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Créer et administrer les axes analytiques

Les axes analytiques et leurs sections sont créés et modifiés dans le module Administration > Axes analytiques de Lucca. Dans Cleemy, un lien depuis Paramétrage > Axes analytiques permet également d’accéder à cette interface.

Consulter les axes et leurs sections

 Axe.PNG

Dans le volet de gauche, vous pouvez sélectionner un axe existant et en créer de nouveaux. Ici, il existe trois axes ; Projet, Sous-projet, Centre de coût. Les libellés sont arbitraires, ils fonctionnent sur le même principe !

A droite, vous pouvez consulter les sections de l’axe sélectionné. Il y en a 3 dans l’axe « Projet ».

Le bouton "Nouveau" permet d'ajouter une nouvelle section analytique à l'axe sélectionné.

Les propriétés d’un axe

Chaque axe dispose de nombreuses propriétés, que l’on affiche grâce au bouton « Configuration »

 Config_Axe.PNG

Les principales propriétés d’un axe sont les suivantes :

  • Le nom de l’axe est multilingue
  • La case à cocher « Apparaît dans la fiche utilisateur » permet de définir pour chaque collaborateur une valeur par défaut sur cet axe, directement dans leur fiche personnelle.
  • Un axe peut être imbriqué dans un autre (i.e. son parent). L’option « Définir comme sous axe » permet de gérer cela. Référez-vous au chapitre sur les axes imbriqués ci-dessous.
  • Les deux dernières options permettent de dire ce qu’il faut afficher à l’utilisateur lorsqu’il saisit les imputations analytiques de sa dépense : le code, le nom ou bien les deux.

Les propriétés d’une section analytique

Lorsque vous créez une section analytique, il y a plusieurs informations à renseigner.

 Section.PNG

  • La plus importante est le code : c’est notamment cette valeur qui sera utilisée dans les exports comptables. Les sections d’un axe doivent toutes avoir un code différent.
  • Le nom du projet permet d’afficher une information plus parlante aux salariés lorsqu’ils saisissent leurs dépenses.
  • L’accès peut être public (tous les utilisateurs peuvent imputer sur la section) ou restreint. Dans ce second cas, vous pouvez lister les personnes, les services ou les entités légales qui peuvent imputer sur la section. Ces restrictions se cumulent. Par exemple, restreint au service "Marketing" et l'entité légale "Lucca" veut dire que tous les salariés de la société "Lucca" auront accès à la section, ainsi que tous les utilisateurs du service "Marketing", indépendamment de leur société.
  • Une section peut être supprimée, mais uniquement si rien n’a été imputé dessus. Dans ce cas, elle peut uniquement être archivée afin qu’aucune nouvelle imputation ne puisse être faite dessus.

Les analytiques imbriqués

Lucca gère les imputations imbriquées. Dans l’exemple ci-dessous, l’axe « Sous-projet » est un fils de l’axe projet : les sections qu’il contient sont reliées aux sections de l’axe Projet, de manière à permettre aux utilisateurs de sélectionner d’abord le projet, puis l’un des sous-projets se rapportant audit projet.

 Axe_fils.PNG

Pour définir si un axe est imbriqué dans un autre, il faut renseigner le champ « Définir comme sous-axe » dans son interface de configuration.

Par défaut, une section de l’axe parent peut avoir plusieurs fils dans le sous-axe, mais une section du sous-axe ne peut avoir qu’un seul parent dans l’axe. L’option « les items peuvent avoir plusieurs parents » change ce comportement.

Les sections de l’axe fils peuvent alors être rattachées avec celles du parent :

  • Soit en remplissant le champ « Parent dans l’axe … » lorsque vous ouvrez les propriétés d’une section de l’axe fils.
  • Soit en indiquant les fils d’une section de l’axe parent à partir des propriétés cette dernière.

Archivage d’une section analytique

Vous ne pouvez plus supprimer une section analytique à partir du moment où un utilisateur a imputé dessus. Vous pouvez en revanche les archiver avec le lien qui apparaît lorsque vous la survolez avec la souris.

archivage.png

Les sections archivées peuvent être affichées et réactivées grâce au filtre qui se trouve au-dessus de la liste des sections.

Import de section analytiques

A partir du module Administration > Import, à la section « Sections analytiques », vous pouvez importer des fichiers CSV afin de créer un grand nombre de sections, avec une ligne pour chaque section à créer ou modifier.

Le fichier comporte différents champs (indiquer leur noms sur la première ligne), dont certains sont obligatoires (marqués avec une * ci-après).

  • code* : il doit être unique pour les sections d’un même axe
  • name* : le libellé d’une section, dans la langue de l’utilisateur faisant l’import. Si vous voulez spécifier la langue du libelle, il vous faut autant de colonnes que de traductions, intitulées sous la forme multilingualName(xx-XX) où xx-XX est le code d’une culture. Par exemple, fr-FR pour le français, en-GB pour l’anglais britannique, en-US pour l’américain, etc.
  • axis* : l’identifiant de l’axe. Celui-ci est visible dans l’interface d’administration des axes, en haut à droite.
  • isPublic : accepte la valeur true (axe visible par tous les utilisateurs) ou false (auquel cas, vous devez indiquer des restrictions à des utilisateurs ou à des services (cf. departments et users)
  • active : permet d’archiver une section avec la valeur false ou d’en réactiver une avec la valeur true
  • Les restrictions d’accès sont gérées au moyen de 4 champs. Vous pouvez y indiquer les personnes ou départements autorisés à imputer sur la section. S’il dans une colonne en les séparant avec des virgules, soit en créant autant de colonnes qu’il y a d’éléments à autoriser.
    • departments : indiquez le libellé des services autorisés à imputer sur la section.
    • departmentsWithSubs : fonctionne comme departments, à ceci près que les sous-services des services mentionnés seront eux aussi inclus automatiquement.
    • users : permet d’indiquer les utilisateurs ayant accès à la section, en indiquant de préférence leur login. Vous pouvez également utiliser d’autres identifiants uniques des utilisateurs, tels que les mails. Pour plus de sûreté, vous pouvez utiliser comme libellé de champ users.mail, users.login, etc… afin de dire au module d’import quelle donnée vous utilisez.
    • Les liens de filiation entre les sections :
      • childrenAxisSections permet de lister la ou les sections filles d’une section. Si vos codes sont des entiers, le module d’import risque de les confondre avec les identifiants des axes, donc utilisez plutôt childrenAxisSections.code
      • parentsAxisSections fonctionne de la même manière, mais sur les lignes des enfants

Il est également possible de planifier des imports automatiques. Il faut que le fichier à importer soit logé sur un serveur FTP, qui sera interrogé chaque jour. Le format de fichier à utiliser est le même que pour un import manuel.

 

Import de valeurs analytiques par défaut pour les utilisateurs

Pour les axes ayant l'option "Apparaît sur la fiche utilisateur", il est possible de faire un import d'utilisateurs afin de renseigner ce champ.

Le nom de la colonne à utiliser dans l'import est "axisValues.code". Il faut la remplir avec le code de la section analytique à associer à l'utilisateur. S'il y a plusieurs axes activés, on peut préciser une valeur par défaut par axe en mettant plusieurs champs libellés "axisValues(1).code", "axisValues(2).code", etc. Il convient d'indiquer entre parenthèses l'identifiant de l'axe en question, visible sur l'interface d'administration des axes analytiques.

 

Enfin, la liste de toutes les valeurs par défaut de section pour un utilisateur obéit à la règle annule et remplace :  s'il y a au moins une colonne "axisValues" dans le fichier, tous les utilisateurs indiqués dans le fichier auront leur liste complète de valeurs pour tous les axes réinitialisée avec les sections fournies, même si on n'a importé que les valeurs d'un seul axe.

 

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