Relever les plafonds bloquants

Avant de commencer

Les plafonds bloquants sur les notes de frais sont rarement absolus. Dans certains cas, un salarié peut être contraint d'engager des dépenses au-delà des plafonds normaux de votre politique de frais. Il est alors légitime de lui accorder un remboursement sur l'intégralité du montant.

Par exemple, pour un déplacement décidé à la dernière minute, il se peut que seul des hôtels plus onéreux soient disponibles.

Relever les plafonds d'une dépense

Cleemy peut être configuré pour donner le droit à certains utilisateurs de supprimer le plafond de remboursement sur les notes de frais qu'ils valident ou contrôlent. Ces utilisateurs voient alors un lien "Relever le plafond" sur les dépenses ayant dépassé le plafond de remboursement.

En cliquant sur ce lien, le montant remboursé est ramené au montant de la facture.

Il est également possible de saisir un montant de remboursement intermédiaire une fois le plafond du frais relevé.

Dans cet exemple, le montant total remboursé sera de 28€, pour une dépense totale de 38,85€ TTC.

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Dès lors qu'un plafond a été relevé sur la dépense, la note de frais apparaît systématiquement avec une alerte, qui indique qu'au moins un plafond a été relevé. De même, le relèvement de plafond est stocké dans l'historique de la note de frais.

Voici le message de l'alerte : 

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Accorder la permission de relever les plafonds à des utilisateurs

Il faut pour ce faire ajouter la permission à un rôle de "Lever les plafonds de dépenses" dans l'administration des rôles. Il vous faudra également définir le périmètre sur lequel cette permission s'applique. En règle générale, le périmètre à utiliser est le même pour lequel l'utilisateur a déjà des droits de validation ou de contrôle.

Pour relever un plafond, il faut également que l'utilisateur ait le droit de modifier la note de frais pour laquelle il veut relever un plafond :

  • Pour les valideurs, cela implique de leur donner également la permission "Modifier à tout moment une NDF" afin qu'ils puissent lever le plafond à l'étape de validation

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  • Pour les contrôleurs, il suffit de vérifier qu'ils ont bien la permission "Contrôler - avec droits de modification"

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Il vous faudra parfois créer un nouveau rôle, par exemple si certains approbateurs uniquement ont le droit de lever les plafonds, puis attribuer ce nouveau rôle à qui de droit.

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