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Natures de frais

Les natures de frais sont au cœur de Cleemy : il s’agit des différentes sortes de dépenses que vos collaborateurs peuvent être amenés à déclarer. Cleemy permet de créer toutes sortes de natures de frais, afin de répondre précisément aux besoins de votre organisation. Ainsi, pour chaque nature de frais, vous êtes amenés à définir :

  • Qui va pouvoir utiliser cette nature de frais et si elle est soumise à des contrôles : plafonds, alertes, forfaits, etc.
  • La manière dont la dépense va être gérée comptablement : compte de charge, récupération de la TVA, imputations analytiques.
  • Des règles plus générales sur le fonctionnement de la nature : doit-on fournir un justificatif dématérialisé ? Permet-elle d’ajouter des invités (notamment pour les repas) ? S’il s’agit d’une indemnité kilométrique, quel est le barème de remboursement ? Doit-on saisir un commentaire ?

 

Configurer une nature de frais

Pour changer le paramétrage d’une nature ou pour en créer de nouvelles, vous devez vous rendre sur l’onglet « Paramétrage », à la section « Natures ».

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Cette page liste toutes les natures créées sur votre instance de Cleemy. En cliquant sur l’une d’elles, ses paramètres détaillés s’affichent, regroupés en sections que nous allons décrire ci-après.

Lorsque vous modifiez une nature, il vous faut enregistrer les modifications (bouton en bas de la page).

Le paramétrage d’une nature peut paraître complexe de prime abord. C’est pourquoi Cleemy vous signale avec un point d’exclamation les natures incorrectement paramétrées. En passant la souris sur ce symbole, une infobulle s’affiche est vous liste les problèmes à résoudre pour pouvoir utiliser cette nature.

Types de natures

Certaines natures de frais ont des comportements spécifiques : par exemple, vous devez indiquer quelles sont les règles de remboursement des frais kilométriques en vigueur dans votre société.

Chaque nature de frais dans Cleemy a donc un type parmi les quatre disponibles.

  • Standard. Aucun paramètre particulier ne s’applique
  • Quantité. Habituellement utilisé pour les hôtels, pour lesquels plusieurs nuits peuvent faire l’objet d’une facture unique : les plafonnements sont ajustés selon un nombre saisi par l’utilisateur.
  • Restaurant et Invitations : permet de suivre les invitations (internes et externes), mais également de régulariser les titres restaurant. Pour en savoir plus sur ce type de nature, c'est par ici.
  • Kilométrique : pour définir un barème de remboursement et une méthode de saisie du trajet (distance ou adresses de départ et d’arrivée). Le type de frais kilométriques est le plus complexe, il a sa page de documentation dédiée.

Paramètres généraux d’une nature

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Libellé

Ce champ texte permet d’indiquer le libellé de la nature de frais dans votre langue. Le nom de la nature est un champ multilingue : s’il est traduit, il sera affiché dans la langue de chaque utilisateur. Vous pouvez consulter et modifier les différentes traductions avec le lien « Traduire » à côté du champ texte.

Justificatif

Ce paramétrage n'est disponible que si vous avez souscrit à l'option de dématérialisation des justificatifs de Cleemy.

Vous pouvez indiquer si l’ajout d’un justificatif numérique est obligatoire pour pouvoir déclarer un frais sur cette nature, s’il est optionnel ou si l’on ne doit tout simplement pas permettre l’ajout d’un reçu dématérialisé (par exemple pour les indemnités kilométriques).

Commentaire

Le commentaire est un champ multi-ligne : indiquez ici si sa saisie est obligatoire, facultatif ou si ce champ ne doit pas être affiché sur la nature.

Fournisseur

Ce champ est un simple texte destiné à la saisie du nom du commerçant auprès duquel l’achat a été réalisé. Vous pouvez le cacher, le laisser facultatif ou le rendre obligatoire.

Icône smartphone

Les applications mobiles iPhone et Android de Cleemy affichent des icônes sur les natures de frais. En cliquant sur l’icône, une mosaïque s’affiche, dans laquelle vous pouvez choisir un autre pictogramme pour cette nature. 

Règles comptables sur la nature

Une nature de frais s'impute sur un compte de charge au sein de chaque plan comptable, pour lequel elle a également des règles de récupération de la TVA. Tout ceci est paramétré dans l'interface des plans comptables;

Profils de frais

Dans l’interface des natures, vous accédez à un récapitulatif des contrôles qui s’appliquent à la nature de frais chacun des profils de frais auxquels la nature est rattachée.

Les règles ne sont pas modifiables dans cette interface, mais un lien vous renvoie à l’interface d’administration des profils de frais.

Vous pouvez toutefois indiquer comment Cleemy doit traiter les dépenses saisies sur cette nature lorsque le salarié était absent à la date de la dépense (le week-end, les jours fériés et les congés).

Infobulles

Le formulaire de déclaration de dépenses peut être agrémenté d’infobulles afin d’aider vous salariés à le remplir. Vous pouvez ajouter jusqu’à trois infobulles pour une nature de frais :

  • L’aide nature est située à côté du menu déroulant de sélection de la nature de frais. Il vise à expliquer les cas dans lesquels déclarer une dépense sur cette nature.
  • L’instruction commentaire vous permet de détailler les informations que vous attendez de la part des salariés lorsqu’ils remplissent le champ commentaire.
  • L’aide TVA s’affiche à côté du champ TVA. Il est possible de définir une infobulle différente pour chaque société, étant donné que leurs règles de récupération de la TVA peuvent différer. Elle se configure dans l'onglet "récupération de TVA" de l'interface du plan comptable.

Toutes les infobulles sont multilingues : pour afficher et modifier leur contenu dans les différentes langues, cliquez sur le lien « Traduire ».

 

 

Créer, dupliquer, supprimer, réordonner les natures de frais

Création et duplication

Dans le volet gauche de l’interface, un bouton « Ajouter une nature » permet de créer une nouvelle nature, qu’il vous faudra intégralement paramétrer.

Pour plus de simplicité, il vaut mieux dupliquer une nature existante proche de celle que vous souhaitez créer. Une icône située à côté du libellé d’une nature existante permet de le faire. Attention, la nouvelle nature ne sera rattachée à aucun profil : il vous faudra l’ajouter aux profils pour lesquels cette nature doit être accessible.

Ordonnancement

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Lorsqu'un utilisateur déclare une dépense, Cleemy va afficher dans un menu toutes les natures de frais auxquelles il a accès (i.e. celles rattachées à son profil). Ces natures sont présentées dans l’ordre affiché sur l’interface de paramétrage des natures.
Pour réordonner une nature, il vous suffit de cliquer sur le symbole à gauche du libellé de la nature et de le glisser-déposer à l’endroit souhaité.

 

Suppression et désactivation

Vous pouvez supprimer une nature de frais avec l’icône de poubelle qui se trouve à côté de son libellé.

Toutefois, seules les natures sur lesquelles aucune dépense n’a encore été créée peuvent être supprimées, afin de ne pas effacer l’historique des déclarations sur ces natures.

Vous pouvez toutefois désactiver une nature avec la case à cocher « Désactiver » qui se trouve dans les paramètres détaillés de la nature lorsque vous la sélectionnez. Aucun utilisateur ne peut créer de nouvelle dépense sur une nature désactivée, mais les dépenses existantes ne sont pas impactées.

 

 

Modifier en masse les paramètres des natures de frais

Dans le volet à gauche de l’interface, deux liens vous permettent de modifier simultanément les attributs de plusieurs natures : l’un pour les paramètres généraux, l’autre pour les champs analytiques.

Pour changer le paramétrage d’un champ (par exemple le justificatif dématérialisé) sur plusieurs natures à la fois, il vous faut :

  • Cocher les natures à modifier (la case en haut de la liste permet de toutes les cocher)
  • Ouvrir le menu déroulant qui correspond au champ à modifier dans les en-têtes du tableau.
  • Sélectionner l’option de paramétrage qui doit être appliquée à toutes les natures cochées.

réordonnancement.png 

 

Afficher des champs analytiques ou personnalisés sur une nature de frais

Avec l'entrée "Champs analytiques et personnalisés" disponible sur le volet gauche de l'interface des natures, vous pouvez définir sur quelles natures les champs analytiques et personnalisés peuvent apparaître.

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Cette interface permet de faire des modifications en masse comme celle des "Paramètres généraux" des natures.

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