Avant de commencer
Les champs personnalisés servent à ajouter plus d’informations sur les dépenses, sous la forme de champs textes, de nombres, de cases à cocher. Leur utilisation est très souple et ils permettent d’enrichir les données que vous collectez sur les notes de frais selon les besoins de votre activité : indiquer le lieu de la dépense, un code postal...
Les champs personnalisés complètent les axes analytiques : ces derniers servent à gérer des imputations au sein d’une liste préexistante, telle qu’une liste de projets ou de clients. Les champs personnalisés, pour leur part, permettent de saisir des informations libres.
Les valeurs des champs personnalisés peuvent être exploitées par le module de reporting et dans les exports. Il est possible de définir jusqu'à 5 champs personnalisés.
Paramétrer des champs analytiques
Les champs personnalisés se configurent à partir de l’interface Paramétrage > Imputations analytiques en choisissant l’entrée « Champs personnalisés » dans le volet de gauche.
Pour ajouter un champ personnalisé, cliquez sur le bouton « + » au-dessous de la liste des champs paramétrés.
Les champs personnalisés peuvent être de quatre types :
- Texte
- Nombre entier
- Décimal
- Case à cocher
Selon le type de champ, vous disposez d’options complémentaires pour contraindre ce que l’utilisateur peut saisir :
- Rendre le champ obligatoire (sauf pour les cases à cocher)
- Affecter une valeur par défaut, issue de la fiche personnelle de l’utilisateur
- Imposer la casse sur les champs texte : majuscules, minuscules, libre
- Imposer la saisie d’un nombre minimal et/ou maximal de caractères
- Définir si une case à cocher est cochée ou décochée par défaut
Afficher un champ analytique à une nature de frais
Afin d’apparaître sur le formulaire de saisie des dépenses, les champs personnalisés doivent être rattachés aux natures. Il est ainsi possible de n’utiliser un champ personnalisé que sur certaines natures.
Cela se fait à partir de l’interface de paramétrage des natures, à la section « Champs analytiques et personnalisés ».
