Type de frais "Restaurants et invitations"

Avant de commencer

Sur certains types de dépenses, les utilisateurs peuvent être amenés à inviter d’autres personnes, qu’elles soient des collègues ou des tiers à votre organisation. Ces natures de frais peuvent être sélectionnées dans le rapport « Invitations », par exemple dans le but de régulariser les tickets restaurants des utilisateurs ou pour calculer le coût moyen de leurs repas.

Paramétrer une nature de frais avec invitations

Pour donner la possibilité de déclarer des invités sur une nature de frais, il vous faut modifier le paramétrage de celle-ci via Paramétrage > Natures.

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Dans la section "Type", vous pouvez : 

  • Sélectionnez « Restaurants et invitations » dans le menu déroulant.
  • Une nouvelle ligne apparaît, vous permettant de choisir la "Catégorie d'invitation" dont la dépense doit faire partie : ceci aura une influence lors du contrôle sur les invitations croisées.

Toutes les catégories d'invitation donneront lieu à un contrôle sur les invitations croisées suivant la catégorie choisie hormis la catégorie "Autre invitation".

 

Vous pouvez enfin cocher le type d'invités autorisés sur cette nature :

  • La case « Internes » permet à l’utilisateur de choisir un autre utilisateur parmi tous les utilisateurs du site iLucca, quelles que soient les entités légales auxquelles ils sont affectés.
  • La case « Externes » permet de saisir le nom et l’organisation de tiers lors de la création ou de la modification d’une dépense.

Cochez "la saisie d'au moins un invité est obligatoire" si vous souhaitez obliger un déclarant à saisir au moins un invité, qu’il soit interne ou externe. Pour en savoir plus sur les invités externes, suivez ce lien.

Si la saisie d'au moins un invité est obligatoire, une nouvelle ligne apparaîtra : cette case donnera la possibilité au déclarant d'indiquer s'il a participé à cet événement ou pas.

Cas des repas sans invités

Il se peut que vous souhaitiez intégrer des natures de frais sans invitations au rapport de décompte des repas. C’est notamment utile pour les repas au restaurant des salariés lorsqu’ils sont seuls : leur repas a été financé par leur note de frais, il convient donc de leur régulariser un titre restaurant.

Pour ce faire, il vous suffit de laisser les trois cases décochées dans le paramétrage de la nature : les utilisateurs ne pourront pas saisir d’invités, mais ces dépenses pourront être intégrées au rapport « Invitations ».

Invités externes

Lors de la création d'un nouveau contact, un invité sera soit public, soit privé.

Pour les invités publics, Cleemy garde une trace de ces tiers dans sa base de données. Ainsi, lorsqu’un utilisateur commence à saisir le nom d’un invité existant, Cleemy lui suggère automatiquement des contacts aux noms similaires qui auraient déjà été invités par n’importe quel autre utilisateur.

Toutefois, ces informations ne sont actuellement pas intégrées au rapport « Invitations ».

Pour paramétrer la création d'un nouveau contact, vous pouvez vous rendre sur la fiche dédiée aux dépenses avec invités externes à la société.

 

 

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Commentaires

  • Avatar
    Jean-Christophe BOIS

    La possibilité de rendre obligatoire la saisie d'un invité: un petit plus pertinent!