Module de reporting général

Le module de reporting général de Cleemy vous permet de générer deux grandes familles de rapports personnalisés :

  • Des listes de dépenses. Cleemy va rechercher toutes les dépenses qui répondent aux critères de filtrage que vous avez définis et afficher les informations que vous avez sélectionnées sous forme d’un tableau.
  • Un tableau croisé des montants des dépenses. Cela vous permet par exemple d’analyser les frais, regroupés par collaborateur et par nature, ou encore par projet et par utilisateurs, etc.

Dans tous les cas, le rapport est exportable au format CSV (compatible avec Excel).

Les types de rapport et leurs options

Liste des dépenses

Options_liste_dépenses.PNG

Sur ce type de rapport, vous choisissez un axe de regroupement parmi :

  • la nature de frais,
  • le service du déclarant,
  • le statut remboursable ou non du frais (i.e. s’il a été réglé par le salarié ou par un moyen de paiement de la société),
  • mais également tous les axes analytiques que vous utilisez : projet, centre de coût, client…

Il vous faut ensuite sélectionner les informations sur chaque dépense que vous voulez voir apparaître : nom du déclarant, montant du frais, commentaire, etc.

Tableau du montant TTC

Dans ce type de rapport, vous devez choisir deux axes d’analyse, qui serviront à regrouper les frais, comme pour les listes de dépenses. Cela vous permet par exemple de faire un cumul des frais par salarié, ventilé pour chaque salarié selon les natures de frais.

Il vous faut ensuite choisir un regroupement temporel. Le rapport sera découpé en autant de colonnes qu’il y a de mois, semaines ou jours, sur la période pour laquelle vous générez le rapport.

Voici un exemple de rapport avec un regroupement par service et par nature de frais :

Exemple_tableau.PNG

Les tableaux croisés comportent des sous-totaux par ligne et par colonne. Pour que vous puissiez retraiter plus simplement les versions exportées des rapports, celles-ci n’incluent pas les sous-totaux.

Filtrer les notes de frais à inclure dans le rapport

Afin de générer un rapport sur mesure, vous pouvez utiliser de nombreux filtres.

filtres.PNG

Date de référence

Vous pouvez choisir parmi trois types de dates :

  • La date de la dépense, c’est-à-dire celle à laquelle le salarié a encouru le frais et qui va se retrouver sur son justificatif.
  • La date de création de la note de frais à laquelle est rattachée la dépense. En pratique, les salariés déclarent souvent des frais en retard : cela permet par exemple de ne pas oublier des frais du mois de mai mais déclarés en juin dans votre rapport du mois de juin.
  • La date comptable de la note de frais, que vous lui avez attribuée lors de l’export comptable. Dans ce cas, seules les notes de frais comptabilisées pourront être incluses dans le rapport.

Entité légale et service

Si vous utilisez Cleemy sur plusieurs sociétés, vous pouvez filtrer les dépenses selon la société ou le service des déclarants (au moment où ils ont déclaré le frais). Il vous est possible de choisir toutes les sociétés dans les listes de dépenses uniquement.

Nature

Vous pouvez choisir ici de tenir compte de toutes les natures de frais, on d’en sélectionner uniquement certaines.

Statut

Il est possible de filtrer les frais selon leur statut :

  • Déclaré : la note de frais n’a pas encore été validée par l’approbateur du salarié
  • Semi-validé : si votre circuit de validation a plusieurs étapes et que tous les approbateurs ne l’ont pas encore validée.
  • Validé : tous les approbateurs ont accepté la note de frais (indépendamment du contrôle comptable)
  • Refusé ou annulé : voir ci-dessous
  • Contrôlé : le contrôle comptable a été réalisé. Selon votre paramétrage, cette étape se fait avant, après ou parallèlement à la validation.
  • Comptabilisé : la note de frais est sortie du workflow de Cleemy, elle passera telle quelle dans votre comptabilité.

Note sur les notes de frais au statut « Refusé » ou « Annulé ». Lorsqu’une note de frais est refusée en bloc par un approbateur ou annulée par son déclarant, elle n’est pas supprimée : Cleemy crée une copie des dépenses qu’elle contient et les renvoie à leur déclarant. L’ancienne note de frais quitte le workflow et n’arrivera donc jamais dans votre comptabilité. Néanmoins, pour des raisons de traçabilité, vous pourrez la retrouver dans les reportings, bien qu’elle n’ait pas donné lieu à remboursement.

 

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