Avant de commencer
Les axes analytiques et leurs sections sont créés et modifiés dans la roue de paramétrage en haut à droite puis dans Axes analytiques. Pour pouvoir accéder à ce menu il faut avoir la permission de gérer les axes analytiques. Si ce n'est pas votre cas, faites-en la demande auprès de votre administrateur ou auprès du support.
Dans Cleemy Notes de frais, un lien depuis Paramétrage > Imputations analytiques permet également d’accéder à cette interface.
Consulter les axes et leurs sections
Dans le volet de gauche, vous pouvez sélectionner un axe existant et en créer de nouveaux. Ici, il existe trois axes, Projet, Sous-projet, Centre de coût. Ces libellés sont arbitraires.
A droite, vous pouvez consulter les sections de l’axe sélectionné. Il y en a 3 dans l’axe « Projet ». Le bouton "Nouveau" permet d'ajouter une nouvelle section analytique à l'axe sélectionné.
Les propriétés d’un axe
Chaque axe dispose de nombreuses propriétés, que l’on affiche grâce au bouton « Configuration »
Les principales propriétés d’un axe sont les suivantes :
- Le nom de l’axe est multilingue
- La case à cocher « Apparaît dans la fiche utilisateur » permet de définir pour chaque collaborateur une valeur par défaut sur cet axe, directement dans leur fiche utilisateur.
- Un axe peut être imbriqué dans un autre (i.e. son parent). L’option « Définir comme sous axe » permet de gérer cela. Référez-vous au chapitre sur les axes imbriqués ci-dessous.
- Les deux dernières options permettent de dire ce qu’il faut afficher à l’utilisateur lorsqu’il saisit les imputations analytiques de sa dépense : le code, le nom ou bien les deux.
Les champs additionnels d'un axe utilisés dans Timmi Temps sont les suivants :
- Description : elle est affichée au survol d'une section analytique (client/projet/tâche) dans Timmi Temps
- Date de début et fin : elles permettent de limiter la saisie. Il ne sera pas possible d'imputer du temps avant le début ou après la fin.
- Responsable : il aura systématiquement accès à la section dans Timmi Temps et il aura également accès aux activités saisies par d'autres collaborateurs sur ses propres projets dans les rapports
Ainsi, la durée et le prix ne sont pas utilisés dans Timmi Temps. ( Timmi Projets ne synchronise pas non plus ces informations)
Les propriétés d’une section analytique
Lorsque vous créez une section analytique, il y a plusieurs informations à renseigner.
- La plus importante est le code : c’est notamment cette valeur qui sera utilisée dans les exports comptables. Les sections d’un axe doivent toutes avoir un code unique.
- Le nom du projet permet d’afficher une information plus parlante aux salariés lorsqu’ils saisissent leurs dépenses.
- L’accès peut être public (tous les utilisateurs peuvent imputer sur la section) ou restreint. Dans ce second cas, vous pouvez lister les personnes, les services ou les entités légales qui peuvent imputer sur la section. Ces restrictions se cumulent. Par exemple, restreint au service "Marketing" et l'établissement "Lucca" veut dire que tous les salariés de la société "Lucca" auront accès à la section, ainsi que tous les utilisateurs du service "Marketing", indépendamment de leur société.
- Une section peut être supprimée, mais uniquement si rien n’a été imputé dessus. Dans le cas contraire, elle peut uniquement être archivée afin qu’aucune nouvelle imputation ne puisse être faite dessus. Pour archiver un axe analytique, vous pouvez vous référer à notre fiche d'aide Archiver un axe analytique.
Les analytiques imbriqués
Lucca gère les imputations imbriquées. Dans l’exemple ci-dessous, l’axe « Sous-projet » est un fils de l’axe « Projet », les sections qu’il contient sont reliées aux sections de l’axe « Projet », de manière à permettre aux utilisateurs de sélectionner d’abord le projet, puis l’un des sous-projets se rapportant audit projet.
Pour définir si un axe est imbriqué dans un autre, il faut renseigner le champ « Définir comme sous-axe » dans son interface de configuration.
Par défaut, un parent peut avoir plusieurs fils dans le sous-axe, mais une section du sous-axe ne peut avoir qu’un seul parent. L’option « les items peuvent avoir plusieurs parents » change ce comportement.