Avant de commencer
Cleemy Notes de frais permet à vos collaborateurs d'ajouter des invités externes sur leurs dépenses. Ces invités sont stockés dans une base de données, que vous pouvez renseigner à partir de fichiers externes (par exemple depuis votre CRM) et administrer.
Cela vous permet d'éditer des rapports pour évaluer les coûts liés aux rencontres avec vos clients et partenaires, mais également de justifier aisément à l'URSSAF du caractère professionnel des frais de vos salariés, ce qui évite les risques de requalification en avantage en nature. Pour les sociétés du secteur médical, ces rapports vous permettent également de satisfaire aux exigences de la loi Bertrand / Sunshine Act.
Saisie d'invités externes
Ajout d'un contact existant
Pour toutes les natures de type "Repas et invitations", il est possible de permettre aux utilisateurs d'ajouter des invités externes. Pour ajouter un contact déjà déclaré sur une dépense antérieure, par n'importe lequel de vos salariés, le déclarant saisit une information relative au contact dans le champ "Invités externes" : son nom, sa société, etc. Au fur et à mesure de la saisie, Cleemy Notes de frais filtre les contacts potentiels.
Création d'un nouveau contact
Il est possible d'ajouter de nouveaux contacts lors d'une déclaration en cliquant sur le lien qui apparaît lorsque l'on a commencé à saisir du texte dans le champ de recherche et qu'il s'avère que le contact n'existe pas encore. L'utilisateur devra alors renseigner les champs que vous avez définis comme étant obligatoires.
Selon le paramétrage de votre Cleemy Notes de frais, les salariés peuvent créer des contacts privés ou publics pour leurs notes de frais. Les contacts privés n'apparaissent pas dans la liste des invités externes qui est partagée entre tous vos utilisateurs. Les contacts privés restent toutefois visibles au sein des notes de frais, pour que les approbateurs des notes de frais puissent statuer en connaissance de cause sur les invitations.
Seuls les salariés ayant la permission "Créer de nouveaux contacts lors de la déclaration d'une dépense" dans leur rôle peuvent saisir de nouveaux invités.
Alertes et plafonds
Lorsqu'une dépense est soumise à un plafond ou à une alerte, le seuil de déclenchement de ce contrôle est ajusté lorsque l'on ajoute un invité. Le contrôle est réalisé sur le montant par convive. Reportez-vous à la fiche "Plafonds" pour plus de précisions.
Gestion de la liste de contacts
Paramétrage des informations sur les contacts
Cela s'effectue dans l'onglet "Paramétrage", à la section "Champs des contacts". Il est possible de créer jusqu'à 15 champs personnalisés pour vos contacts : nom, prénom, adresse, etc. Les champs des contacts fonctionnent de manière similaire aux champs personnalisés, à quelques différences près :
- L'option Visible permet de dire si le champ est affiché lorsque l'on ajoute un contact à une dépense.
- Il est possible de créer des listes de valeurs qui se présenteront sous la forme d'un menu déroulant lors de la création d'un contact. Les éléments de la liste ont deux attributs :
- La valeur est multilingue, c'est ce qui apparaîtra à l'utilisateur lorsqu'il saisira le contact.
- La clé apparaît uniquement dans le reporting des invités externes. Dans la plupart des cas, il vous suffit de mettre une valeur et une clé identiques.
Dans l'onglet "Gestion des contacts privés", deux options permettent d'autoriser la création de contacts privés et de définir si, par défaut, les contacts créés sont publics ou privés. Ces paramètres s'appliquent à tous les utilisateurs.
Export des contacts existants
Cela s'effectue dans l'onglet "Paramétrage", à la section "Administration de la liste des contacts". Cleemy Notes de frais permet d'exporter au format CSV (compatible Excel) tous les contacts de votre base de données.
Ce fichier contient les colonnes suivantes :
- L'identifiant du contact : Cleemy Notes de frais attribue à chaque contact un numéro d'identification unique, qui va vous permettre de le mettre à jour lors d'un import ultérieur.
- Un champ pour chaque information du contact que vous avez paramétrée, qu'elle soit obligatoire, visible, ou non.
- Une colonne "replaceby", qui permet de fusionner des doublons entre eux.
Les contacts privés ne peuvent pas être exportés ni mis à jour.
Import d'un fichier de contacts
Pour importer des contacts, vous devez fournir à Cleemy Notes de frais un fichier suivant la même structure que les fichiers exportés. Cela vous permet :
- De créer de nouveaux contacts : renseignez les champs obligatoires, mais laissez le champ "id" vide. A moins qu'un contact identique ne soit déjà présent dans la base de données, Cleemy Notes de frais le créera lors de l'import
- Mettre à jour un contact : remplacez simplement les champs à mettre à jour sur la ligne du contact, en gardant son "id" à l'identique
- Supprimer des doublons. Par exemple, si le contact #3 est en fait la même personne que le contact #1, vous pouvez les fusionner en indiquant 1 dans la colonne "replaceby" sur la ligne du contact #3. Toutes les dépenses auxquelles le contact #3 était convié seront reportées sur le contact #1 et le contact #3 sera supprimé.
- Attention, les information du contact #3 ne seront pas recopiées sur le contact #1. Il vous faut mettre à jour les informations du contact #1 sur sa ligne si nécessaire.
- Si le contact #1 et le contact #3 ont tous deux participé à une même dépense, il n'est pas possible de les fusionner. Cleemy Notes de frais vous retournera une erreur de mise à jour.
Edition de rapports
Le rapport "Invités externes" permet de générer une liste des dépenses auxquelles ont participé vos contacts sur une période. Chaque dépense est éclatée en autant de lignes qu'il y avait de convives sur cette dépense, et reprend les informations suivantes :
- Tous les champs d'information des contacts
- Le montant de la dépense
- Sa date
- Le nombre de convives
- Le montant moyen par convive
Ce rapport est naturellement exportable en CSV pour que vous puissiez le retraiter dans Excel.