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Instaurer des contrôles multi-natures

Cleemy permet de créer des contrôles complexes, faisant intervenir plusieurs natures, à partir de l’onglet « Règles avancées » de l’interface d’administration des profils (Paramétrage > Politique de frais).

Contraintes sur le nombre de déclarations

Certaines dépenses sont incompatibles entre elles. Par exemple :

  • si vous avez une nature « Déjeuner au réel » et une autre « Forfait déjeuner », vous ne souhaitez pas qu’un utilisateur puisse déclarer à la fois un forfait et se faire rembourser au réel. Vous ne souhaitez pas non plus qu’il puisse déclarer deux forfaits sur la même journée.
  • si un salarié utilise son véhicule personnel, vous ne voulez pas qu’il se fasse rembourser du carburant en plus de ses frais kilométriques. En revanche, il peut faire plusieurs trajets dans la journée et peut donc déclarer plusieurs fois des frais kilométriques.

Cleemy permet de rendre ces contrôles automatiques.

Dans les règles avancées, le bouton « Créer une nouvelle contrainte sur les déclarations » permet de définir un nombre de déclarations, une période et une liste de natures.

Contraintes souples : rendre des natures incompatibles

Cleemy ne bloque pas le nombre de déclarations si l’utilisateur ne crée que des dépenses d’une seule nature parmi celles soumises à la contrainte. Sur l’exemple de la capture d’écran, on peut donc créer pour une même journée :

  • Des frais kilométriques sans limitation tant que l’on ne déclare pas de carburant
  • Autant de pleins de gasoil que l’on veut, tant que l’on ne déclare ni frais kilométriques, ni essence. Il en va de même pour l’essence.
  • En revanche, si l’utilisateur a déclaré un frais kilométrique, il ne pourra déclarer ni gasoil, ni essence.
  • Il en va de même s’il déclare un plein de gasoil : il ne pourra plus déclarer d’essence ou de frais kilométriques sur la période.

Si l’on avait mis une quantité limite de trois déclarations :

  • On aurait pu déclarer deux frais kilométrique, puis un plein de gasoil avant d’avoir un blocage (qui se serait appliqué indifféremment aux trois natures
  • On aurait pu déclarer plus de trois frais kilométriques, tant que l’on ne déclare ni gasoil, ni essence.

Contraintes rigides : limiter le nombre de saisies pour chaque nature de la liste

Dans certains cas (cf. exemple des déjeuners au forfait et au réel), il faut rendre les natures mutuellement exclusives et contraindre le nombre de déclarations sur chacune d’entre elles.

Pour cela, il vous faut créer à la fois :

  • une règle avancée, s’appliquant à toutes les natures comme décrit au paragraphe précédent
  • une règle simple pour chaque nature, afin de limiter les déclarations sur celle-ci

Ainsi, pour notre exemple des déjeuners, nous aurions créé :

  • Une contrainte multi-nature avec une limite de 1 déclaration par jour
  • Une limite de 1 déclaration par jour sur les forfaits déjeuners
  • Une limite de 1 déclaration par jour sur les déjeuners au réel

 

Plafonds multiples

Les plafonds sur plusieurs natures sont gérés par devise, et plusieurs plafonds peuvent être appliqués à la même liste de natures, comme pour les « règles par nature ».

En pratique, Cleemy va cumuler les dépenses sur toutes les natures listées qui ont été déclarées sur la période et les comparer au seuil d’alerte ou de blocage défini pour la règle avancée.

Comme pour les règles par nature, les quotes-parts des invités et les quantités vont être prises en compte et ajusteront à la hausse le seuil de déclenchement de l’alerte ou du blocage.

 

Pour en savoir plus sur les différentes règles et contrôles que vous pouvez paramétrer, reportez-vous à la page Piloter votre politique de gestion des frais.

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