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Invités externes à la société

Cleemy permet à vos collaborateurs d'ajouter des invités externes sur leurs dépenses. Ces invités sont stockés dans une base de données, que vous pouvez renseigner à partir de fichiers externes (par exemple depuis votre CRM) et administrer.

Cela vous permet d'éditer des rapports pour évaluer les coûts liés aux rencontres avec vos clients et partenaires, mais également de justifier aisément à l'URSSAF du caractère professionnel des frais de vos salariés, ce qui évite les risques de requalification en avantage en nature. Pour les sociétés du secteur médical, ces rapport vous permettent également de satisfaire aux exigences de la loi Bertrand / Sunshine Act.

Saisie d'invités externes

Ajout d'un contact existant

Pour toutes les natures de type "Repas et invitations", il est possible de permettre aux utilisateurs d'ajouter des invités externes. Pour ajouter un contact déjà déclaré sur une dépense antérieure, par n'importe lequel de vos salariés, le déclarant saisit une information relative au contact dans le champ "Invités externes" : son nom, sa société, etc. Au fur et à mesure de la saisie, Cleemy filtre les contacts potentiels.

saisie_depense_invite.png

Création d'un nouveau contact

Il est possible d'ajouter de nouveaux contacts lors d'une déclaration en cliquant sur le lien qui apparaît lorsque l'on a commencé à saisir du texte dans le champ de recherche et qu'il s'avère que le contact n'existe pas encore. L'utilisateur devra alors renseigner les champs que vous avez défini comme étant obligatoires.

Seuls les salariés ayant la permission "Créer de nouveaux contacts lors de la déclaration d'une dépense" dans leur rôle peuvent saisir de nouveaux invités.

newcontact.PNG

Alertes et plafonds

Lorsqu'une dépense est soumise à un plafond ou à une alerte, le seuil de déclenchement de ce contrôle est ajusté lorsque l'on ajoute un invité. Le contrôle est réalisé sur le montant par convive. Reportez-vous à la fiche "Plafonds" pour plus de précisions.

Gestion de la liste de contacts

Paramétrage des informations sur les contacts

Cela s'effectue dans l'onglet "Paramétrage", à la section "Champs des contacts".

Il est possible de créer jusqu'à 20 champs personnalisés pour vos contacts : nom, prénom, adresse, etc.

Les champs des contacts fonctionnent de manière similaire aux champs personnalisés, à quelques différences près :

  • L'option Visible permet de dire si le champ est affiché dans lorsque l'on ajoute un contact à une dépense.
  • Il est possible de créer des listes de valeurs qui se présenteront sous la forme d'un menu déroulant lors de la création d'un contact. Les éléments de la liste ont deux attributs :
    • La valeur est multilingue, c'est ce qui apparaîtra à l'utilisateur lorsqu'il saisira le contact.
    • La clé apparaît uniquement dans le reporting des invités externes. Dans la plupart des cas, il vous suffit de mettre une valeur et une clé identiques.

contactField.PNG

Export des contacts existants

Cela s'effectue dans l'onglet "Paramétrage", à la section "Administration de la liste des contacts". Cleemy permet d'exporter au format CSV (compatible Excel) tous les contacts de votre base de données.

Ce fichier contient les colonnes suivantes :

  • L'identifiant du contact : Cleemy attribue à chaque contact un numéro d'identification unique, qui va vous permettre de le mettre à jour lors d'un import ultérieur.
  • Un champ pour chaque information du contact que vous avez paramétrée, qu'elle soit obligatoire, visible, ou non.
  • Une colonne "replaceby", qui permet de fusionner des doublons entre eux.

Import d'un fichier de contacts

Pour importer des contacts, vous devez fournir à Cleemy un fichier suivant la même structure que les fichiers exportés. Cela vous permet :

  • De créer de nouveaux contacts : renseignez les champs obligatoires, mais laissez le champ "id" vide. A moins qu'un contact identique ne soit déjà présent dans la base de données, Cleemy le créera lors de l'import
  • Mettre à jour un contact : remplacez simplement les champs à mettre à jour sur la ligne du contact, en gardant son "id" à l'identique
  • Supprimer des doublons. Par exemple, si le contact #3 est en fait la même personne que le contact #1, vous pouvez les fusionner en indiquant 1 dans la colonne "replaceby" sur la ligne du contact #3. Toutes les dépenses auxquelles le contact #3 était convié seront reportées sur le contact #1 et le contact #3 sera supprimé.
    • Attention, les information du contact #3 ne seront pas recopiées sur le contact #1. Il vous faut mettre à jour les informations du contact #1 sur sa ligne si nécessaire.
    • Si le contact #1 et le contact #3 ont tous deux participé à une même dépense, il n'est pas possible de les fusionner. Cleemy vous retournera une erreur de mise à jour.

Edition de rapports

Le rapport "Invités externes" permet de générer une liste des dépenses auxquelles ont participé vos contacts sur une période. Chaque dépense est éclatée en autant de lignes qu'il y avait de convives sur cette dépense, et reprend les informations suivantes :

  • Tous les champs d'information des contacts
  • Le montant de la dépense
  • Sa date
  • Le nombre de convives
  • Le montant moyen par convive

Ce rapport est naturellement exportable en CSV pour que vous puissiez le retraiter dans Excel.

 

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