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Restreindre la saisie de dépenses dans le passé et le futur

Par défaut, Cleemy permet de déclarer des dépenses encourues à n’importe quel moment dans le passé, mais pas dans le futur. Il est toutefois possible d’interdire aux utilisateurs la déclaration de dépenses sur certaines dates, par rapport au moment présent :

  • Vous pouvez interdire les dépenses datant de plus d’un certain nombre de mois.
  • Vous pouvez autoriser ou non les dépenses dans le futur.

Interdire les dépenses trop anciennes

Vous pouvez définir le nombre de mois pendant lesquels un utilisateur peut déclarer une dépense. Le délai est à entendre en nombre de mois entiers : ce n’est pas une date glissante. Par exemple, si nous sommes le 24 Juin et que vous interdisez les dépenses ayant plus de deux mois, les salariés ne pourront pas saisir de dépenses antérieures au 1er avril.

Ce réglage se définit dans Paramétrage > Paramètres,  à la ligne « Nb de mois maximum d’une dépense ». Vous pouvez y indiquer :

  • N’importe quel nombre entier de mois (cf. exemple précédent)
  • 0, auquel cas les dépenses seront autorisées quelle que soit leur ancienneté

Imposer une contrainte sur la saisie de dépenses dans le passé est particulièrement utile dans deux optiques :

  • Gérer vos clôtures comptables, en utilisant également le paramètre « Regrouper les dépenses par mois ». Ainsi, vous pouvez avoir des notes de frais qui ne contiennent que des dépenses sur le même mois et qui ne peuvent pas être trop anciennes.
  • Régulariser les titres restaurant (si vous utilisez également Figgo). En lançant le rapport « Invitations » sur une période où les utilisateurs n’ont plus le droit de déclarer de frais, vous êtes sûrs que le décompte de tickets restaurants donné par Cleemy ne sera plus modifié.

Autoriser la saisie de dépenses dans le futur

Certaines dépenses, telles que les billets de train, n’ont pas de facture proprement dite : le titre de transport fait office de facture, mais il est daté du jour du trajet. Si le trajet n’a pas lieu avant la prochaine note de frais suivante du salarié, il est néanmoins normal de lui permettre d’en demander le remboursement dès qu’il a réglé cette dépense.

Cette fonctionnalité se gère via Paramétrage > Paramètres, à la ligne « Autoriser les dépenses dans le futur ».

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