomination "Cadre France" et "Cadre UK" dans votre logiciel revient à l'unique catégorie "Cadre" dans Lucca.

import-correspondances.png

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