Administrer les profils d’encours de frais

Fonctionnement des profils de frais

Dans Cleemy, chaque utilisateur est rattaché à un profil, qui définit les natures de frais auxquelles il a accès et les contrôles qui s’y appliquent : alertes, plafonds, contraintes sur le nombre de déclarations, etc. Le paramétrage de ces profils se fait dans Paramétrage > Politique de frais.

En règle générale, la majorité des natures est soumise aux mêmes règles quel que soit l’utilisateur. Cleemy permet de gérer cela grâce au profil générique. C’est un ensemble de règles dont tous les utilisateurs héritent.

Chaque utilisateur, quel que soit son profil, va être impacté par les règles du profil générique. Cela vous permet notamment d’ajuster des règles pour tous les utilisateurs en modifiant le profil générique, sans avoir à modifier chaque profil indépendamment.

Ci-après, voici comment un utilisateur, qui aurait par exemple le profil « Commerciaux », hérite de règles issues du profil générique.

Les natures du profil générique sont accessibles à tous

Toutes les natures du profil générique sont accessibles à tous les utilisateurs, quel que soit leur profil.

 Il n’est donc pas indispensable de cocher les natures génériques dans le profil « Commerciaux ». Cleemy vous indique quelles sont ces natures déjà disponibles lorsque vous consultez l’onglet « Natures du profil » d’un profil « Commerciaux ».

Les contrôles du profil générique sont hérités, mais le profil spécial peut les remplacer


Capture.PNGIl y a trois cas de figure :

  • Si la nature est soumise à un contrôle dans le profil générique et qu’elle n’est pas cochée dans le profil « Commerciaux », alors le contrôle du profil générique s’appliquera aussi aux utilisateurs du profil « Commerciaux ».
  • Si la nature est cochée dans les deux profils, qu’elle a un contrôle dans le profil générique mais pas dans le profil « Commerciaux », alors les utilisateurs de profil « Commerciaux » n’auront pas de contrôle sur cette nature.
  • Si la nature est cochée dans les deux profils et qu’elle a un contrôle pour le profil « Commerciaux »uniquement, les utilisateurs avec le profil « Commerciaux » seront soumis à ce contrôle. Les autres utilisateurs n’auront pas de contrôle sur cette nature.

 

 

 

Les règles avancées sont partagées

Les « règles avancées » auxquelles un utilisateur est soumis sont à la fois celles du profil générique et celles du profil de l’utilisateur.

  • Un plafond commun de 40€/jour entre « Déjeuner » et « Dîner » est défini dans le profil générique
  • Un autre plafond commun de 90€/jour entre « Dîner » et « Hôtel » est défini dans le profil « Commerciaux »
  • Un utilisateur avec le profil « Commerciaux » sera soumis aux deux plafonds simultanément. Mettons qu’il déclare un déjeuner de 20€ et un hôtel de 80€ :
    • Le plafond générique lui laisse 20€ pour son dîner
    • Le plafond « Commerciaux » lui laisse 10€ pour l’hôtel
    • Seul le plafond le plus contraignant est retenu. L’utilisateur ne peut donc pas déclarer un dîner supérieur à 10€ sans activer le contrôle

Configuration des profils

Vous accédez à l’interface de gestion des profils de frais en choisissant le lien « Politique frais » sur l’onglet « Paramétrage ». Elle se compose d’une liste de profils, sur la gauche de l’écran, et d’une zone où l’on définit les règles qui s’appliquent aux utilisateurs d’un profil.

Opérations sur les profils

  • Vous pouvez dupliquer un profil. Cela crée une copie à l’identique du profil : pratique lorsque vous avez deux profils très proches.
  • Vous pouvez renommer un profil. Le nom peut être multilingue.
  • Vous pouvez supprimer un profil. Attention, cette opération n’est pas réversible. Lors de la suppression, tous les utilisateurs ayant ce profil sont transférés sur le profil générique. Le profil générique ne peut pas être supprimé.

Modification d’un profil

Lorsque vous sélectionnez un profil, 3 onglets s’affichent à droite de la liste des profils :

  • « Natures et règles » permet d’indiquer quelles natures sont accessibles aux utilisateurs du profil (en plus de celles du profil générique). Il vous suffit de cocher les natures à ajouter à un profil. Cleemy vous indique les natures déjà incluses dans le profil générique, qu’il n’est pas utile d’ajouter que dans le cas où les contrôles seraient différents de ceux du profil générique.
  • En sélectionnant une nature dans « Natures et règles » vous pouvez définir des plafonds, des forfaits et des limites sur le nombre de déclaration pour chaque nature prise séparément
  • « Règles avancées » permet de créer des règles qui s’appliquent à plusieurs natures à la fois, par exemple des plafonds communs entre déjeuners et dîners.
  • « Utilisateurs » affiche la liste des personnes qui ont ce profil de frais.

Pour en savoir plus sur les différentes règles et contrôles que vous pouvez paramétrer dans un profil, reportez-vous à la page Piloter votre politique de gestion des frais.

 

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