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Filtrer les notes de frais à traiter

Dans les onglets "Contrôle", "Paiement" et "Export comptable", Cleemy affiche les notes de frais en attente de traitement pour cette étape du processus de gestion des frais. Cleemy applique automatiquement un filtre sur le statut Validé, Contrôlé, Validé & Contrôlé, Payé et sur le fait que la note de frais soit exportée ou non, en fonction du paramétrage de votre circuit d'approbation.

Les notes de frais affichées sont toutes celles pour lesquelles une action est requise sur cet l'onglet. Vous n'avez pas besoin de vous poser la question sur ce qui doit être traité ou ne doit pas l'être.

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L'interface contient 5 filtres par défaut :

  • L'entité légale. Cleemy se souvient de la dernière entité légale que vous avez consultée. Il est possible d'afficher les notes de frais de toutes les entités juridiques simultanément.
  • Le service, très pratique lorsque plusieurs contrôleurs se partagent le travail.
  • La période des notes de frais. Cleemy supprime ce filtre à chaque fois que vous accédez à la page.
  • Le déclarant, afin de retrouver facilement les frais d'un collaborateur donné.
  • L'identifiant de la note de frais : si vous faites le rapprochement avec les justificatifs physiques, ce filtre vous permet d'afficher immédiatement la note de frais dont vous avez les justificatifs en main.

Afficher plus de filtres

Dans certains cas, il est utile d'afficher des notes de frais déjà traitées ou qui ne doivent pas encore l'être. Par exemple, si un salarié vous a remis un justificatif en trop et vous souhaitez l'ajouter sur une note de frais déjà contrôlée. Il vous faut alors afficher une note de frais déjà contrôlée dans l'onglet contrôle.

Vous pouvez afficher d'autres filtres à partir du lien : "Plus de filtres". Chaque filtre correspond à un statut de la note de frais : Validé, Contrôlé, Payé, Comptabilisé. Chaque filtre dispose de trois options : Oui (la note de frais a le statut), Non (la note de frais n'a pas le statut) ou Indifférent (le critère n'entre pas en jeu dans l'affichage des notes de frais). Les filtres disponibles dépendent de l'onglet où vous vous trouvez.

  • Sur l'onglet "Contrôle" :
    • Validé - ce filtre ne s'affiche que si votre workflow fait intervenir la validation avant le contrôle.
    • Payé - présent uniquement si vous pouvez mettre en paiement une note de frais avant son contrôle
    • Contrôlé - toujours présent, il permet de récupérer des notes de frais déjà contrôlées
  • Sur l'onglet "Paiement" :
    • Contrôlé - ne s'affiche que si vous pouvez payer des frais avant leur contrôle
    • Payé - toujours disponible, il permet de retrouver des notes de frais déjà payées
  • Sur l'onglet "Comptabilisation"
    • Payé - affiché si vous utilisez le module de paiement. Si vous générez les paiements depuis l'export comptable, ce filtre est caché
    • Comptabilisé - pour retrouver des notes de frais déjà comptabilisées. Elles ne seront toutefois pas modifiables, uniquement consultables.
    • Seules les notes de frais contrôlées sont visibles sur cet onglet.

 

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