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Rapport invitations et Titres Restaurant

Le rapport d’invitations de Cleemy vous permet de suivre le nombre et les montants des repas auxquels les utilisateurs ont participé. Si vous utilisez le service de gestion des congés et absences Figgo, vous pourrez également calculer le nombre de tickets restaurant à régulariser à partir de ce module.

Le rapport est disponible dans l'onglet Reporting > Invités internes.

Le rapport standard : décompte des invitations

Si vous ne disposez pas de Figgo, le module d’invitations ne peut pas déterminer les jours de congés des salariés. Dans ce cas, Cleemy vous affichera uniquement les informations suivantes :

  • Le nom du salarié (sur l’export Excel, son matricule est également renseigné)
  • Le montant total des repas auxquels il a participé. Sur les repas avec d’autres convives, seule sa quote-part du repas est indiquée.
  • Le nombre total de dépenses sur les natures de frais sélectionnées auxquelles le salarié a participé (en tant que déclarant ou comme invité)
  • Le prix moyen d’un repas pour ce salarié (rapport entre le montant total et le nombre d’invitations)

Si vous avez Figgo, mais que les colonnes TR théoriques, TR perdus et TR réels n’apparaissent pas dans le rapport, c’est parce que le module d’invitations étendu n’est pas activé sur votre site. Contactez-nous pour que nous le mettions en place.

Le rapport pour les tickets restaurants

Règles de calcul des tickets repas

Cleemy suit scrupuleusement la règle de régularisation des titres restaurant de l’URSSAF :

  • Pour avoir droit à un ticket restaurant, le salarié doit avoir travaillé le matin et l’après-midi.
  • Tout repas du midi remboursé via une note de frais entraîne la perte d’un ticket repas, dans la limite d’un par jour et naturellement si le salarié avait droit à un titre restaurant pour cette journée.
  • Toute absence sur une demi-journée entraîne la perte d’un ticket repas, quel qu’en soit le motif.

Dans Figgo, il se peut que vous ayez paramétré certains compteurs comme n’étant pas des absences (par exemple les formations). Un salarié ayant une absence sur ce type de compteur ne sera pas régularisé sur cette journée, étant donné qu’il travaillait.

Vous pouvez vérifier le paramétrage de ces compteurs dans Figgo, via Administration > Paramétrer > Les comptes. L'option ci-après permet d'indiquer qu’un compte n’est pas une absence effective et qu'il ne doit pas entraîner régularisation d'un ticket repas :

compteur_Figgo.JPG

Filtres

Vous disposez de quatre filtres pour éditer le rapport : l’entité légale, la date de référence, une période et des natures de frais.

Capture.PNG

Le module va faire ses calculs en regardant les dépenses qui répondent aux critères suivants :

  • La dépense est de l’une des natures sélectionnées. Seules les natures de type « Restaurant et Invitations » peuvent être intégrées au rapport.
  • La dépense a été créée par un utilisateur qui appartenait à l’entité légale sélectionnée lorsqu’il a déclaré sa note de frais.
  • La date de la dépense  appartient à la période sélectionnée. Nous vous suggérons d'utiliser la date de création de la note de frais, de manière à bien tenir compte des dépenses déclarées en retard (i.e. avant la période).
  • Le module ne tient pas compte du statut de la note de frais à laquelle appartient la dépense : elle peut être déclarée, validée, payée, contrôlée, comptabilisée.

Comme certains utilisateurs n’ont pas participé à un repas sur la période, ils ne seront pas inclus dans le rapport, à moins de demander à Cleemy de calculer leurs droits à titres restaurants en cochant la case « Inclure tous les utilisateurs de l’entité légale ».

La méthode idéale pour utiliser ce rapport consiste à :

  • Garder de votre côté un listing des collaborateurs indiquant chaque mois combien de TR ils ont reçus.
  • Editer le rapport au moment de la distribution des TR, généralement en début de mois
  • Filtrer selon la date de création des notes de frais
  • Sélectionner la période pour couvrir toute l'année en cours, à partir du 1er janvier jusqu'à la fin du mois au titre duquel vous allez distribuer les TR. Par exemple, si vous allez distribuer les TR d'avril, éditez le rapport jusqu'au 30 avril.
  • Lancer le rapport : vous récupérez ainsi le nombre de TR auquel le salarié à eu effectivement droit depuis le début de l'année, tenant compte des régularisations liées à des frais déclarés en retard ou a des modifications de congés dans le passé.
  • Comparer les TR totaux à ce que vous avez distribué depuis le début de l'année : la différence correspond à ce que vous devez distribuer pour le mois à venir.

Ainsi, vous régulariserez les TR perdus le mois précédent (repas, invitations, absences) et tiendrez compte des congés déjà validés qui auront lieu le mois suivant.

Naturellement, vous n'êtes pas obligés de régulariser les TR en les enlevant de la souche des tickets restaurant elle-même : vous pouvez parfaitement le gérer en faisant des retenues sur salaire de la part patronale, qui sont parfaitement équivalentes au retrait d'un TR sur le carnet. 

 

Invitations entre entités légales

Le rapport est édité pour une seule entité légale à la fois : il ne s’intéresse qu’aux dépenses déclarées par les utilisateurs qui appartiennent à l’entité légale que vous avez sélectionnée.

Par exemple, si l’utilisateur Jeanne de la société A invite Serge de la société B :

  • Le repas de Serge n’apparaîtra ni dans le rapport de la société B, ni celui de la société A
  • Le repas de Jeanne apparaîtra uniquement dans le rapport de la société A

 

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Commentaires

  • Avatar
    Jean-Christophe BOIS

    Merci Vincent, ces informations sont réellement utiles.

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