Principes du processus de validation

Pour apprendre à paramétrer un circuit d'approbation des frais, consultez cette page.

Processus d'approbation par entité légale

Il est possible de définir plusieurs circuits de validation spécifique pour chaque entité légale. Tous les utilisateurs rattachés à l'entité légale seront alors soumis à ce workflow.

Les circuits de validation sont composés d'autant d'étapes que vous le souhaitez, qui seront activées les unes après les autres.

Les étapes d'un circuit de validation

Chaque étape a un approbateur, qui peut être une personne :

  • déterminée en fonction de l'utilisateur, telle que son manager
  • prédéfinie, à laquelle toutes les notes de frais seront soumises
  • une personne au choix de l'utilisateur (plus de détail ci-après)

De même, chaque étape a un seuil d'activation. La note de frais ne passe par une étape que si son montant (dans la devise de l'entité légale) est supérieur au seuil.

  • Si le seuil est 0, toutes les notes de frais passeront par cette étape.
  • Il est tout à fait possible de définir le seuil d'une étape à un montant inférieur à celui des étapes précédentes

Cas particuliers

Cleemy ignorera certaines étapes dans les cas suivants :

  • Si l'approbateur d'une étape et le déclarant de la note de frais sont la même personne.
  • Si l'approbateur n'est plus actif (i.e. le champ "Fin de contrat" de sa fiche personnelle contient une date dans le passé)
  • Si l'étape requiert la validation d'un responsable de service et qu'il n'y a aucun responsable de service dans la branche de l'organigramme du déclarant. 

Si l'étape ignorée était la dernière du circuit, la note de frais sera automatiquement validée. De la même manière, si vous ne définissez aucun Workflow, toutes les notes de frais seront automatiquement validées et ne passeront donc que par le contrôle.

 

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