Les frais kilométriques et le barème d'indemnités

Avant de commencer

Cleemy Notes de frais permet de gérer les indemnités kilométriques très souplement, soit en utilisant le barème officiel des notes de frais, soit un barème personnalisé. Cette page expose les différentes manières dont vous pouvez paramétrer les frais kilométriques dans votre organisation.

L'intégralité des paramétrages sur les frais kilométriques s'effectue dans l'onglet "Paramétrage", à la section "Natures". Lorsque vous choisissez (ou créez) une nature de type kilométrique, vous pouvez choisir la configuration que vous recherchez parmi les options décrites ci-après.

Si vous utilisez le barème officiel français, voici en outre un article expliquant comment Cleemy Notes de frais gère automatiquement les passages de tranches et les diverses régularisations.

Saisie du trajet

Mode de saisie des trajets

Cleemy Notes de frais permet aux utilisateurs de déclarer leurs trajets de deux manières :

• en indiquant la distance parcourue :

• en saisissant un point de départ et d'arrivée 

Le mode de saisie est un paramètre spécifique à chaque nature de type kilométrique.

Vous pouvez donc tout à fait créer deux natures kilométriques fonctionnant différemment :

• Une avec saisie de la distance pour les utilisateurs qui font de nombreux trajets chaque jour, tels que des VRP. Renseigner une distance totale journalière est plus efficace pour ce type d'utilisateurs.
• un autre avec saisie d'adresses pour les utilisateurs réalisant peu de trajets par jour, ou travaillant sur des missions ou des clients spécifiques.

Lorsque vous affichez les paramètres d'une nature de frais kilométriques, l'option "L'utilisateur indique..." vous permet de sélectionner un mode de saisie ou l'autre. Il est tout à fait possible de changer le mode de fonctionnement, cela n'aura pas d'incidence sur les dépenses déjà déclarées.

Options de paramétrage du calcul de distance

Cleemy Notes de frais utilise le service de cartographie Google Maps afin de calculer les distances entre deux adresses. Vous pouvez définir si les distances doivent être calculées en kilomètres ou en miles.

La distance retenue correspond à une optimisation du temps de trajet le plus court entre les adresses renseignées.

Calcul des montants remboursés

Le mode de calcul du remboursement est défini juste après l'option de saisie du trajet. Deux options s'offrent à vous :

• le barème officiel
• le barème personnalisé

Utilisation du barème officiel

Si vous optez pour le barème officiel, Cleemy Notes de frais calculera automatiquement les montants à rembourser selon la puissance fiscale du véhicule de chaque utilisateur selon le barème en vigueur, sans que vous n'ayez à l'actualiser d'année en année.

Pour utiliser le barème officiel français, il faut sélectionner "Web service kilométrique" dans le champ "Calcul des indemnités":

• Pour indiquer à Cleemy Notes de frais quel barème appliquer pour cette nature,  saisissez  l'un des champs ci-dessous dans "type de véhicule" :
  • "voiture"
  • "voiture-electrique"
  • "voiture-fonction-publique"
  • "moto"
  • "moto-electrique"
  • "vélomoteur"
• Si vous voulez que la puissance fiscale soit pré-remplie d'après la fiche personnelle de l'utilisateur, indiquez-la dans le champ "Puissance par défaut" (par exemple en saisissant 7 pour un salarié ayant un véhicule de 7 chevaux fiscaux).

• Si vous autorisez les salariés à modifier la puissance fiscale de leur véhicule indépendamment de ce qui est indiqué dans leur fiche personnelle, cochez la case "Puissance modifiable". Il vous faudra alors indiquer les puissances fiscales autorisées, via le module qui s'ouvre automatiquement :

Utilisation d'un barème personnalisé

Contrairement au barème officiel, cette option de paramétrage ne permet pas de gérer plusieurs taux de remboursements en fonction de seuils de distance parcourue depuis le début de l'année. Pour définir un taux personnalisé, choisissez "Taux paramétrables" dans le champ "Calcul des indemnités". (voir capture d'écran ci-dessous).

Il vous faut alors ajouter autant de "facteurs" qu'il y a de taux de remboursement disponibles dans votre barème, que ce taux soit lié à une puissance fiscale ou à tout autre critère.

Chaque facteur demande trois informations :

• La puissance (clé) est un entier, généralement une puissance fiscale. Si votre barème n'a qu'un seul taux, vous pouvez parfaitement indiquer une "puissance" de 1.
• Le libellé est affiché à l'utilisateur lorsqu'il déclare un frais kilométrique.
• Le facteur (taux) est le montant remboursé par unité de distance parcourue, dans la devise de la société de l'utilisateur.

Utilisation d'un barème personnalisé avec tranche kilométrique

Faites votre demande auprès du support en indiquant les taux attendus pour chaque tranche et CV.