Principes du processus de validation

Pour apprendre à paramétrer un circuit d'approbation des frais, consultez cette page.

Processus d'approbation par entité légale

Il est possible de définir plusieurs circuits de validation spécifique pour chaque entité légale. Tous les utilisateurs rattachés à l'entité légale seront alors soumis à ce workflow.

Les circuits de validation sont composés d'autant d'étapes que vous le souhaitez, qui seront activées les unes après les autres.

Les étapes d'un circuit de validation

Chaque étape a un approbateur, qui peut être une personne :

  • déterminée en fonction de l'utilisateur, telle que son manager
  • prédéfinie, à laquelle toutes les notes de frais seront soumises
  • une personne au choix de l'utilisateur (plus de détail ci-après)

Lorsqu'il n'est pas possible de trouver un approbateur, par exemple pour une note de frais imputée sur un projet dont le responsable est inconnu ou a quitté la société, vous pouvez définir un approbateur de repli.

En outre, chaque étape peut avoir un seuil d'activation. Lorsque l'option est cochée, la note de frais ne passe par l'étape que si son montant (dans la devise de l'entité légale) est supérieur au seuil.

Il est tout à fait possible de définir le seuil d'une étape à un montant inférieur à celui des étapes précédentes.

Délégation

Si un utilisateur a activé la délégation des approbations, que ce soit de manière permanente, sur une période donnée ou lors de ses congés, les notes de frais à valider qui lui sont affectées sont automatiquement transférées à son délégataire. Le délégant, le délégataire et le déclarant de la note de frais en sont notifiés par email.

Cas particuliers

Cleemy ignorera certaines étapes dans les cas suivants :

  • Si l'approbateur d'une étape et le déclarant de la note de frais sont la même personne.
  • Si l'approbateur n'est plus actif (i.e. le champ "Fin de contrat" de sa fiche personnelle contient une date dans le passé)
  • Si l'approbateur de l'étape a déjà approuvé la note de frais lors d'une étape précédente.

Si l'étape ignorée était la dernière du circuit, la note de frais sera automatiquement validée. De la même manière, si vous ne définissez aucun Workflow, toutes les notes de frais seront automatiquement validées et ne passeront donc que par le contrôle.

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0
Vous avez d’autres questions ? Envoyer une demande

Commentaires