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Outrepasser les plafonds bloquants

Les plafonds bloquants sur les notes de frais sont rarement absolus. Dans certains cas, un salarié peut être contraint d'engager des dépenses au-delà des plafonds normaux de votre politique frais. Il est alors légitime de lui accorder un remboursement sur l'intégralité du montant. Par exemple, pour un déplacement décidé à la dernière minute, il se peut que seul des hôtels plus onéreux soient disponibles.

Cleemy peut être configuré pour donner le droit à certains utilisateurs de supprimer le plafond de remboursement sur les notes de frais qu'ils valident ou contrôlent. Ces utilisateurs voient alors un lien "Relever le plafond" sur les dépenses ayant dépassé le plafond de remboursement.

En cliquant sur ce lien, le montant remboursé est ramené au montant de la facture. Il est également possible de saisir un montant de remboursement intermédiaire une fois le plafond du frais relevé.

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Dès lors qu'un plafond a été relevé sur la dépense, la note de frais apparaît systématiquement avec une alerte, qui indique qu'au moins un plafond a été relevé. De même, le relèvement de plafond est stocké dans l'historique de la note de frais.

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Accorder la permission de relever les plafonds à des utilisateurs

Il faut pour ce faire ajouter la permission "Lever les plafonds de dépenses" à un rôle dans l'administration des rôles. Il vous faudra également définir le périmètre sur lequel cette permission s'applique. En règle générale, le périmètre à utiliser est le même pour lequel l'utilisateur a déjà des droits de validation ou de contrôle.

Pour relever un plafond, il faut également que l'utilisateur ait le droit de modifier la note de frais pour laquelle il veut relever un plafond :

  • Pour les valideurs, cela implique de leur donner également la permission "Modifier à tout moment une NDF" afin qu'ils puissent lever le plafond à l'étape de validation
  • Pour les contrôleurs, il suffit de vérifier qu'ils ont bien la permission "Contrôler - avec droits de modification"

roles_plafonds.PNG

Il vous faudra parfois créer un nouveau rôle, par exemple si certains approbateurs uniquement ont le droit de lever les plafonds, puis attribuer ce nouveau rôle à qui de droit.

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