Dématérialisation des justificatifs de frais

Cleemy permet à vos salariés d'ajouter simplement des justificatifs numérisés à leur dépenses. Le principal intérêt de cette fonctionnalité est de vous épargner l'acheminement et la manipulation de myriades de reçus papier au sein du service comptabilité : le rapprochement des frais et de leurs justificatifs est un jeu d'enfant.

Il existe trois manières d'intégrer un justificatif à une dépense :

  • En prenant une photo depuis son smartphone grâce à l'application mobile Cleemy
  • En important le justificatif depuis son ordinateur depuis le formulaire de saisie de dépense
  • En envoyant le justificatif par mail

Les justificatifs intégrés à une dépense sont consultables tout au long du processus, une prévisualisation en est même disponible lorsqu'on ouvre la dépense. La molette de la souris permet de zoomer sur une partie de l'image.

Original_PDF.png

Importer des justificatifs par mail

Chaque utilisateur peut envoyer des justificatifs par mail à l'adresse cleemy@ilucca.net. Les justificatifs doivent être mis en pièce jointe au mail, qui peut être expédié depuis l'adresse professionnelle du salarié (i.e. celle sur laquelle il reçoit les notifications de Cleemy.

Il existe par ailleurs un champ pour renseigner l'adresse mail personnelle du salarié dans sa fiche utilisateur. Cette adresse peut elle aussi être utilisée pour envoyer un justificatif à Cleemy.

Tous les justificatifs envoyés à Cleemy par un salarié apparaissent dans l'onglet "Dépenses", dans la section justificatifs :

Mosaique_justificatifs.PNG

Le salarié peut alors les rattacher à une dépense existante ou créer une dépense à partir du justificatif.

Gestion des PDF et des autres types de fichiers

De nombreux justificatifs sont au format PDF, notamment les billets d'avion ou de train. Cleemy convertit ces justificatifs en image lorsque la dépense à laquelle ils sont rattachés est enregistrée. Cela permet de disposer d'une prévisualisation du justificatif tout au long du processus de gestion des frais.

Cleemy permet de rattacher d'autres formats de fichiers que les images et les PDF, tels que des documents Word ou des fichiers texte, mais ceux-ci ne peuvent pas être prévisualisés : il faut les télécharger pour les ouvrir.

Récupérer les justificatifs

Il est possible de télécharger le justificatif original d'une dépense grâce au lien sous le formulaire de la dépense.

Vous pouvez également de télécharger l'ensemble des justificatifs d'une note de frais avec l'icône située en haut à droite de l'en-tête de la note de frais :

Download_des_justifs_d_une_NDF.PNG

De même, vous pouvez télécharger tous les justificatifs d'un ensemble de notes de frais sélectionnées sur les onglets de contrôle, de paiement ou de comptabilisation. Tous les justificatifs seront regroupes dans une archive ZIP et renommés de manière à retrouver simplement la note de frais et la ligne à laquelle ils se rapportent.

Download_en_masse_de_justifs.PNG

 

 

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