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Type de frais "Restaurants et invitations"

Sur certains types de dépenses, les utilisateurs peuvent être amenés à inviter d’autres personnes, qu’elles soient des collègues ou des tiers à votre organisation. Ces natures de frais peuvent être sélectionnées dans le rapport « Invitations », par exemple dans le but de régulariser les titres restaurants des utilisateurs ou pour calculer le coût moyen de leurs repas.

Paramétrer une nature de frais avec invitations

Pour donner la possibilité de déclarer des invités sur une nature de frais, il vous faut modifier le paramétrage de celle-ci via Paramétrage > Natures.

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  • Choisissez la nature de frais pour laquelle vous souhaitez autoriser la saisie d’invités
  • Sélectionnez le type « Restaurants et invitations » dans le menu déroulant « Type »
  • Une nouvelle section apparaît, contenant trois cases à cocher :
    • La case « Internes » permet à l’utilisateur de choisir un autre utilisateur parmi tous les utilisateurs du site iLucca, quelles que soient les entités légales auxquelles ils sont affectés.
    • La case « Externes » permet de saisir le nom et l’organisation de tiers lors de la création ou de la modification d’une dépense.
    • La troisième case permet d’obliger au déclarant de saisir au moins un invité, qu’il soit interne ou externe (si naturellement la case « Internes », « Externes » ou les deux sont cochées). Pour en savoir plus sur les invités externes, suivez ce lien.

Cas des repas sans invités

Il se peut que vous souhaitiez intégrer des natures de frais sans invitations au rapport de décompte des repas. C’est notamment utile pour les repas au restaurant des salariés lorsqu’ils sont seuls : leur repas a été finance par leur note de frais, il convient donc de leur régulariser un titre restaurant.

Pour ce faire, il vous suffit de laisser les trois cases décochées dans le paramétrage de la nature : les utilisateurs ne pourront pas saisir d’invités, mais ces dépenses pourront être intégrées au rapport « Invitations ».

Invités externes

Cleemy garde trace des tiers invités par vos utilisateurs dans sa base de données. Ainsi, lorsqu’un utilisateur commence à saisir le nom d’un invité existant, Cleemy lui suggère automatiquement des contacts aux noms similaires qui auraient déjà été invités par n’importe quel autre utilisateur.

Toutefois, ces informations ne sont actuellement pas intégrées au rapport « Invitations ».

 

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Commentaires

  • Avatar
    Jean-Christophe BOIS

    La possibilité de rendre obligatoire la saisie d'un invité: un petit plus pertinent!

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