Définir des contrôles sur une nature de frais

Avant de commencer

L'article suivant va vous permettre de contrôler les montants remboursés pour chaque type de dépense.
La configuration permet de saisir des forfaits et/ou plafonds de remboursement différents en fonction des différents profils de frais applicables à votre entreprise.

Mise en place des contrôles 

Rendez-vous dans Cleemy Notes de frais > Paramétrage > Politique frais.

Lorsque vous sélectionnez un profil, vous pouvez définir des contrôles sur chaque nature du profil de frais à partir de l’onglet « Natures et règles ».
Cliquez alors sur une nature pour paramétrer les contrôles auxquels elle est soumise.

Contrainte sur le nombre de déclarations

Cleemy Notes de frais peut décompter le nombre de fois où un utilisateur a créé une dépense sur une nature durant une période donnée.

Paramétrage

Il vous suffit de cliquer sur la case à cocher, de saisir un nombre maximal de déclaration et une période. Pensez ensuite à enregistrer la modification, en bas de l’écran.

Mettons que vous ayez défini une limite de deux déclarations par mois sur une nature. Si l’utilisateur a déjà déclaré deux dépenses sur cette période et qu’il essaie d’en déclarer une troisième, Cleemy Notes de frais l’empêchera d’enregistrer une troisième dépense sur cette nature de frais.

Quantités et invités

Les dépenses sur des natures avec quantité ou avec invités comptent toujours comme une seule déclaration, quelle que soit la quantité ou le nombre d’invités.

Période

Les périodes ne sont pas glissantes, mais se rapportent aux semaines, mois et années civiles :

• Une période d’une semaine court du lundi au dimanche
• Une période d’un mois est vérifiée sur le mois civil de la date de la dépense
• Une période d’une année est à entendre sur l’année civile de la dépense

Plafonds et forfaits

Cleemy Notes de frais permet de soumettre une dépense à :

• Des seuils d’alerte, visibles par le déclarant, son approbateur et les comptables. Ces contrôles indiquent simplement que le salarié a déclaré plus qu’un certain montant sur la période.
• Des plafonds bloquants. Si le salarié dépasse le montant de plafonnement, il ne sera remboursé qu’à hauteur du plafond. Attention, un plafond bloquant ne peut pas être outrepassé, y compris par les approbateurs, comptables ou administrateurs.
• Des forfaits : le montant est pré-rempli et n’est pas modifiable par le salarié. Il est pertinent d'ajouter une contrainte sur le nombre de déclarations pour les natures forfaitaires ; par exemple, en restreignant à 1 déclaration par jour les déjeuners au forfait.

Quantités et invités

Les natures de type « Quantité » ou « Restaurant et invitations » tiennent compte de la quantité et du nombre de convives avant que le plafond ne soit appliqué. Ainsi :

• Un repas plafonné à 20 € ne lèvera pas d’alerte si l’on déclare un repas de 39 € avec un invité en plus du déclarant.
• Si les hôtels sont plafonnés à 100 €, une facture d’hôtel pour deux nuitées sera acceptée par Cleemy Notes de frais, même si elle est d’un montant de 200 €.

Gestion par devise

Les plafonds et les forfaits sont gérés par devise. Attention, il ne s’agit pas des devises d’origine de la dépense, mais de devises utilisées par la comptabilité des entités légales des salariés. Ceci a deux conséquences importantes :

• Ainsi, si un salarié de la société « Lucca France » fait une dépense en Dollars, c’est le montant converti en Euros qui sera comparé au plafond.
• De même, les salariés de la société « Lucca Allemagne » seront soumis aux mêmes plafonds que les salariés de « Lucca France ». Si vous souhaitez définir des plafonds différents entre les entités légales, il vous faut dupliquer les natures de frais en question et les gérer sur des profils séparés.

Le menu déroulant à droite du texte « Ajouter des contrôles pour une devise » vous permet d’ajouter des contrôles pour les devises des entités légales existantes

Une fois que vous avez ajouté une devise, un bloc permettant de paramétrer les contrôles sur la nature apparaît. Le bouton radio vous permet d’indiquer si la nature est plafonnée ou bien forfaitaire.

Vous pouvez supprimer tous les contrôles sur une devise en cliquant sur la poubelle en haut à droite du cadre gris.

Paramétrage d’un plafond

Pour définir un plafond, vous devez choisir :

• une période (comme pour les limites sur le nombre de déclarations). Le plafond peut aussi être testé par déclaration, indépendamment de toute période.
• Un montant (nécessairement dans la devise de l’établissement de l’utilisateur)
• Un type : alerte ou blocage. Le blocage réduit le montant remboursé au montant du plafond, l’alerte est purement informative.

Vous pouvez créer autant de plafonds par nature que vous le souhaitez : Cleemy Notes de frais les testera tous et appliquera le plus contraignant.

Il est possible de supprimer un plafond en passant la souris dessus : un lien « supprimer » apparaît à droite de la ligne du plafond.

Paramétrage d’un forfait

C’est très simple : il vous suffit de saisir le montant forfaire. Habituellement, les forfaits sont couplés à une limite sur le nombre de déclarations (cf. ci-dessus). Par exemple, 1 par jour pour les forfaits déjeuners.

Les contrôles relatifs aux absences sont définis sur la page « Contrôles sur les absences » de l’onglet « Paramétrage ».

Mise à jour d'un plafond

Vous pouvez paramétrer l'actualisation les plafonds dans le futur. Si vous souhaitez réévaluer un plafond (alerte ou blocage) ou un forfait au premier septembre à venir, cliquez sur le lien "Réévaluer le seuil" situé sous le montant actuellement appliqué et indiquez le nouveau montant et la date d'entrée en vigueur.

Les dépenses dont la date est antérieure au changement de seuil utiliseront l'ancien montant, même si elles sont déclarées après l'entrée en vigueur du nouveau plafond.

Dans l'exemple ci-dessous, les dépenses déclarées le 3 mai, avec une date de dépense au 30 avril seront plafonnées à 35 €. Celles datés du 1er mai et après seront plafonnées à 37 €.

Pour en savoir plus sur les différentes règles et contrôles que vous pouvez paramétrer, reportez-vous à la page Piloter votre politique de gestion des frais.