Avant de commencer
En plus des plafonds et des contraintes sur le nombre de déclarations définies pour une nature donnée (Paramétrage > Politique frais > Natures et règles), Cleemy Notes de frais permet aussi d'instaurer des contrôles complexes, communs à plusieurs natures.
Suivant le paramétrage voulu, vous verrez dans cette fiche qu'il est parfois nécessaire d'instaurer à la fois une règle simple par nature et une règle avancée pour des multi-natures (voir partie "Contraintes rigides : limiter le nombre de saisies pour chaque nature de la liste").
Instaurer des contrôles multi-natures
Ce paramétrage est disponible à partir de l’onglet « Règles avancées » de l’interface d’administration des profils (Paramétrage > Politique de frais).
Les contrôles multiples (plafonds et contraintes) paramétrés sur le profil générique s'appliquent également aux autres profils, ce qui peut générer des conflits. Si vous configurez un plafond multiple sur le profil générique, veillez à ce que ce soit le moins restrictif.
Contraintes sur le nombre de déclarations
Dans cet exemple, les dépenses "Déjeuner - Invitations" et "Déjeuner" peuvent être déclarées une fois par jour au maximum. Ainsi, un collaborateur ne pourra pas à la fois déclarer un déjeuner avec des invités et un déjeuner le même jour.
Voici les messages d'alertes qui s'affichent lors de la saisie d'une dépense :
Certaines dépenses sont incompatibles entre elles. Par exemple :
- si vous avez une nature « Déjeuner au réel » et une autre « Forfait déjeuner », vous ne souhaitez pas qu’un utilisateur puisse déclarer à la fois un forfait et se faire rembourser au réel. Vous ne souhaitez pas non plus qu’il puisse déclarer deux forfaits sur la même journée.
- si un salarié utilise son véhicule personnel, vous ne voulez pas qu’il se fasse rembourser du carburant en plus de ses frais kilométriques. En revanche, il peut faire plusieurs trajets dans la journée et peut donc déclarer plusieurs fois des frais kilométriques.
Cleemy Notes de frais permet de rendre ces contrôles automatiques. Dans les règles avancées, le bouton « Créer une nouvelle contrainte sur les déclarations » permet de définir un nombre de déclarations, une période et une liste de natures :
Contraintes souples : rendre des natures incompatibles
Cleemy Notes de frais ne bloque pas le nombre de déclarations si l’utilisateur ne crée que des dépenses d’une seule nature parmi celles soumises à la contrainte.
Sur l’exemple de la capture d’écran principale ci-dessus, on peut donc créer pour une même journée :
- Des frais kilométriques sans limitation tant que l’on ne déclare pas de carburant
- Autant de pleins de gasoil que l’on veut, tant que l’on ne déclare ni frais kilométriques, ni essence. Il en va de même pour l’essence.
- En revanche, si l’utilisateur a déclaré un frais kilométrique, il ne pourra déclarer ni gasoil, ni essence.
- Il en va de même s’il déclare un plein de gasoil : il ne pourra plus déclarer d’essence ou de frais kilométriques sur la période.
Si l’on avait mis une quantité limite de trois déclarations :
- On aurait pu déclarer deux frais kilométriques, puis un plein de gasoil avant d’avoir un blocage (qui se serait appliqué indifféremment aux trois natures)
- On aurait pu déclarer plus de trois frais kilométriques, tant que l’on ne déclare ni carburant, ni essence.
Contraintes rigides : limiter le nombre de saisies pour chaque nature de la liste
Dans certains cas (cf. exemple des déjeuners au forfait et au réel), il faut rendre les natures mutuellement exclusives et contraindre le nombre de déclarations sur chacune d’entre elles.
Pour cela, il vous faut créer à la fois :
- une règle avancée, s’appliquant à toutes les natures comme décrit au paragraphe précédent.
- une règle simple pour chaque nature, afin de limiter les déclarations sur celle-ci.
Ainsi, pour notre exemple des déjeuners, nous aurions créé :
- Une contrainte multi-nature avec une limite de 1 déclaration par jour
- Une limite de 1 déclaration par jour sur les forfaits déjeuners
- Une limite de 1 déclaration par jour sur les déjeuners au réel
Plafonds communs
Les plafonds sur plusieurs natures sont gérés par devise, et plusieurs plafonds peuvent être appliqués à la même liste de natures, comme pour les « règles par nature ».
En pratique, Cleemy Notes de frais va cumuler les dépenses sur toutes les natures listées qui ont été déclarées sur la période et les comparer au seuil d’alerte ou de blocage défini pour la règle avancée.
Comme pour les règles par nature, les quotes-parts des invités et les quantités vont être prises en compte et ajusteront à la hausse le seuil de déclenchement de l’alerte ou du blocage.
Pour en savoir plus sur les différentes règles et contrôles que vous pouvez paramétrer, reportez-vous à la page Piloter votre politique de gestion des frais.